Zeit für neue Konten: E-Bilanz in den Startlöchern

Für die nach dem 31. Dezember 2012 beginnenden Wirtschaftsjahre müssen Unternehmen Jahresabschlüsse verpflichtend digital an die Finanzbehörden übermitteln. Auch Unternehmer, die freiwillig bilanzieren, sind davon nicht ausgenommen. Nach dem Steuerbürokratieabbaugesetz von 2008 gilt der Grundsatz „moderne Elektronik statt Papier“ also demnächst für Steuer- beziehungsweise Handelsbilanz inklusive Überleitungsrechnung sowie für die Gewinn- und Verlustrechnung.

Eigentlich sollte der Startschuss für die elektronische Bilanz viel früher fallen, doch das Bundesfinanzministerium hat ein Jahr Aufschub gewährt. Vor allem Konzerne aber haben längst begonnen, sich für die neuen Anforderungen warmzulaufen und die nötigen Anpassungen ihrer Abläufe und Softwaresysteme vorzunehmen. Kleinere Betriebe, die das Thema E-Bilanz bislang auf die lange Bank geschoben haben, sollten jetzt aktiv werden und die verlängerte Abgabefrist effektiv zur Vorbereitung nutzen. Denn „verlorene Zeit wird nicht wiedergefunden“, wie der amerikanische Politiker, Schriftsteller und Naturwissenschaftler Benjamin Franklin schon vor über 260 Jahren wusste.

Amtsvorschrift zur Datenübertragung

Vom strikten Gebot zur E-Bilanz können sich nur ausgesprochene Härtefälle auf Antrag befreien lassen – wer einen Steuerberater hat und Buchhaltungssoftware nutzt, kann sich dieser Pflicht nicht entziehen. Nutzen kann man weiterhin die Übergangsregeln unter anderem für weitergehende Meldungen wie Kapitalkontenentwicklung oder steuerliche Gewinnermittlung bei Personengesellschaften, die jedoch eher große Firmen anbelangen. Manche Berichte wie der Anlagespiegel unterliegen derzeit noch der freiwilligen Übermittlung.

Die Datensätze folgen dabei genauen amtlichen Vorschriften und werden im XBRL-Format (eXtensible Business Reporting Language) versendet. Dabei handelt es sich um eine weltweit verbreitete Berichtssprache zur Kommunikation von Geschäftsdaten mit offenem Standard, der lizenzfrei genutzt werden kann.

Konten auf die Taxonomie abstimmen

Welche Werte zu melden sind– das hat die Finanzverwaltung für die E-Bilanz ganz neu definiert. „Taxonomie“ nennt sich das dafür festgelegte Datenschema, das auch den Mindestumfang der zu übermittelnden Informationen bestimmt. Dessen Struktur umfasst mehr als 550 mögliche Muss- beziehungsweise Pflichtfelder für Stamm- sowie Finanzdaten. Für nicht zuzuordnende Sachverhalte gibt es Auffangpositionen. Zu den Stammdaten zählen beispielsweise Name und Rechtsform, zu den Finanzdaten Bilanz, Gewinn- und Verlustrechnung, Ergebnisverwendung oder steuerliche Überleitungsrechnung. Die jeweiligen Mussfelder sind unter anderem abhängig von der Rechtsform.

Für einige Wirtschaftszweige wie Banken, Versicherungen und Pensionsfonds existieren eigene Taxonomien (so genannte Spezialtaxonomien). Ergänzungstaxonomien gibt es für Krankenhäuser, Pflegeinrichtungen, Land- und Forstwirtschaft, Verkehrsunternehmen, Wohnungsunternehmen sowie kommunale Eigenbetriebe.

Aufgabe des Unternehmens ist also vorrangig, die bestehenden Konten der Buchhaltung mit der durch die Taxonomie vorgegebenen Gliederung abzugleichen und dem Bilanzaufbau zuzuordnen. Dazu hat die Datev bereits in Vorbereitung auf die E-Bilanz neue Konten eingeführt und bestehende teilweise neu beschriftet.

Gewohnheiten prüfen

Die Pflicht zur E-Bilanz bedeutet für jeden betroffenen Unternehmer, seinen Kontenplan gründlich zu prüfen: Ist dieser noch sinnvoll – sollte eventuell gewechselt werden? Wie nah ist er den neuen Vorschriften? Welche Geschäftsvorfälle müssen aufgrund der Gliederungstiefe der Taxonomie neu abgebildet werden? Dabei ist der Rat eines Steuerberaters zweckmäßig. Wer bisher zum Beispiel alle Posten in das Sammelkonto „sonstige Aufwendungen“ geschoben hat, sollte diese Angewohnheit schleunigst ändern. Denn die Taxonomie fordert separate Buchungen und macht solche allumfassenden Konten weitestgehend unmöglich. Wer seine Positionen im Vorfeld sauber abbildet – wie dies die Taxonomie verlangt – erspart sich die Arbeit, später einzelne noch einmal im Detail zu untersuchen und einzelne Geschäftsvorfälle umbuchen zu müssen.

Autor: Gabriele Häcker ist seit 1998 für die Haufe Gruppe tätig. Seit 2011 zeichnet die Diplom-Betriebs- und und Verwaltungswirtin als Produktmanagerin für Lexware verantwortlich. Zuvor war Häcker von 1998 bis 2010 als Chefredakteurin beim Haufe Verlag für verschiedene Print-, Online- und CD-Produkte für die Themen Buchführung, Bilanzierung und Steuern zuständig. Bevor sie zur Haufe Gruppe kam, arbeitete Gabriele Häcker von 1995 bis 1998 als Teamleiterin Buchhaltung bei der Markant Deutschland GmbH.

E-Bilanz FAQs

1. Bin ich als Unternehmer von der E-Bilanz betroffen?

 Alle bilanzierenden Unternehmen sollten sich mit dem Thema E-Bilanz auseinandersetzen – auch wenn man freiwillig bilanziert. Denn betroffen sind Einzelunternehmen, alle Kapitalgesellschaften (GmbHs, AGs) und Personengesellschaften. Nicht jedoch Unternehmer mit Einnahmen-Überschuss-Rechnung.

2. Kann ich mich der Verpflichtung zur Übermittlung der E-Bilanz entziehen?

Nur wenn ein so genannter Härtefall vorliegt. Dies dürfte aber generell nicht der Fall sein, wenn Sie zum Beispiel einen Steuerberater haben und eine Software für Ihre Buchhaltung nutzen. Es besteht laut Gesetz eine Mitwirkungspflicht, die sanktioniert ist.

3. Die Bilanz erstellt mein Steuerberater, bin ich trotzdem betroffen?

Sie sind auch dann betroffen, wenn Sie den Abschluss beim Berater erstellen lassen. Denn um die Taxonomie auch in der Buchhaltung so gut wie möglich abzubilden, gibt es neue Konten, die gegebenenfalls zu bebuchen sind. Je stärker die Buchhaltung bereits an der erforderten inhaltlichen Tiefe der E-Bilanz ausgerichtet ist, desto weniger Arbeit hat der Steuerberater am Ende und desto weniger kostet das Erstellen der E-Bilanz. Kunden von Lexware Buchhalter können bereits seit Anfang 2012 die neuen Konten nutzen und E-bilanzgerecht buchen.

4. Brauche ich beim E-Bilanz-Thema einen Steuerberater?

Ohne Steuerberater zu arbeiten, kann man nicht empfehlen – es sei denn, im Unternehmen ist steuerliches Wissen vorhanden. In jedem Fall ist es ratsam, mit dem Steuerberater seine Geschäftsvorfälle durchzusprechen, um zu sehen, ob diese für E-Bilanz-Zwecke anders zu buchen sind.

5. Wozu jetzt auch noch die Bilanzdaten elektronisch übermitteln?

Aus Sicht der Finanzverwaltung ist durch dieses Verfahren eine schnellere Bearbeitung zu erwarten. Steuerliche Außenprüfungen lassen sich künftig auf der Basis der zur Verfügung gestellten Daten effizienter gestalten und zeitnaher durchführen. Das Ganze hat aber trotz eines für das Unternehmen nicht zu leugnenden Aufwands auch eine positive Seite: Es bietet sich die Chance, das Rechnungswesen und die Buchhaltung zukunftsorientiert auszurichten.

6. Ab wann muss die E-Bilanz übermittelt werden?

Für den Jahresabschluss 2012 gilt die Nichtbeanstandungsregelung, das heißt, dieser Abschluss kann übermittelt werden, muss aber nicht. Für den Abschluss 2013 greift die Übermittlungspflicht erstmalig. Er muss im Jahr 2014 übermittelt werden.

7. Was kann ich als Unternehmer tun, um vorbereitet zu sein?

Zunächst sollten Sie gegebenenfalls zusammen mit Ihrem Steuerberater den Kontenplan untersuchen. Wenn Sie auf dem Datev- Standardkontenrahmen SKR03 oder SKR04 arbeiten, aktualisieren Sie Ihre Konten. Die Datev hat bereits für das Jahr 2012 ihre Kontenrahmen überarbeitet und an die Struktur der E-Bilanz angepasst. Gleichgültig ob ein bilanzierendes Unternehmen seine E-Bilanz 2012 oder 2013 übermitteln möchte, die Vorarbeiten unterscheiden sich nicht. Unternehmer sollten daher jetzt schon mit der Vorbereitung beginnen, um die gesetzlichen Vorgaben zu erfüllen. Wer den Lexware Buchhalter einsetzt, konnte die Konten bereits zu Anfang des Jahres aktualisieren und damit beginnen, E-Bilanz-gerecht zu buchen.

8. Was bedeutet „E-Bilanz-gerecht“ zu buchen?

Über die E-Bilanz werden Bilanz und GuV-Werte im Detail gemeldet werden müssen. Entsprechend ist es in vielerlei Hinsicht erforderlich, schon beim Buchen andere (neue) Konten zu verwenden. Zum Beispiel kennt man das Konto „Einkauf von Roh-, Hilfs- und Betriebsstoffen“ (etwa SKR04 5100), über das der gesamte Einkauf gebucht werden konnte. Für die E-Bilanz wurde dieses Konto ergänzt um etliche weitere Konten, die zu nutzen sind (etwa Konto 5110 „Einkauf von Roh-, Hilfs- und Betriebsstoffen, 7 Prozent Vorsteuer“ und Konto 5130 „Einkauf von Roh-, Hilfs- und Betriebsstoffen, 19 Prozent Vorsteuer“). Ähnliches gilt im Bereich der Beteiligungen. Konnte man vor der E-Bilanz Beteiligungen auf ein Konto buchen, sind Beteiligungen an Kapital- und Personengesellschaften auf zwei verschiedene Konten zu buchen.  

9. Welche Daten muss man übermitteln?

Neben den normalen Angaben zum Unternehmen (Stammdaten) sind im ersten Schritt zu übermitteln: Die Steuerbilanz oder die Handelsbilanz inkl. Überleitungsrechnung (falls es keine Steuerbilanzdaten gibt) zuzüglich der Gewinn- und Verlustrechnung.

10. Wie sieht die E-Bilanz aus?

Im Grunde sieht die E-Bilanz nicht anders aus als eine Steuer- oder Handelsbilanz. Es gibt Aktiva und Passiva und entsprechende Untergliederungen, zum Beispiel Anlagevermögen, Umlaufvermögen usw. Für die Struktur der E-Bilanz hat die Finanzverwaltung ein Datenschema entwickelt, die so genannte Taxonomie.

11. Woher weiß die Finanzverwaltung, von wem die Bilanzdaten stammen?

Neben den Bilanzdaten werden Stammdaten übertragen, die die Identifizierung und Zuordnung der Daten zum steuerpflichtigen Unternehmen sicherstellen.

12. Was bedeutet „Taxonomie“?

Unter Taxonomie versteht man die Struktur und Gliederung der zu übermittelnden Daten. Diese orientiert sich zwar an der HGB-Gliederung der Bilanz und Guv, hat derzeit aber eine höhere Gliederungstiefe. Darin gibt es Pflicht- und Mussfelder, aber auch Auffangpositionen. Diesen Feldern sind die jeweiligen Konten des genutzten Kontenrahmens zuzuordnen. Die Konten der Standardkontenrahmen können den Positionen der Taxonomie weitestgehend automatisiert zugeordnet werden. Lediglich wer mit eigenen Kontenrahmen arbeitet, muss diese Arbeit selbst vornehmen. Die Zuordnungsmöglichkeit wird ab der Aktualisierung der Jahresendversion 2013 gegeben sein.

13. Woher weiß ich, welche Taxonomie ich nutzen muss?

Es gibt eine Haupttaxonomie, die für die meisten Unternehmen ausreicht. Daneben gibt es so genannte Spezialtaxonomien für einige Wirtschaftszweige – derzeit gelten diese für Banken, Versicherungen und Pensionsfonds. So genannte Ergänzungstaxonomien gelten für Krankenhäuser, Pflegeeinrichtungen, land- und forstwirtschaftliche Betriebe, Verkehrsunternehmen, Wohnungsunternehmen, kommunale Eigenbetriebe. Lexware-Buchhalter-Kunden erhalten die Haupttaxonomie mit der Aktualisierung der Jahresversion 2013 automatisch.