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VOI richtet sich neu aus

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VOI richtet sich neu aus

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Der VOI – Verband Organisations- und Informationssysteme e.V. richtet sich neu aus. Einen zentralen Stellenwert erfahren dabei die Anwender – waren sie bislang unterrepräsentiert, bilden sie künftig mit den von ihnen erwarteten Lösungsanforderungen den neuen Mittelpunkt im Geschehen des VOI. Dies hat unmittelbare Auswirkung auf die Neuausrichtung und spiegelt sich in einer überarbeiteten Verbandsstruktur wider.

Die damit verbundenen vier zentralen Elemente, die unmittelbar auf den ECM-/DMS-Anwender zielen, lassen sich wie folgt beschreiben:

  1. vereinfachte, direkte Kontaktaufnahme für jedwede Art von Anfragen und rasche Reaktion mittels neu verteilter Aufgaben zwischen Vorstand und Geschäftsführung
  2. erweiterte direkte und mediale Möglichkeiten, sich jederzeit über aktuelle Entwicklungen auf dem ECM-/DMS-Feld informieren zu können
  3. aus Anwendersicht unmittelbar auf ECM-/DMS-nahe Ergebnisse Einfluss zu nehmen, also „mitmachen“ zu können – und zwar ganz konkret bei der Erarbeitung praxisnaher Lösungen oder aber bei der theoretischen Aufbereitung von Themen sowie schließlich
  4. den VOI mit seinen schon lange vorhandenen Stärken zu „erleben“ – hierzu gehören die professionellen Messeauftritte, Vortragsreihen und Publikationen genauso, wie die Mitarbeit und das Networking in den Gruppen des VOI.

Die DMS-/ECM-Anwender stehen künftig verstärkt im Fokus des Fachverbandes. Dazu Petra Greiffenhagen, Vorstandsvorsitzende des VOI: „Durch die konsequente Einbindung der Anwender in die Verbandsarbeit wollen wir unsere Position als entscheidender Interessenvertreter der Branche stärken. Dabei orientieren wir unsere Aktivitäten künftig verstärkt und unmittelbar an den aktuellen fachlichen und IT-bezogenen Anforderungen der Unternehmen und öffentlichen Einrichtungen.“

Interessenten erhalten über Anwendungsbeispiele einen unmittelbaren Praxisbezug, der ihnen transparent den Nutzen von DMS- und ECM-Systemen darstellt. Eine der neuen Schnittstellen, über die solche Informationen fließen können, ist der so genannte Info-Point. Potenzielle Kunden, Institutionen oder Behörden können hier konkrete Fragen an die Experten richten. Sie werden zur Beantwortung umgehend an die zuständigen VOI-Institutionen weitergeleitet.

Dass aus Frage- und Problemstellungen dann Lösungen werden, dafür sorgen die neuen Solution Center. Sie sind der Schlüssel für die Lösungsorientierung zum Anwender und Kunden. In diesem Rahmen werden künftig in möglichst kurzen Zyklen – und unter Berücksichtigung aktueller Anforderungen – konkrete Anwendungsbeispiele entwickelt und vorgestellt.
Aktuell arbeitet bereits das „Solution Center Business Processes“ (SCBP), dessen Mitglieder auf dokumentenbasierende Geschäftsprozesse spezialisiert sind, sowie das „Solution Center Integriertes DMS“, das Anwendern an Hand von Praxisbeispielen zeigt, wie sich Dokumentenmanagement als integrative Basisplattform in vorhandene, auch komplexe IT-Architekturen einbinden lässt. Weiterhin befasst sich das neu gegründete „Solution Center E-Mail-Management“ mit Methoden, Werkzeugen und Technologien für ein effizientes E-Mail-Management.

Der Begriff der VOI Competence Center (CC) bleibt erhalten; jedoch werden diese Gruppen inhaltlich völlig neu ausgerichtet. Als Wissens-Zentren des VOI, die Themen pro aktiv aufnehmen, übergreifend – auch über den VOI hinaus–  diskutieren und aufbereiten, werden sie in der Zukunft flexibel geführt werden und agieren können. VOI-Mitglieder sollen sich künftig zu einem aktuellen Thema kurzfristig und temporär in einem CC zusammenfinden, Lösungsansätze entwickeln und nach außen tragen – um dann das jeweilige CC aufzulösen und sich einem neuen Thema zuzuwenden. Unabhängig davon wird es auch weiterhin bestimmte Competence Center als Wissens-Pools geben, die mittel- und langfristig Bestand haben werden – hierzu gehören aktuell die CCs „ECM in the Cloud“, „IT-Sicherheit und Compliance“, „Steuern & Recht“ sowie „Standards und Normen ECM“.

Innerhalb der Regionalgruppen schließlich wird der VOI „gelebt“; sie bilden jeweils das „Rückgrat“ des VOI vor Ort. Mitglieder, Anwender und Gäste sprechen in diesem Rahmen miteinander, tauschen Erfahrungen, vielleicht auch Visionen aus, betreiben klassisches Networking.

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