Wertschöpfungs­prozesse parallel managen: So funktioniert’s!

Wertschöpfungsprozesse: Als das westfälische Traditionsunternehmen Vedder den Marktbegleiter Loher Raumexklusiv 2013 übernahm, geschah dies im Rahmen der klar definierten Strategie, die eigenen Kapazitäten und Kompetenzen gezielt auszubauen. An beiden Produktionsstätten konstruiert und fertigt Vedder heute qualitativ hochwertigste Komplettlösungen für den individuellen Innenausbau exklusiver Luxusyachten, Residenzen und sogar Flugzeuge. Gesteuert werden die Geschäfts- und Fertigungsprozesse standortübergreifend von der auf Unternehmen der Losgröße 1+ zugeschnittenen Projektmanagement-Software ams.erp Interior.

Wertschöpfungsprozesse abbilden leicht gemacht – die richtige Software hilft

Infolge von Firmenfusionen stellt sich früher oder später zwangsläufig die Frage nach der organisatorischen Ausrichtung. Es erwies sich als glücklicher Umstand, dass bei der Vedder GmbH bereits vor der Fusion die Entscheidung getroffen worden war, dieselbe Geschäftssoftware zu implementieren, die an dem hinzugekommenen Standort im niederbayrischen Haidlfing bereits seit 2003 zum Einsatz kommt. Auch, wenn die Voraussetzungen für die standortübergreifende Implementierung günstig waren, bedurfte es zunächst der Zustimmung des Mutterkonzerns Depa Global Interior aus Dubai. Vertreter des Konzerns schauten sich die Funktionsweise des ERP-Systems vor Ort an und stimmten dem Einsatz zu.

Sukzessive Zusammenführung

Natürlich spielte es eine Rolle, dass bereits jahrelange Erfahrung im Umgang mit der Software vorhanden war. Dennoch ist es nicht alltäglich, dass eine internationale Holding einer relativ kleinen Konzerntochter mit 430 Mitarbeitern eine Entscheidung dieser Tragweite überlässt.

Administrativ betreut wird das System, das extern in einem Rechenzentrum des Mutterkonzerns betrieben wird, von Christoph Weikl und Wilhelm Klostermann vom Standort Haidlfing aus. Beide sind gelernte Schreiner und kennen somit die Anforderungen eines handwerklich geprägten Einzelfertigers an eine ERP-Software nur zu gut. Nachdem Anfang 2014 unter der Regie der beiden ERP-Projektleiter mit der Implementierung in Lüdinghausen begonnen und das System in den Folgemonaten modulweise erweitert worden war, befanden sich an den Standorten zunächst zwei separate ERP-Instanzen im Einsatz.

2016 war Vedder dann organisatorisch so weit, die Systeme sukzessive zusammenzuführen. Der Grund, warum an beiden Standorten unabhängig voneinander die Wahl auf ams.erp gefallen war, liegt in der speziellen Ausrichtung der Software auf die besonderen Gegebenheiten der Einzelfertigung.

Gesamtbild im Produktionsverlauf: Wertschöpfungsprozesse abbilden

Eine zentrale Anforderung an die Software war bei Vedder die Funktionalität der „wachsenden Stückliste“. Weil bei Auftragserteilung die endgültige Ausprägung des zu fertigenden Produkts in aller Regel nicht bekannt ist, müssen wichtige Wertschöpfungsprozesse wie Konstruktion, Beschaffung und Produktion zeitlich parallel zueinander stattfinden. Die wachsende Stückliste ermöglicht es, die Beschaffungs- und Fertigungsabläufe zu einem Zeitpunkt zu starten, da die Konstruktion noch in vollem Gange ist.

Die Unwägbarkeiten beginnen bereits bei der Angebotserstellung. Um einigermaßen genaue Preise ermitteln zu können, bedarf es einer Menge an Know-how seitens der Mitarbeiter sowie einer flexiblen Software, die mit diesen Variablen zurechtkommt. Dazu Christoph Weikl: „Erst einmal steht uns meist nichts weiter zur Verfügung als der extrem verkleinerte Plan eines 160-Meter-Schiffes.“

ERP-seitig existiert zu Produktionsbeginn tatsächlich nur eine Auftragsposition mit einer nackten Stückliste, in die zunächst die Arbeitsgänge aufgenommen werden. Erst dann erfolgt gemeinsam mit dem Schiffsdesigner, den Eignervertretern sowie den Vertretern der Werft die schrittweise Ausarbeitung der „General Details“. Und erst dann beginnt die Stückliste zu wachsen. Nach und nach ergibt sich, ob und wo Griffe, Sonderteile oder Metallunterkonstruktionen angebracht werden müssen. „Der große Vorteil liegt für uns darin, dass der Projektleiter die Schätzpreise bzw. die in den Stücklisten erfassten Werte sofort in der mitlaufenden Kalkulation einsehen kann.“ Der Sollwert steigt und ab einem bestimmten Zeitpunkt lässt sich anhand der Ist-Kosten prognostizieren, wo sich der Preis hinbewegt. Wertschöpfungsprozesse werden so detailliert abgebildet.

Natürlich kann es immer einmal vorkommen, dass die anfänglichen Schätzungen nicht aufgehen. In solchen Fällen werden Nachträge auf erhöhten Aufwand erstellt. Die eigentliche Problematik entsteht jedoch durch den einhergehenden Termindruck. Daher ist es für Vedder essentiell, alle projektrelevanten Termine immer im Blick zu haben.

„Single Source of Truth“

Eine möglichst genaue Terminplanung wird umso wichtiger, wenn bis zu zehn Großprojekte mit Laufzeiten von meist ca. zwei Jahren und viele kleinere Projekte wie Yacht-Umbauten oder Büroausbauten parallel laufen. An dieser Stelle müssen wir flexibel sein – und diese Flexibilität bietet uns ams“, so Christoph Weikl.

Die Prozessflexibilität bildet die Grundlage dafür, dass Vedder seine Vorgabe umsetzen konnte, so nah wie möglich am Standard der Software zu bleiben „Aufgrund seiner Branchenorientierung kann ams von Hause aus sehr viele unserer bewährten Prozesse abbilden“, betont Weikl. Als positiver Nebeneffekt nur weniger, kleinerer Anpassungen bleiben die Wartungskosten ebenso wie der Aufwand bei Releasewechseln und Updates gering.

Die Software wird bereits in den meisten Unternehmensbereichen eingesetzt. Und es sollen weitere hinzukommen, um über eine noch größere Datendurchgängigkeit den Prozessnutzen abermals zu erhöhen. „Unser Ziel ist eine komplett integrierte Gesamtlösung mit verzahnten Komponenten, die alle sauber miteinander kommunizieren“, bekräftigt Christoph Weikl. Entscheidender Impulsgeber dieses Vorhabens ist Geschäftsführer Marc Koch der Anfang 2017 zu Vedder kam und die ERP-Software als „Single Source of Truth“ im Unternehmen etablieren möchte.

Ein wichtiges Teilprojekt ist in diesem Zusammenhang die Neuausrichtung des Rechnungswesens, das derzeit noch über Datev läuft. Zwar werden heute schon in ERP erfasste Daten über vielfältige Reports und Dashboards intensiv ausgewertet. Finanztechnische Analysen und Ist-Rechnungen sind aufgrund der separaten Systeme allerdings noch nicht möglich. Die gewünschte Durchgängigkeit soll nun über die Implementierung von ams.finance erreicht werden. Von dem direkten und nahtlosen Zugriff auf die Finanzdaten verspricht sich Wilhelm Klostermann einen deutlichen Zugewinn dank noch viel besserer Auswertungen, weil Zahlungseingänge, Skonto-Werte, Abzüge, Lieferantenabschläge oder Anzahlungsrechnungen direkt in die ERP-Software einfließen.

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Der Autor Herbert Dietlmeier ist Produktmanager bei der ams solution AG.