Studie zur E-Rechnung: Akzeptanz vorantreiben

„Akzeptanzfaktoren des E-Invoicing“ heißt die Studie, die der eco Verband in einer überarbeiteten Auflage publiziert hat. Sie nimmt die Faktoren ins Blickfeld, die dazu beitragen, die E-Rechnung weiter zu etablieren.

Mit dem Umstieg von Papier-Rechnungen auf elektronische Rechnungen wird man in Europa in den nächsten Jahren mehrere Milliarden Euro pro Jahr einsparen. Damit das gelingt, haben Wirtschaft und Verwaltung jedoch noch einige Hausaufgaben zu erledigen, stellt die eco-Studie „Akzeptanzfaktoren des E-Invoicing“ fest. Eine aktualisierte Version der Studie hat der eco Verband in Kooperation mit dem Information Management Institut (IMI) an der Hochschule Aschaffenburg in zweiter Auflage im September 2018 veröffentlicht.

Hohe Nutzwerte und Kosteneinsparungen

„Die Ablösung papiergebundener Rechnungsprozesse durch elektronische Verfahren bringt hohe Nutzwerte und Kosteneinsparungen mit sich“, sagt Prof. Dr. Georg Rainer Hofmann. Er ist Leiter der Kompetenzgruppe E-Commerce im eco – Verband der Internetwirtschaft e. V. und einer der Autoren der Studie. „Wir haben im Sinne eines Kompendiums speziell für mittlere und kleine Unternehmen herausgearbeitet, wie sich die sinnvolle Automatisierung der Zahlungs- und Liquiditätsprozesse darstellt“, so Hofmann weiter.

Mittelstand und Verwaltungen hinken bei E-Rechnungen hinterher

Einen großen Fortschritt sieht die Studie darin, dass sich nun europäische Standards für die E-Rechnungen durchsetzen. Als wesentlich bewertet sie zudem die Möglichkeit, bestehende Enterprise-Resource-Planning- (ERP-), Content-Management- und Archiv-Systeme anzubinden. Damit die weitere Akzeptanz der E-Rechnung vorankommt, formuliert die Studie drei wesentliche Voraussetzungen:

Praxistauglichkeit
Die Anwendungssysteme, die elektronischen Rechnungsformate, ihre Übermittlung und Archivierung müssen den Anforderungen der Praxis gerecht werden. Der weitere Fortschritt der elektronischen Rechnungssysteme muss deren Bedienbarkeit im Blick behalten und sich künftig noch stärker am Bedarf der Anwender orientieren. Geschäftsprozesse zum Ausstellen, Empfangen und Archivieren von E-Rechnungen brauchen eine Anbindung an bestehende Unternehmenssoftware.

Qualitätsstandards
Es ist eine positive Entwicklung, dass offizielle europäische Standards und Formate zur E-Rechnung entstehen. Wie korrekt und zuverlässig die Systeme der Anbieter diese Standards umsetzen, sollte für Anwender jedoch noch transparenter und besser nachvollziehbar sein. Es braucht Qualitätsstandards, die die Systeme als zuverlässig und Anbieter als vertrauenswürdig qualifizieren. Eine solche geprüfte Qualität der Dokumente und der Systeme ließe sich mit gutachterlichen Gütesiegeln darstellen, die von neutraler und qualifizierter Seite vergeben werden.

Nutzer-Qualifikation
Es fehlt vielen Mitarbeitern in Betrieben und Behörden die Expertise, um die Anwendung der Systeme und die damit verbundenen Vorteile der elektronischen Rechnung für die eigene betriebliche Organisation und das Arbeitsumfeld zu nutzen. Eine praxisgerechte Schulung der Mitarbeiter ist daher ein entscheidendes Instrument, um eine weitere Akzeptanz zu unterstützen.

Die Studie stellt zudem im Sinne eines Kompendiums den Stand der aktuellen Diskussion und die Terminologie zur E-Rechnung allgemeinverständlich dar. Die aktualisierte Studie „Akzeptanzfaktoren des E-Invoicing“ ist kostenfrei erhältlich.