Workflows: Dropbox bringt neues Tool für effizientere Prozesse

Remote Work ist gekommen, um zu bleiben. Doch egal, wo wir arbeiten, in der neuen Arbeitsrealität verbringen wir mehr Zeit in virtuellen Büros auf unseren Bildschirmen als in physischen. Je stärker verteilt, desto besser muss die Zusammenarbeit unter Kollegen, die sich nicht im selben Raum oder im selben Land befinden, organisiert sein. Dabei sollte man sich bei der Suche nach passenden Tools zur Unterstützung der Workflows nicht verirren. Laut dem Report „Businesses at Work 2022 von Okta nutzen Unternehmen heute im Durchschnitt 89 Apps, um ihre Arbeit zu erledigen. Da ist es kaum verwunderlich, dass es Nutzern schwerfällt, sich zu konzentrieren und effizient zu arbeiten, während sie zwischen virtuellen Meetings und einer überwältigenden Anzahl an Plattformen, Apps und Tabs hin- und herwechseln müssen.

Dabei sollten moderne Arbeitstools Inhalte und Workflows zusammenführen, maßgeblich dazu beitragen, wiederkehrende Routineaufgaben zu reduzieren und Menschen das Gefühl geben, miteinander verbunden zu sein. Dropbox kümmert sich als Pionier der verteilten digitalen Arbeit genau darum und veröffentlicht nun Erweiterungen einiger der wichtigsten Workflow- und Videokommunikationstools. 

Dropbox Capture verleiht Workflows eine persönlichere Note

Für viele bedeutet Remote Work unzählige Stunden an Videomeetings, ständige Chat-Nachrichten und lange E-Mails. Im vergangenen Jahr kam Dropbox Capture als Beta-Version auf den Markt, um umständliche Kommunikation zu überwinden und Menschen über verschiedene Zeitzonen hinweg die asynchrone Kommunikation mit ansprechenden Videobotschaften zu erleichtern. Denn mithilfe von Dropbox Capture lassen sich Botschaften mit Screenshots, GIFs oder kurzen Videos, die direkt auf dem eigenen Bildschirm aufgezeichnet wurden, übermitteln. So werden Ideen oder Feedbacks leicht und authentisch geteilt, ohne dafür ein Meeting abhalten zu müssen. Dropbox Capture für effizientere Workflows steht ab sofort in allen Dropbox Abo-Modellen zur Verfügung.

Die Oberfläche von Dropbox Capture ist einfach und benutzerfreundlich. Mit Dropbox Professional, Standard, Advanced und Enterprise können User nun Videos in beliebiger Länge in 4K aufnehmen und bearbeiten. Die Abos Basic, Plus und Family ermöglichen es Nutzern, Videos bis zu zwei Stunden in 1.080p-Qualität aufzunehmen und Videobotschaften mit einer Länge von unter fünf Minuten zu bearbeiten.

Workflows: Wissensdatenbank für Onboarding erstellen

Seit der Ankündigung von Capture im letzten Jahr hat Dropbox eine Vielzahl von Funktionen hinzugefügt, wie das Zuschneiden von Videos, Transkribieren, Kommentieren, die verbesserte Markierung von Screenshots und die Möglichkeit zu verfolgen, wer ein Video angesehen hat, sowie das Hinzufügen von Hyperlinks zu den Aufnahmen. Zudem können Nutzer Aufzeichnungen in Sammlungen organisieren und so eine Wissensdatenbank mit Inhalten in großem Umfang erstellen, so etwa Materialien für das Onboarding neuer Mitarbeiter oder Leitfäden, auf die leicht zugegriffen und die für beliebig viele Teamkollegen freigegeben werden können. Dropbox Capture ist derzeit in den Sprachen Deutsch, Englisch, Spanisch, Französisch, Japanisch und Portugiesisch verfügbar. Weitere Sprachen folgen.

E-Signatur mit neuem Funktionsumfang

HelloSign erweiterte das Dropbox-Portfolio seit der Übernahme 2019 um eine digitale Signatur, die unterschriftsgebundene Prozesse bis zu 80 Prozent schneller, selbst für technikferne Menschen intuitiv sowie rechtsgültig, sicher und verlässlich erledigen lässt. Dropbox führt nun HelloSign als Dropbox Sign neu ein. Dropbox Sign bietet eine ganze Palette an hilfreichen Funktionen, die das Bearbeiten von digitalen Dokumenten erleichtert und massiv beschleunigt. Elektronische Unterschriften, mobile und Web-Formulare, APIs oder Online-Faxe. HelloSign API, HelloWorks und HelloFax werden ab sofort neu benannt als Dropbox Sign API, Dropbox Forms und Dropbox Fax.

Alle Dropbox-Sign-Tarife, einschließlich der kostenlosen Version, bieten eine unbegrenzte Anzahl an eigenen Unterzeichnungen und bis zu drei kostenlose Signaturanfragen pro Monat. Dropbox Forms wird auch in den Dropbox Sign-Tarifen (Standard und Premium) enthalten sein und bietet 50 kostenlose Forms-Transaktionen pro Monat, um manuelle Prozesse zu automatisieren und zu beschleunigen.

Tiefere Einsichten ins Nutzungsverhalten

Ab sofort stehen DocSend-Benutzern mit Standard-, Advanced- und Enterprise-Abos in englischer Sprache erweiterte Analysen zur Verfügung, wie ein Engagement-Diagramm, ein Leistungsdiagramm und Video-Engagement-Einstellungen. Dank dieser erweiterten Videoanalyse können DocSend-Nutzer Videos teilen und auf aufschlussreiche Analysen, beispielsweise die Wiedergaberate, die Verweildauer oder Geotagging-Informationen zugreifen. Noch in diesem Herbst wird dann Dropbox Capture auch in DocSend integriert. (sg)

Lesen Sie auch: Digitales Dokumentenmanagement: Kern aller internen Workflows