Studie von Lexmark: Admin-Prozesse zu zeitaufwändig

Durch den umfassenden Einsatz automatisierter Systeme könnten Unternehmen die Produktivität ihrer Mitarbeiter steigern, die Betriebskosten senken und dadurch auch Fehler vermeiden. Zu diesem Ergebnis kommt eine aktuelle Studie von Lexmark, für die Büromitarbeiter in elf Ländern zum Zeitaufwand manuell durchgeführter Verwaltungsaufgaben befragt wurden. Demnach vermindern manuelle Prozesse häufig die Effizienz.

Die befragten Mitarbeiter erklärten, dass sie die meisten administrativen Aufgaben manuell und nicht automatisiert erledigen würden. Hierzu gehören beispielsweise die Archivierung von Verträgen, die Bearbeitung von Aufträgen und die Eingabe von Geschäftskontakt-Details in Adressbücher oder Datenbanken.

59 Prozent der Befragten gaben an, dass die Büroadministration in ihrem Unternehmen zu kompliziert sei – es seien zu viele verschiedene Arbeitsschritte notwendig. Ein Drittel der Befragten verbringt drei Stunden oder mehr pro Woche allein mit der Bearbeitung von Verwaltungsaufgaben. 70 Prozent denken außerdem, dass der Aufwand in den vergangenen fünf Jahren zugenommen habe. Das lässt darauf schließen, dass Unternehmen wertvolle Arbeitszeit ihrer Mitarbeiter vergeuden. 

Die Umfrage zeigt auch, dass viele Angestellte veraltete und unproduktive Arbeitsweisen gerne abschaffen würden. Auf die Frage „Was ist das größte Problem im Zusammenhang mit manuell durchgeführten Admin-Prozessen?“ antwortete die Hälfte, dass ihre Bearbeitung zu lange dauere.Manuelle Verwaltungsprozesse beeinflussen aber nicht nur die Produktivität der Mitarbeiter. Ein Viertel der Befragten erklärte, dass das größte Problem manueller Admin-Abläufe ihre Fehleranfälligkeit sei. Fast zwei Drittel der befragten Angestellten haben bereits einmal eine Situation erlebt, in der ein Fehler in der manuellen Administration das Unternehmen Geld gekostet hat.

Mehr Tastenanschläge führen zu mehr Kosten für Dateneinträge, mehr Fehlern und längeren Eingabezyklen. Für Unternehmen kann das den Geschäftserfolg unmittelbar beeinflussen. Wird eine Rechnung nicht korrekt zugestellt, kann das beispielsweise verspätete Zahlungen, Gebühren und doppelte Zahlungen, die rückgängig gemacht werden müssen, zur Folge haben. Im schlimmsten Fall kann das sogar zur Beendigung der Zusammenarbeit mit dem Kunden, Anbieter oder Lieferanten führen. 

„Unsere Umfrage zeigt, dass administrative Aufgaben in vielen Unternehmen immer noch manuell durchgeführt werden,“ sagt Hartmut Rottstedt, Geschäftsführer der Lexmark Deutschland GmbH. „Um wettbewerbsfähig zu bleiben, ist es jedoch wichtig, dass Unternehmen ihre Strategie für den Umgang mit Geschäftsdaten überdenken und ihre tagtäglichen Prozesse auf Effizienz prüfen. Moderne Dokumentenlösungen helfen Unternehmen dabei, veraltete Prozesse zu optimieren und damit die Produktivität, aber auch die Zufriedenheit ihrer Mitarbeiter positiv zu beeinflussen.“

Lexmark bietet Lösungen für mittlere und große Unternehmen zur effizienteren Gestaltung der Arbeitsprozesse. Sie verbinden umfassende Druck- und Scanfunktionen mit Software zur intelligenten Erfassung von Dokumenten und Inhalten. Die Informationen aus Dokumenten wie Kundenanfragen, Beschwerden oder Bewerbungen werden automatisch erfasst, sortiert und in Geschäftsprozesse sowie Unternehmenssysteme transferiert. (sg)