Wie Multifunktionsgeräte die Digitalisierung auf dezentraler Ebene vorantreiben können

„An automatisierten Arbeitsprozessen kommt heutzutage niemand mehr vorbei“, erklärt Myrko Rudolph, Geschäftsführer der exapture GmbH. Sein Unternehmen beschäftigt sich seit Jahren mit der dezentralen Digitalisierung und entwickelt für diesen Bereich unterstützende Softwarelösungen. „Bewiesene Vorteile von digitalen Prozessen reichen von gesteigerter Effizienz und einem vereinfachten Arbeitsalltag bis hin zu größerer Kundenzufriedenheit und monetär messbaren Erfolgen“, so Rudolph. Dynamische Daten erweisen sich in einem dezentralen System – in dem jeder Mitarbeiter von einem beliebigen Standort auf alle relevanten Informationen zugreifen kann – als Schlüssel zum Erfolg.

Digitalisierung: Papier bleibt im System

Vor einer scheinbar unüberwindbaren Hürde stehen Unternehmen bei der Digitalisierung immer dann, wenn Abläufe weiterhin Papierdokumente erfordern. „Eine komplett digitalisierte und damit vollständig papierlose Arbeitsweise lässt sich auch in der näheren Zukunft nur als utopisch bezeichnen. Dennoch müssen natürlich auch diese statischen Informationen ihren Weg in die bereits vorhandenen digitalen Systeme finden – es braucht eine Vernetzung über diese Grenzen hinweg“, ist Rudolph überzeugt.

Softwarelösungen für bereits vor Ort befindliche Multifunktionsgeräte schlägt exapture diese Brücke zwischen analogen und digitalen Prozessen. Dazu verwenden etwa Banken, Kliniken oder industrielle Unternehmen einfach den Scanner ihrer eigenen Multifunktionsgeräte, die den Gerätestandard durch individuell angepasste Lösungen dann deutlich übersteigen. Nachfolgend erscheinen die gescannten, statischen Informationen als dynamische Daten im jeweiligen Managementsystem und lassen sich somit nach Belieben für jeden weiteren Geschäftsprozess verwenden.

Analog und digital im Gleichschritt

Einige Vorteile der Arbeit mit Papier lassen sich nicht von der Hand weisen. Immer noch stehen gedruckte Dokumente für hohe Wertigkeit – wie bei Zeugnissen – oder besondere Dringlichkeit, beispielsweise bei Rechnungen. „Vor allem aber gibt dieses Medium den Menschen ein Gefühl der Sicherheit“, erläutert der Geschäftsführer. „In einer beinahe komplett digitalisierten Welt bleibt Papier greifbar, haptisch wahrnehmbar und somit real“, so Rudolph.

In der wirtschaftlichen Realität aber müssen Unternehmen ihre Daten zusätzlich flexibel einsetzen und jederzeit abrufen können. Scan-Software erweist sich daher als optimales Bindeglied zwischen beiden Welten: Analoge und digitale Prozesse funktionieren mit diesen Lösungen koexistent und profitieren voneinander. „Papier hat nach wie vor seinen berechtigten Platz in einer Vielzahl verschiedenster Geschäftsabläufe“, schließt Rudolph „Unser Ziel bei exapture soll nicht sein, dieses Medium zu ersetzen, sondern es auch digital nutzbar zu achten.“

Die 2003 in Berlin gegründete exapture GmbH entwickelt und vertreibt Lösungen zur Digitalisierung von Daten in Papierform. Dabei nutzt der Softwarehersteller die bereits vorhandenen Multifunktionsgeräte seiner Kunden und ergänzt diese durch individuell angepasste Software. So versteht sich exapture als App-Store für Multifunktionsgeräte. Durch diese Erweiterungen lassen sich statische Informationen auf Papier in dynamische Daten für die verschiedensten Geschäftsprozesse umwandeln. (sg)

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