Wissensmanagement im Unternehmen: Neue Potenziale optimal nutzen

Corona wirkt für die Digitalisierung wie ein Turbo. Wie hat sich das, auch auf das Wissensmanagement im Unternehmen, bei Ihnen ausgewirkt?

Karl Heinz Mosbach: Zahlreiche Bereiche hat es leider hart getroffen. Aber trotz Lockdown haben wir bei ELO einen Boost in Bezug auf das Thema Digitalisierung gespürt. Das hat auch zu unserem zweistelligen Wachstum 2020 beigetragen. Die Nachfrage ist 2021 noch besser, da die Wirtschaft wieder Fahrt aufgenommen hat.

Nils Mosbach: Wir hatten bei uns bereits viele Prozesse in Marketing und Vertrieb digitalisiert. Es ging vor allem darum, neue Möglichkeiten zu finden, den Teamspirit trotz ausschließlich virtueller Arbeit aufrecht zu erhalten. Das wird uns auch die nächsten Jahre weiter begleiten.

Ein DMS für das Wissensmanagement im Unternehmen

Wie schätzen Sie den Markt ein – wo gibt es bei den deutschen Unternehmen noch Nachholbedarf bei der Digitalisierung, speziell im Bereich Dokumentenmanagement-Systeme (DMS)?

Karl Heinz Mosbach: Man übersieht trotz des jüngsten Auftriebs leicht, dass das Thema Digitalisierung der Arbeitswelt erst am Anfang steht. Bloß weil wir Rechner, ERP und DMS haben, ist da noch nicht flächendeckend das Potenzial der Digitalisierung gehoben. Es herrscht noch ein riesiger Handlungsbedarf – auch weil das Thema nicht stehen bleibt und technologische Innovationen ständig neues Potenzial und neue Perspektiven bieten. Außerdem darf man das nicht nur durch die deutsche Brille sehen. International sind wir unter den führenden Nationen bei Investitionen in Digitales Schlusslicht.

Nils Mosbach: Digitale Technologien haben einen riesigen Sprung gemacht in den vergangenen Jahren und jetzt sind wir als Gesellschaft fast schon getrieben. Aber auch voller Chancen, weil wir die neueste Technologie nutzen können, wenn wir jetzt wirklich Gas geben.

Lässt sich individuelles Wissen im Unternehmen durch DMS besser nutzbar machen?

Karl Heinz Mosbach: Bei Wissen ist ein wesentlicher Punkt, es verfügbar zu machen. Da ist DMS ein elementarer Baustein, Information aus allen möglichen Prozessen zu nutzen, auch das Wissen in den Mitarbeiterköpfen. Das geht am besten über eine digitale Plattform.

Nils Mosbach: Es kommt beim Wissensmanagement vor allem darauf an, Kommunikation und Know how-Transfer zwischen den Mitarbeitern zu fördern. Adhoc-Kommunikation ist das eine, da bieten wir verschiedene Möglichkeiten an. Aber Vertrags- und Personalmanagement sind ja auch Wissensmanagement. Dazu kommt noch die Weiterbildung, also geführt Wissen an Mitarbeiter weiterzugeben.

So klappt die Digitalisierung

Welche Vorgehensweisen haben sich dabei bewährt? Welche Fehler machen Unternehmen in dem Bereich noch?

Karl Heinz Mosbach: Ein wesentlicher Fehler ist, das Unternehmen in eine neue kulturelle Ausrichtung mitnehmen zu müssen, aber dabei nicht ganzheitlich zu denken. Die Kommunika­tion zwischen Bereichen und Mitarbeitern muss gefördert und gepflegt werden Die Herausforderung liegt darin, jeden einzelnen Mitarbeiter als Pulsgeber, Vordenker und Motivator zu inspirieren. Da gibt es gute Tools innerhalb unseres DMS durch viele Zusatzkomponenten, die das unterstützen. Das beginnt beim eLearning, geht über Verbesserungsvorschlagswesen bis zum übergreifenden Informationsportal für Aktuelles.

Nils Mosbach: Ein falscher Weg ist es auch, zu viele Tools einzuführen, die nicht miteinander kompatibel sind. Das ist so ein typischer Anfängerfehler. Wichtig ist die Vernetzung der Systeme untereinander, Silos abbauen, statt neue aufzubauen. Daher gilt es, nicht zu viele Softwareprodukte einführen, weil da jedes für sich auch wieder ein Silo darstellt.

Wenn das Unternehmen wüsste, was das Unternehmen weiß – wie kann ein DMS dazu beitragen, individuelles Wissen zu kollektivem Wissen zu machen, also Wissen auch als Organisation nutzen zu können?

Nils Mosbach: Wenn Mitarbeiter sich austauschen, dann oft auf dem Flur. Das fällt beim Home-Office leider weg. Wir haben da schon eine riesige Wissensplattform geschaffen. Bei uns kann beispielsweise jeder eine Frage im Knowledge-Portal einstellen, ob zur Technik oder der Organisation, wie etwa zur Reisekostenabrechnung. Erfahrene Kollegen können dazu eine Antwort geben. Die ist dann dokumentiert und wird an alle über das Portal zur Verfügung gestellt. Wenn das noch mit einem Ideenportal verknüpft und verfeinert wird, dann ist das eine runde, transparente Sache, von der alle profitieren.

Karl Heinz Mosbach: Ein Problem ist ja auch: Warum soll ich denn mein Wissen preisgeben, fragt sich so mancher. Aber auf so einer Plattform hat man einen Anreiz, Wissen zu teilen, weil es mich als Person aufwertet, wenn ich etwas weiß und das den Kollegen zur Verfügung stelle. Man muss als Unternehmen daran arbeiten, dass Menschen ihr Wissen preisgeben und teilen, die Plattform gibt jemandem ja auch was zurück. Das lässt sich auch wie bei Gamifikation mit Punkten verbunden und führt zu Auszeichnungen – so machen wir das jedenfalls.

Nils Mosbach: Studien zeigen ja: Je höher die Bildung, desto höher auch die extrinsische Motivation der Person, Wissen als Macht zu bewahren. Das muss aufgebrochen werden, zurück zur angeborenen Veranlagung der intrinsischen Motivation, nämlich helfen zu wollen. Unternehmenskultur muss einen Rahmen schaffen, Wissen zu teilen, also intrinsisch zu handeln.

Wissensmanagement im Unternehmen: Alle Daten auf einen Blick

Wie lassen sich mit ELO Knowledge vorliegende Daten und Informationen zu einer zentralen und intelligenten Wissensdatenbank ausbauen und nutzen?

Nils Mosbach: Explizites Wissen zu dokumentieren ist immer noch aufwändig. Es muss also leicht sein, Texte einzugeben. Wir setzen als Basis auf die Möglichkeit der klassischen Q&A und verknüpfen das mit einer Bewertungsmöglichkeit, wie gut die Antwort geholfen hat. Je hilfreicher eine Antwort, desto weiter steht sie oben laut den Votes der Gemeinschaft, die ein ähnliches Problem hat. Das System für ein optimales Wissensmanagement im Unternehmen lebt also nicht von einer Gruppe oder einem Zampano, der was eingegeben hat, sondern von der Gemeinschaft, die ihr Wissen einbringt und die besten Lösungen diskutiert und Ideen weiterentwickelt.

Herr Mosbach (Nils) – Sie sind nun seit einem Jahr für die technologische Entwicklung im Unternehmen verantwortlich. Welche Innovationen haben Sie bis jetzt auf den Weg gebracht?

Nils Mosbach: Unser Fokus liegt derzeit auf intelligenteren und schnelleren Lösungen. Wir haben daher stark neue Möglichkeiten erforscht, die Modellierung und zeitnahe Bereitstellung der Informationen betreffen. Die Grundlage dafür ist Low Code. Wir möchten, dass Kunden und Partner nicht mehr programmieren müssen, sondern gleich an den Prozessen modellieren können, was mehr Geschwindigkeit bringt. Die weitere Entwicklung von KI wird uns da noch sehr viel ermöglichen, woran wir heute noch gar nicht denken.

Nach 26 Jahren Unternehmensaufbau arbeiten Sie nun seit gut einem Jahr mit Ihrem Sohn in der GL zusammen. Konnten Sie dabei auch neue Dinge und Sichtweisen von Ihm lernen?

Karl Heinz Mosbach: Schon als Werkstudent kam Nils immer wieder mit einer neuen Idee um die Ecke. Er hat stets die Inspiration gehabt, Dinge technologisch noch besser zu machen. Die Impulse zu ELO Knowledge stammen zum Beispiel von ihm. Er geht viel unbeschwerter an Dinge ran, was uns eine größere Dynamik für die Unternehmensentwicklung bringt. Aber wir diskutieren auch strategische Dinge und technologische Grenzen – da reiben wir uns, aber befruchten uns auch gegenseitig. Ich bringe die lange Markterfahrung ein, Nils die Neuentwicklungen.

Gibt es künftig Kursänderungen bei Strategie und Portfolio?

Karl Heinz Mosbach: Ein Unternehmen lebt von vielen gereiften Dingen auch im Blick auf Portfolio und Kunden. Aber man muss sich auch auf neue Felder wagen. Man darf nicht stehen bleiben. Cloud wird noch stärker in den Fokus kommen. Wir waren bei vielen Dingen Vorreiter, wie bei den Plattformen für eLearning und Wissensmanagement. Pioniere werden wir auch bleiben.

Nils Mosbach: Unternehmen auf dem Weg in die Digitalisierung, beim Weg zu einem effizienten Wissensmanagement im Unternehmen begleiten, ist unsere Mission. Auf der Basis unserer Plattform kommen neue Dimensionen dazu, vom Besuchermanagement bis zum Recruiting oder jetzt das Meetingmanagement. Das ermöglicht die Organisation von Meetings plus die Protokollierung der Ergebnisse in einem einfachen Prozess. Das ist eine Lösung, die wir gerade fertiggestellt haben auf Basis der heute verfügbaren technologischen Möglichkeiten.

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