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VOI legt „Prüfkriterien für Dokumentenmanagement-Lösungen“ neu auf

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VOI legt „Prüfkriterien für Dokumentenmanagement-Lösungen“ neu auf

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Zur CeBIT wird der VOI – Verband Organisations- und Informationssysteme e.V. die vierte Neuauflage der Prüfkriterien für Dokumentenmanagement-Lösungen (PK-DML) herausgeben. Der vollständig überarbeitete Band in der vierten Auflage wurde um aktuelle Themen und modulare Strukturen erweitert. Das Buch dient als Basis für den Nachweis eines revisionssicheren Umgangs mit Dokumenten und Daten bei Dokumenten- und Enterprise-Content-Management- Lösungen.

Technologischer Wandel erfordert regelmäßig die Anpassung der Organisation und der Methoden zum Nachweis ordnungsmäßigen Handels bei Unternehmensprozessen. Vor diesem Hintergrund wurden die VOI PK-DML zum vierten Mal aktualisiert. Bestehende Zertifizierungen, die auf Basis der VOI-Prüfkriterien durchgeführt wurden, werden durch die Überarbeitung nicht in Frage gestellt. 

Eine wichtige Neuerung ist die Aktualisierung des Prüfumfangs (Kriterienkatalog) unter Einbindung mobiler (Kommunikations-) Geräte, Cloud-Betrieb/-Nutzung, Veränderungen in der Langzeitspeichertechnologie sowie der Umgang mit multifunktionalen Speicherformaten.

Als nicht weniger wichtig sehen die Autoren die Erweiterung des Zertifizierungsmodells an. Bisher wurde ein Gültigkeitsrahmen von zwei Jahren vorgegeben, sofern an der jeweiligen Lösung in dieser Zeit keine signifikanten Veränderungen vorgenommen werden; außerdem besteht die Option einer vereinfachten Re-Zertifizierung im Anschluss. Dieses Modell wird jetzt um modulare Strukturen erweitert, die eine Zertifizierung von Teillösungen und alternative Gültigkeitszeiträume mit verschiedenen Nachvalidierungsoptionen ermöglichen.

Ergänzt werden die neuen Inhalte um Erläuterungen zum Thema „Merkmale und Erstellung einer beweiskräftigen Verfahrensdokumentation“ und zum Thema „Nutzen und Realisierung einer maßgeschneiderten Zertifizierung“ sowie  um Erläuterungen und Bezüge zu themenzugehörigen und überschneidenden Regelungsverfahren, wie zum Beispiel der BSI TR-03138 „Ersetzendes Scannen (RESISCAN)“. Schwerpunktmäßig geht es hier um die Verminderung von Kosten und Redundanzen der Dokumentation. 

Zudem wartet die vierte Auflage der PK-DML erstmals mit zahlreichen Praxistipps auf, die den Anwender dabei unterstützen, leichter zu einer rechts- und revisionssicheren ECM-/EIM-Lösung zu kommen. Davon werden insbesondere kleine- und mittelständische Unternehmen (KMU) profitieren. Das Handbuch Prüfkriterien für Dokumenten Management Lösungen (PK-DML) wird voraussichtlich ab der CeBIT 2014 über den VOI-Shop erhältlich sein.

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