Vertragsmanagement: Diese Vorteile bietet eine digitale Lösung

Wenn kein modernes Vertragsmanagement vorhanden ist, verpassen Unternehmen Kündigungsfristen, müssen lästige Recherchen durchführen und treffen Fehlentscheidungen aufgrund mangelnder Informationen. Durch ein digitales Vertragsmanagement erhalten Unternehmen eine wertvolle Hilfe. So muss die Buchhaltung nicht mehr den gesamten Bestand an Leasing-, Miet-, Service-, Kauf- und Kooperationsverträgen in mühevoller Handarbeit verwalten. Das Vertragsmanagement, wie es beispielsweise Proxess anbietet, bündelt alle Dokumente in einem einheitlichen, zentralen System mit komfortablen Such- und Filterfunktionen – ist dabei aber weit mehr als eine digitalisierte Ablage. 

Vertragsmanagement führt zur Kostensenkung

Als Wecker für Auslauf- und Kündigungsfristen trägt die Lösung wesentlich zur Kostensenkung bei. Ungewollte Vertragsverlängerungen gehören dann der Vergangenheit an. Die Verantwortlichen werden auf Wunsch automatisch per E-Mail erinnert und gewarnt. So sind sie ganz ohne Rechercheaufwand immer auf dem aktuellen Stand und wissen, wann welcher Vertrag ausläuft, gekündigt oder verlängert werden muss. Dank der integrierten Controlling- und Auswertungstools mit Liquiditäts- und Zahlungsplan können Führungskräfte ihre zukünftigen Entscheidungen außerdem gezielt treffen und Kosten optimieren. Mit wenigen Klicks erhalten sie Budget- und Planzahlen oder detaillierte Kalkulationen von Einnahmen und Ausgaben für einen gewissen Zeitraum.

Insbesondere bei Verträgen spielen die rechtssichere Archivierung und die Zugriffsregelung eine entscheidende Rolle. Es handelt sich nicht selten um sensible Daten oder vertrauliche Informationen. So verfügt das Vertragsmanagement von Proxess über ein umfassendes Berechtigungskonzept, in dem Zugriffsregeln exakt pro Vertragsart, organisatorische Einheit, Funktionsgruppe oder personenbezogen definiert werden können. Zudem unterstützt es qualitativ unterschiedliche Berechtigungsstufen vom einfachen Leserecht bis zum umfangreichen Bearbeiten und Auswerten wichtiger Finanzdaten. Die Verträge werden auf Wunsch außerdem automatisch mit den Vorgangsdaten ihrer Bearbeitung in einem revisionssicheren Archiv digital abgespeichert.

Abteilungs- und standortübergreifende Zusammenarbeit ermöglichen

Die Integration in ein persönliches Microsoft-Outlook-Postfach ist ebenfalls möglich. Die Lösung von Proxess vereinfacht Mitarbeitenden die digitale, abteilungs- und standortübergreifende Zusammenarbeit an unterschiedlichen Dokumenten und Ordnern – auch aus dem Homeoffice. Über den Webclient haben Berechtigte außerdem unterwegs Zugriff auf das System. So stehen selbst bei einem Kundengespräch über wenige Klicks alle relevanten Vertragsinformationen zur Verfügung – egal, ob via Laptop, Tablet oder Smartphone. Mit dem Vertragsmanagement bietet Proxess eine eigenständige Lösung an, die aber auch als modulares Tool innerhalb des DMS genutzt werden. Über Standardschnittstellen erfolgt die einfache Anbindung weiterer Drittsysteme.

Die Proxess GmbH ist Anbieter des gleichnamigen Dokumentenmanagementsystems. Proxess unterstützt vor allem mittelständische Unternehmen bei der Gestaltung ihrer digitalen Dokumentenprozesse von morgen. Das Unternehmen entstand 2019 aus dem Zusammenschluss von Akzentum und Habel – zwei Pionieren des Dokumentenmanagementsystems. Der Hauptsitz liegt in Rietheim-Weilheim, weitere Niederlassungen sind in Leipzig, Rengsdorf (Westerwald) und Thayngen in der Schweiz. Der Name Proxess steht übrigens für die Kombination von „Progress“ und „Success“. (sg)

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