Strategisches Software Asset Management: Cloud-Nutzung besser planen und umsetzen

Je mehr Cloud-Anwendungen ein Unternehmen einsetzt, umso weniger läuft es Gefahr, unterlizenziert zu sein und für Software nachzahlen zu müssen. Wer jedoch in der Cloud mehr konsumiert als er abonniert hat, zahlt für die genutzte Mehrleistung. Andererseits belasten Unternehmen ihr IT-Budget unnötig, wenn sie beispielsweise Service- oder Produktionsmitarbeiter für Microsoft Office 365 in der E5-Version lizenzieren, denn das wäre völlig überdimensioniert.

Diesen Fehler vermeidet eine bedarfsgerechte Lizenzierung, was das vordergründige Ziel von Software Asset Management (SAM) für die Cloud-Nutzung ist. Nachhaltig ausgerichtetes SAM macht darüber hinaus die IT-Infrastruktur inklusive Cloud-Services transparent sowie strategisch planbar und trägt zu mehr Umsatz bei, sofern es gelingt, SAM-relevante Prozesse zu automatisieren und die damit verbundene Datenqualität zu erhöhen.

Verantwortlichkeiten für Software Asset Management klären

Für einen nachhaltigen Ansatz sind zwei Aspekte notwendig: das Klären der Verantwortlichkeiten und das abteilungsübergreifende Zusammenarbeiten. Der erste Punkt lässt sich über Rollenkonzepte lösen, die die Aufgaben und Zuständigkeiten für Nutzung, Verbrauch und Bestellung von Cloud-Services klar definieren. Auf die Weise regelt ein Unternehmen, wie es vorausschauend den Lebenszyklus einer Software managen will. Diesen Akt im Team anzugehen, bindet die verschiedenen internen Expertisen aus Einkauf, Finanzen und IT ein. Zudem entsteht in den Abteilungen Verständnis für die benötigten Schritte:

• Bedarfsplanung mit Identifikation der wichtigsten Hersteller wie Microsoft, Oracle, IBM, Adobe oder SAP im eigenen Software-Budget und geschäftskritischer Business-Software wie Autodesk, Mathematika oder QlikTech
• Evaluierung aller SAM-Teil-Prozesse vom Lizenzeinkauf und der Genehmigung über Installation und Monitoring bis zu Deinstallationen und Neuzuweisung
• Ermittlung und Korrektur von Schwach- und Fehlstellen in der Prozesskette
• Automatisierte Integration der SAM-relevanten Datenquellen, wie Oracle, IBM oder SAP oder MDM (Mobile Device Management)-Systeme wie Mobilelron sowie des Active Directory und eines IT-Service-Management-Werkzeugs wie ServiceNow
• Monitoring der Datenlieferung inklusive Datenpflege und manueller Stichproben

Mit Software Asset Management Budget präzise planen

Erst müssen die Workflows stehen, bevor man versucht, diese mit einem klassischen IT-Service-Management-Tool wie ServiceNow oder einem Spezialwerkzeug wie SAM2GO von SoftwareOne weitestgehend automatisiert abzubilden. Das auszuwählende Werkzeug sollte zudem regelmäßig die Nutzung mit dem Bedarf abgleichen, das sogenannte „Right Sizing“. Hierbei zieht das Tool über standardisierte Schnittstellen zu den Cloud-Anbietern Daten, aus denen sich der Nutzungsgrad der Software ergibt. Nehmen wir als Beispiel aktive E5-Lizenzen für Office 365.

Die Analyse kann zeigen, dass die Nutzermehrheit nur die Funktionalität braucht, welche die günstigere Variante E3 bereits voll abdeckt. Dieses Sparpotenzial sollte man nicht verschenken. Ein IT-Leiter kann sein Budget viel genauer planen, wenn auf seinem Dashboard die Inventarisierungsdaten des installierten Software-Bestandes, die genutzten Versionen, verfügbare und zugewiesene Lizenzen und Support-Laufzeiten erscheinen. Idealerweise listet das Tool noch die Software-Ausgaben nach Providern auf und zeigt inaktive Benutzerkonten an.

Strukturierter Weg zur Cloud-basierten Software

Ein Tool für Software Asset Management sollte den Verantwortlichen auch anzeigen, was beispielsweise mit Terminalservern auf Geräte- und Nutzerebene passiert. Ersichtlich wird so, ob man lizenztechnisch nachjustieren muss. Korrekt ist das Lizenzieren nach Gerät und nicht – wie viele Verantwortliche glauben – pro Nutzer. Von vorherein mehr Effektivität verspricht, den Weg andersherum zu gehen – und zwar strategisch mit einem Cloud-Infrastruktur-Plan, in den die gewonnenen SAM-Daten einfließen. So ein Plan umfasst folgende Aspekte:

• Erfassung aller genutzten Cloud-Services inklusive SLAs (Service Level Agreements)
• Bedarfsplanung für Infrastruktur, Plattformen und Software
• Angebotsabgleich von Cloud Providern und Software-Herstellern inklusive Überprüfung der Nutzungsbedingungen beider Seiten
• Identifikation der passenden Kombination von Software-Hersteller und Cloud Provider
• SLA-Vereinbarungen für die ausgewählten Cloud-Services, wofür die SAM-Daten die Dimension vorgeben

Wer Software unterschiedlicher Anbieter in seiner Cloud-Umgebung nutzen möchte, findet bei fast jedem der großen Cloud Provider einen Marketplace, wo verschiedene Hersteller ihre virtuellen Firewalls, Switches, VPN-Gateways und Business Apps präsentieren. Generell lassen sich etwa Linux-Systeme bei Microsoft Azure hosten oder Microsoft Apps bei Amazon Web Services (AWS).

Ausschlaggebend sind die Nutzungsbedingungen beider Anbieterseiten. So hängt es am Anwendungshersteller, ob dieser auch einer hybriden Nutzung seines Produktes zustimmt. Die Lizenzierung erfolgt nach Nutzer, zugreifendem Gerät, pro verbrauchter Prozessoreinheit oder Zeit. Vorsicht ist bei einer Länderlizenz geboten, weil diese die App-Nutzung unnötig einschränkt. Betrachtet man die Anbieter der Cloud-Services, kann es komplexer werden. Beispielsweise besteht Klärungsbedarf, wo sich welche Cloud-Instanz befindet. Wenn ein Unternehmen will, dass seine Cloud-Instanz nur auf einem europäischen System läuft, ist dies beim Cloud Provider oft teurer – im Vergleich zum regionalunabhängigen Betreiben.

Software Asset Management: mit Managed Services in die Cloud

Es besteht natürlich das Risiko, dass erworbenes Nutzungsrecht und erforderliche Sicherheitsvorkehrungen in den Cloud-Nutzungsbedingungen der Hersteller nicht so zusammengehen, wie es ein Unternehmen benötigt. Wer sich jedoch mit einem Cloud-Infrastruktur-Plan wappnet, in die hochwertige SAM-Daten einfließen, läuft weniger Gefahr, ungeeignete Lizenzen abzuschließen und Cloud-Ressourcen zu verschwenden. Dieses Ziel lohnt sich, fordert Unternehmen jedoch einiges ab, was viele kleine und mittlere Firmen so nicht leisten können. Das betrifft aber auch den gehobenen Mittstand und Konzerne.

Unternehmen sollten daher über SAM als Managed Service nachdenken. In diesem Fall unterstützt sie ein SAM-Spezialist wie SoftwareOne bereits beim Planen von Cloud-Szenarien und Migrieren der Workloads. Der Managed Service Provider (MSP) designt die SAM-Prozesse und passt sie auf die jeweilige Situation des Unternehmens an. Die feinjustierten Templates bilden dann die Abläufe für eine regelkonforme Software-Nutzung ab. Zudem vereinheitlicht der MSP die Patch-Stände der verschiedenen Software-Titel. Seine Nutzungsanalyse trägt maßgeblich zum Erreichen der Budget-Ziele bei. Die SAM-Daten lassen sich auch dazu nutzen, den Infrastrukturwandel hin zu einer vermehrten Cloud-Nutzung besser zu planen und zu begleiten. (sg)

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Über die Autorin: Stephanie Meiendresch ist tätig im Bereich Solution Sales Portfolio Management & Compliance bei SoftwareONE