18.07.2023 – Kategorie: Digitale Transformation

Unified Communications: Prozessintegration statt Isolation

Ähnlich den Rädern eines Uhrwerks müssen auch die Abläufe innerhalb eines Unternehmens nahtlos ineinandergreifen. Noch deutlicher wird dies bei digitalen Prozessen. Diese dürfen keinesfalls isoliert stehen, sondern erfordern ein integriertes Vorgehen mit kompatiblen Systemen, einheitlichen Standards und Datenschnittstellen.

Unified Communications in der Praxis: Wie zukunftsfähig ein Unternehmen ist, lässt sich unmittelbar an dessen IT-Infrastruktur ablesen. Überwiegen veraltete Systeme und isolierte Prozesse, sind effiziente und agile Abläufe kaum möglich. Wartungs- und Betriebskosten sind erfahrungsgemäß zu hoch und nicht selten ist zudem ein Sicherheitsrisiko vorhanden. Wirtschaftliches Arbeiten ist unter diesen Vorzeichen kaum möglich. Dennoch wird eine Anpassung häufig viel zu lange aufgeschoben, denn sich intensiv mit derartigen Vorhaben zu befassen, kostet Zeit, setzt technisches Know-how voraus und bindet personelle Ressourcen – so die gängige Meinung.

Unified Communications: Einheitliche, digitale Arbeitsumgebung

Dass es auch anders gehen kann, beweist das Prinzip der Unified Communications. Verschiedenste Kommunikationsdienste werden hier in einer einheitlichen, digitalen Arbeitsumgebung zusammengeführt und ein integriertes Vorgehen mit durchgängigen Standards, Schnittstellen und digitalen Prozessen möglich. Unter Einsatz entsprechender Lösungen, die nahtlos in bereits vorhandene Groupware oder E-Mail-Clients integriert werden, lässt sich ein beachtlicher Teil der IT-Infrastruktur unkompliziert modernisieren. Hinzu kommt, dass viele Digital-Workplace-Projekte eine einheitliche Anwendungsumgebung voraussetzen, die hiermit geschaffen wird.

Entscheiden sich Unternehmen für Unified Communications, sollte die Umsetzung über eine softwarebasierte Dokumentenaustauschlösung erfolgen. Sie ist das Multitalent der UC-Lösungen und ermöglicht einen manipulationssicheren, DSGVO- und rechtskonformen Dokumentenaustausch in IP-Umgebungen, unterstützt bei der Digitalisierung von Dokumenten und der Prozessautomatisierung und legt die Basis für hybrides Arbeiten. Entspricht sie dem international gültigen ITU-Standard, ermöglicht sie global tätigen Unternehmen das verlustfreie mobile Arbeiten selbst bei weltweit verteilten Standorten.

Dokumente automatisiert auslesen

Sind vollständig digitalisierte Prozesse das Ziel, reicht es nicht aus, Dokumente lediglich digital abzubilden. Diese erscheinen zwar auf dem Bildschirm, vereinfachen aber nicht die Abläufe. Entscheidend ist, dass die Daten und Metadaten eines Dokuments mit übertragen und im Anschluss automatisiert ausgelesen und verarbeitet werden. Auch das ermöglichen softwarebasierte Dokumentenaustauschlösungen, indem sie empfangene Dokumente mittels Optical Character Recognition (OCR) mit einem Textlayer zur Texterkennung versehen und für die digitale Verarbeitung vorbereiten. Gescannte oder abfotografierte Texte, die über Upload-Portale eingehen, lassen sich ebenfalls extrahieren.

Wird die Dokumentenaustauschlösung an ein Dokumentenmanagementsystem angebunden, können die übertragenen Dokumente automatisch erfasst, Inhalte extrahiert und weitere Prozessschritte, wie das Hinterlegen von Informationen in Datenbanken oder ERP-Systemen, angestoßen werden.

Die so digitalisierten Dokumente lassen sich anschließend frei von Medienbrüchen bearbeiten oder in BPM-Systeme integrieren. Haben Unternehmen den Anspruch, wirtschaftlich und zukunftsorientiert zu arbeiten, sind integrierte, digitale Prozesse ein Muss. Realisieren lassen sie sich mit intelligenten Dokumentenaustauschlösungen auf Basis von Unified Communications.