UCC-Lösungen: So klappt der Informationsaustausch im Homeoffice

Die Pandemie hat neuen Beschäftigungsstrukturen einen enormen Schub gegeben. Unternehmen waren gezwungen, flexible Arbeits­modelle und Homeoffice aus dem Stand heraus zu ermöglichen. Aus dieser Pflicht ist auch eine größere Offenheit bei Arbeitgebern entstanden. Gut so, denn für Beschäftigte ist es heute wichtiger denn je, Flexibilität bei der Wahl ihres Arbeitsplatzes zu haben. Für drei von zehn Deutschen wäre die zwangsweise Rückkehr ins Büro ein Kündigungsgrund. Dieser Aspekt ist auch für das Recruiting nicht zu unterschätzen. Der Fachkräftemangel könnte teilweise abgefedert werden, wenn virtuelle Arbeitsleistung und nicht physische Präsenz im Vordergrund stünden.

Während das Büro als Ort der Begegnung und des intensiven Austauschs gilt, steht das Homeoffice eher für konzentriertes, ungestörtes Arbeiten. Und in Pandemie-Zeiten für Sicherheit. Unternehmen sollten sich aber nicht nur in physischer Sicherheit wiegen. Gerade im Homeoffice sind die virtuellen Gefahren enorm. Die Voraussetzungen unter anderem für den sicheren Dokumentenaustausch müssen gegeben sein.

Erreichbarkeit & Dokumentenzugriff

Ist die Belegschaft verteilt und im Homeoffice aktiv, ist ihre Erreichbarkeit essentiell. Auch der ungehinderte Zugriff auf Dokumente ist Pflicht. Nur wenn Mitarbeitende Schriftstücke und Sprachnachrichten verlässlich empfangen und versenden, wird das Homeoffice zum vollwertigen Büroersatz. Eine Herausforderung – vor allem wenn einzelne, nicht aufeinander abgestimmte IT-Anwendungen zum Einsatz kommen.

Sinnvoll ist es, auf durchgängige UCC-Lösungen zu setzen, die alle Kommunikationskanäle auf einer Plattform bündeln: NGDX, Fax, SMS und Voicemail laufen auf einer Oberfläche zusammen und werden mit den bestehenden E-Mail-Systemen zu einer intelligenten Unified-Communications-Lösung verbunden.

UCC-Lösungen: Sicherheit & Datenschutz

Unternehmen müssen verhindern, dass Inhalte mitgelesen oder abgefangen werden – das ist nur möglich, wenn sowohl das Dokument als auch sein Transportweg verschlüsselt sind. Ein Versand per E-Mail könnte aufgrund des zum Einsatz kommenden „Serverhoppings“ übrigens Angriffe und Manipulationen begünstigen.

Potenziell schädliche, aktive Inhalte wie Hyperlinks oder Applikationen müssen von der Übertragung ausgenommen sein. Ein qualifizierter Sendebericht bestätigt den erfolgreichen Transfer.

UCC-Lösungen: Papiergebundene & digitale Prozesse

Idealerweise kommen hybride Dokumente zur Anwendung, die von Mensch und Maschine gelesen werden können. So werden papiergebundene Prozesse mit digitalen verbunden und das Prinzip des ­papierlosen Büros beschleunigt. Gehen Dokumente im Original, End-to-end, revisions- und rechtssicher sowie ­DSGVO-konform im E-Mail-Postfach des Empfängers ein, ist das von großem Vorteil. Werden dabei auch Metadaten und Schlagworte übertragen, können die Dokumente in Dokumenten-Management-Systemen weiterverarbeitet werden.

Flexible Arbeitsmodelle sind die Zukunft. Um konkurrenzfähig und als Arbeitgeber attraktiv zu sein, müssen Unternehmen diese Herausforderung als Chance nutzen.

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Der Autor Stephan Leschke ist Vorstandsvorsitzender der Ferrari electronic AG.