Zeiterfassungssystem: Wie moderne Tools die Effizienz steigern

Am 13. September 2022 entschied das Bundesarbeitsgericht, dass Unternehmen die Arbeitszeiten ihrer Angestellten erfassen müssen. Eine konkrete gesetzliche Umsetzung steht aber noch aus. Da das Bundesarbeitsgericht allerdings keinen Übergangszeitraum eingeräumt hat, sollten Arbeitgeber sich jetzt mit der Thematik auseinandersetzen. Auf folgende Faktoren sollten Unternehmen achten, wenn sie ein neues Zeiterfassungssystem einführen.

Zeiterfassungssystem: Software von der Hardware entkoppeln

Zeiterfassung lässt sich über unterschiedliche Endgeräte abwickeln: Chip-Terminals, Mitarbeiter-PCs, Smartphones oder Tablets. In den meisten Unternehmen sind solche Geräte bereits vorhanden. Es ist daher sinnvoll, wenn das Zeiterfassungssystem hardwareunabhängig funktioniert und bestehende Geräte genutzt werden können. Auch wenn Firmen neue Geräte für die Arbeitszeiterfassung anschaffen, sollten sie sich für den Hersteller ihrer Wahl entscheiden. Für den Nutzer darf es bei der Konfiguration und Anwendung der Software keinen Unterschied machen, auf welcher Hardware das System läuft. Die Benutzeroberfläche muss daher für verschiedene Geräte optimiert sein.

Datenverfügbarkeit in Echtzeit

Zeiterfassung wirkt sich auch auf andere Bereiche im Unternehmen aus. Ob Führungskraft oder Rechnungsabteilung, beide sind auf Daten aus der Zeiterfassung angewiesen. Je schneller und zuverlässiger diese Informationen verfügbar sind, desto besser. Ein modernes Zeiterfassungssystem verknüpft alle Geräte über Online-Services mit der Software. Dann lassen sich Berechnungen und Auswertungen direkt und bis zu einem gewissen Grad automatisiert erstellen. Möchte eine Führungskraft beispielsweise jeden letzten Freitag im Monat eine Statistik über die im Team angefallenen Überstunden bekommen, sollte die Software dies anhand der vorhandenen Daten problemlos liefern.

Vollständige Parametrisierung im Zeiterfassungssystem

Unterschiedliche Mitarbeiter bedeuten unterschiedliche Verträge. Jeder hat individuelle Urlaubs- und Krankheitszeiten. Und wie das Urteil des Bundesarbeitsgerichts beweist, ändern sich auch Regularien. Ein Zeiterfassungssystem muss sich an all diese Parameter anpassen lassen und darf Kunden nicht beschränken. So sollte die Software beispielsweise verschiedene Arbeitszeitmodelle ermöglichen, ohne das aufwendige Programmierungen notwendig sind.

Außerdem ist es wichtig, dass das System für unterschiedliche Unternehmensgrößen geeignet ist und bei Bedarf mitwächst. Ob fünf oder 5.000 Angestellte: Für beide Szenarien sollten die Mitarbeiter zu überschaubaren Kosten angebunden werden können. Moderne Zeiterfassung beschränkt sich zudem nicht auf An- und Abwesenheiten, sondern lässt sich beispielsweise zusätzlich im Projektmanagement einsetzen. Mitarbeiter bekommen dann Projekte zugewiesen und können ihre Zeiten darauf buchen.

Zeiterfassungssystem auf die Nutzer zuschneiden

Legacy-Systeme wie ein traditionelles ERP oder CRM sind häufig monolithisch aufgebaut. Sie bringen viele Anwendungen und Funktionen mit. Aber der Nutzer muss sich an die Vorgaben der Software halten. Ohne umfangreiche Veränderungen in der Programmierung sind nur oberflächliche Anpassungen umsetzbar. Ein gutes Zeiterfassungssystem dagegen lässt sich auf allen Ebenen ohne großen Aufwand konfigurieren, Berechtigungen für die Mitarbeiter können individuell bearbeitet werden. Genauso einfach wie die Konfiguration sollte auch die Bedienung sein, etwa bei Log-in, Benutzeroberflächen oder Mehrsprachigkeit.

Anbindung an bestehende Systeme

Ein Zeiterfassungssystem existiert nicht losgelöst von der restlichen Unternehmens-IT. Es muss beispielsweise eine Anbindung an das ERP-System ermöglichen. Dabei gilt es, sowohl der Datenimport als auch der Datenexport sicherzustellen. Dafür sind die richtigen Schnittstellen notwendig. Bevor ein Unternehmen ein neues Zeiterfassungssystem einführt, sollte es prüfen, ob alle benötigten APIs vorhanden sind. Erfahrene Anbieter können diese auch nachträglich im Projektverlauf programmieren.

Zeiterfassung ist nicht unbedingt das Lieblingsthema von Mitarbeitern und Vorgesetzten. Doch es ist wichtig und in Deutschland jetzt auch verpflichtend. Deswegen sollten es Arbeitgeber ihren Beschäftigten so einfach wie möglich machen und sich selbst flexibel ausrichten. Mit einem modernen, hardwareunabhängigen und parametrisierbaren Zeiterfassungssystem sind Firmen für die Zukunft gut aufgestellt – unabhängig davon, wie die gesetzliche Ausgestaltung letztendlich aussieht.

Über den Autor: Simon Zeller ist Geschäftsführer der GeCOSoft. Die GeCOSoft mbH mit Sitz in Ulm entwickelt und vertreibt seit 1994 Softwarelösungen für die Bereiche Personal-, Auftrags- und Maschinenzeiten, Tank­- und Kantinendaten, Zutrittskontrolle, sowie Personaleinsatzplanung. Die Erfassung und Auswertung der Zeiten geschieht sowohl über konventionelle Erfassungsterminals als auch über Web-Dialoganwendungen und Phone-Applikationen mittels ISDN-Verbindungen oder Smartphone-Apps. (sg)

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