Virtuelle Zusammenarbeit: So klappt die Migration in Microsoft Teams

Wer in diesen Tagen Videokonferenzen im Homeoffice führt, verwendet dabei häufig das bis vor kurzem wenig bekannte Videokonferenz-Programm Zoom oder Microsoft Teams. Zoom ist einfach zu handhaben, allerdings haben wegen Sicherheitsbedenken zahlreiche Unternehmen wie Google, SpaceX oder die NASA dessen Verwendung verboten. Microsoft Teams hingegen ist nicht nur ein Videokonferenz-Programm, sondern kann viel mehr. Die Software eignet sich als zentrale Benutzeroberfläche für die tägliche Arbeit im Cloud-basierten Office 365 und unterstützt die virtuelle Zusammenarbeit im Unternehmen und mit Partnern und Kunden.

Virtuelle Zusammenarbeit: Hürden der Migration meistern

Auch nach dem Aufheben des Corona-bedingten Shutdown in Deutschland ist absehbar, dass Firmen weiterhin vermehrt mit virtuellen Teams arbeiten werden. Viele Geschäftsführer wollen daher zu Microsoft Teams wechseln. IT-Verantwortliche schrecken aber häufig davor zurück, denn die Migration ist nicht einfach. Eine Vielzahl von Daten zu Arbeitsgruppen, Kanälen, Outlook-Kalendern, Kontakten, Gesprächen und Berechtigungen muss verschoben werden.

Dazu gehören auch die zugrundeliegende SharePoint-Website und Ordnerstruktur sowie die zugehörigen Dateien. Weil Microsoft aber bis auf weiteres keine eigene Teams-Migrations-API anbietet, muss sich die IT-Abteilung auf eine Kombination aus Microsofts Graph-API und SharePoint-API verlassen – oder externe Tools verwenden. Worauf sollte also der für das Migrationsprojekt Verantwortliche achten und wie sollte das Projektteam vorgehen, damit die Migration gelingt?

Virtuelle Zusammenarbeit: Zeit- und Kostenplan aufstellen

In einem ersten Schritt gilt es, sich einen Überblick über die zentralen Elemente verschaffen, die verschoben werden müssen. Dazu gehören Informationen wie die Anzahl der betroffenen Teams, die Gesamtdateigröße, die Gesamtzahl der Benutzer und die der zu migrierenden Lizenzen. Mit diesen Angaben kann der Projektleiter anschließend einen Zeitplan entwickeln und die Gesamtkosten des Projektes einschätzen. Migrations-Tools können dabei helfen, die zu migrierenden Daten automatisiert zu erfassen und sie später von einer Instanz zur nächsten zu verschieben.

Als nächsten Schritt sollte er Administrator-Accounts auf Quell- und Zielsystemen und alle Benutzer auf dem Zielsystem einrichten. Im Zuge dessen müssen die Active Directory Federation Services und die Multi-Faktor-Authentifizierung auf beiden Systemen deaktiviert werden, weil sie ansonsten den Fortgang der Migration verhindern können. Um zu vermeiden, dass Migrationen von großen Teams aufgrund erheblicher Datenmengen den Produktivbetrieb behindern, sollten diese am besten am Wochenende erfolgen.

Letzte Schritte vor der endgültigen Migration

Der Testlauf mit einer Arbeitsgruppe, die für eine durchschnittliche Kanalgröße repräsentativ ist, zeigt, wie lange die durchschnittliche Migration dauert. Daraus kann das Projektteam die Dauer der vollständigen Einführung berechnen. Während der Migration sollte es benutzerdefinierte Berechtigungen und externe Freigaben abschalten, um mehrfache Aufrufe der Team-APIs zu vermeiden, die die Geschwindigkeit empfindlich drosseln können. Da Teams auf Microsoft SharePoint basiert, kann über den SharePoint-Ordner der Fortschritt der Migration stichprobenartig überprüft werden.

Eine Migration ist erfolgreich abgeschlossen, wenn alle Daten wie gewünscht transferiert sind. Manchmal sind aber auf den ersten Blick nicht alle Team-Mitglieder am Zielort des Teams sichtbar. Das kann vorkommen, wenn diese Daten – wie bei großen Teams – noch etwas Zeit zum Synchronisieren benötigen. Um zu überprüfen, ob alle Benutzer übernommen wurden, hilft ein Blick auf das Office-365-Admin-Portal in die Mitgliederliste der migrierten Gruppe. Aus der Liste wird ersichtlich, ob die erwartete Anzahl von Mitgliedern migriert wurde. Dies sollte innerhalb der nächsten Stunden mit der Teams-Schnittstelle synchronisiert werden. Ist dies geschehen, ist der Weg frei für eine cloud-basierte virtuelle Zusammenarbeit in Teams.

Über den Autor: David Mills ist Produktmanager bei BitTitan. DasUnternehmen ist spezialisiert auf Cloud Services Enablement und Managed Services Automation. Eine SaaS-basierten Lösung unterstützt die automatisierte Migration von Daten in Microsoft Teams. (sg)

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