Vertragsmanagement: 3 wichtige Trends für den deutschen Mittelstand 2022

Der Mittelstand hat ein bewegtes Jahr hinter sich. Hierbei mussten sich Unternehmen und ihre Mitarbeiter auf zahlreiche neue Prozesse einstellen Was erwartet den Mittelstand nun im neuen Jahr? Gastautorin Daniela Becker von Docusign erläutert die wichtigsten Trends im Vertragsmanagement.

1. New Work: Hybrides Arbeiten im Mittelstand

Laut der Mittelstandsstudie 2021 von DocuSign können sich Befragte vorstellen, 2,5 Tage pro Woche an einem anderen Ort als dem Firmenbüro zu arbeiten. Hybrides Arbeiten hat damit auch im Mittelstand eine immer wichtigere Rolle eingenommen. Und dieser Trend hält zunehmend sogar Einzug in Abteilungen, in denen das kaum jemand erwartet hätte:

In der Personalabteilung: Bei der Suche nach neuen Mitarbeitern und dem Einstellungsprozess mag ein persönlicher Eindruck in einem Gespräch vor Ort entscheidend sein – beim Onboarding liefert jedoch die Digitalisierung unzählige Möglichkeiten, um den Jobeinstieg zu erleichtern. Für die Personalabteilung bringt gerade das ortsunabhängige Vertragsmanagement viele Vorteile mit sich, insbesondere in international aufgestellten mittelständischen Unternehmen.

Im Vertrieb: Vom persönlichen Kundenkontakt hin zu Online-Meetings und -Treffen – auch der kundenorientierte Vertrieb im Mittelstand kann vom hybriden Model profitieren. Vor-Ort-Events wie Messen für den persönlichen Austausch und anschließende Verträge schneller, einfacher und sicherer digital mit der elektronischen Signatur abschließen.

In der Rechtsabteilung: Um die Menge an Verträgen zu bewältigen, die täglich in der Rechtsabteilung bearbeitet und zwischen den verschiedenen Vertragspartnern ausgetauscht werden, sind optimierte Prozesse ein Muss. Wenn sich die verschiedenen Parteien dann auch noch im Home Office oder in verschiedenen Städten oder Ländern befinden, kann dies zu einer langwierigen Prozedur werden. Rechtssichere, cloudbasierte Lösungen für das papierlose Vertragsmanagement, wie Klauselbibliotheken mit Bausteinen für die Vertragserstellung sorgen hier für Entlastung der Mitarbeiter.

2. Der Mittelstand setzt verstärkt auf Nachhaltigkeit

Laut Statista gibt es aktuell rund 5,3 Millionen Betriebe und Selbstständige im deutschen Mittelstand mit rund 19,5 Millionen Angestellten. Die Auswirkungen von umweltbewussten Entscheidungen und ressourcensparenden Maßnahmen in diesem Wirtschaftszweig sind somit beträchtlich. Zahlreiche Papierprozesse erschweren hierzulande jedoch noch den Büro-Betrieb in kleinen und mittleren Unternehmen (KMU) und belasten die Umwelt.

Doch der Trend geht zunehmend zum „papierlosen Büro“, und auch immer mehr Mittelständler setzen sich mehr Nachhaltigkeit zum Ziel. 74 Prozent der befragten Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen in der Mittelstandsstudie sind der Meinung, dass papierlose oder papiersparende Maßnahmen – wie digitale Signaturen, digitale Notizbücher und das Reduzieren von Ausdrucken – einen Beitrag zur Nachhaltigkeit leisten.

3. Vertragsmanagement im Mittelstand: Wie die Bürokratie verschwand

Laut der Studie können verbesserte Prozesse pro Woche vier Stunden Zeit sparen. Auch wenn der Mittelstand von vergleichsweise kurzen Entscheidungswegen profitiert, besteht hier häufig noch viel Bedarf an digitalen Strategien und Prozessoptimierungen, auch um Bürokratie abzubauen. Entlang der gesamten Wertschöpfungskette von der Fertigung bis hin zur Talent Acquisition in der Personalabteilung können digitale Prozesse wie ein angepasstes Vertragsmanagement die tägliche Arbeit erleichtern. Viele Mittelständler haben inzwischen den konkreten Mehrwert der Digitalisierung erkannt, um auch künftig wettbewerbsfähig zu bleiben. Das digitale Vertragsmanagement kann hier ein entscheidender Baustein sein und viel Effizienz in Unternehmensprozesse bringen.

Über die Autorin: Daniela Becker ist Area Vice President EMEA bei DocuSign. Das 2003 gegründete Unternehmen hat bei der Entwicklung der elektronischen Signatur Pionierarbeit geleistet. Heute unterstützt DocuSign Unternehmen bei der Verknüpfung und Automatisierung der Art und Weise, wie Verträge vorbereitet, unterzeichnet, umgesetzt und verwaltet werden. Als Teil der DocuSign Agreement Cloud bietet e-Signature als Methode an, elektronisch zu unterschreiben. (sg)

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