Spesenmanagement: Warum Unternehmen jetzt in effiziente Tools investieren sollten

Dieser Zustand macht Unternehmen die Wichtigkeit der Digitalisierung deutlich. Denn aktuell profitieren die Unternehmen, die schon digital aufgestellt sind. Andere geraten ins Straucheln und müssen nun schnell aufholen, was sie bisher versäumt haben. Alle Unternehmen sind einem enormen Stresstest ausgesetzt. Zunächst im Fokus liegen Plattformen zum Informationsaustausch, Konferenz-Tools und die Entwicklung neuer, virtueller Räume der Begegnung, um das Arbeiten von zuhause so effizient wie möglich zu gestalten. Nicht übersehen werden sollte aber das Reise- und Spesenmanagement.

Digitalisierung: In der Corona-Krise den Weitblick bewahren

Die Phase bleibt spannend und gibt Raum für ungeahnte Möglichkeiten. Dennoch wird auch diese Zeit vorübergehen und sich das Arbeitsleben wieder normalisieren, sehr wahrscheinlich digitaler als zuvor. Daher sollten Unternehmen die Zeit auch dafür nutzen, Prozesse die aktuell nicht genutzt werden können, digital umzustrukturieren und dadurch eine langfristige Digitalisierung vorantreiben. Es ist wichtig, dass Unternehmen Maßnahmen ergreifen, die in der aktuellen Situation notwendig sind, doch sollten sie gerade in Zeiten der Krise, den Weitblick nicht verlieren. Denn sobald wieder „Business as usual“ gilt, sind einige Technologien und Prozesse, um einiges aufwendiger zu integrieren.

Unternehmen sollten sich also Gedanken machen, wie sie eine langfristige Digitalisierung im eigenen Geschäft vorantreiben und welche Bereiche sie digital nachrüsten wollen. Hier bieten sich vor allem Prozesse an, die einen hohen, aber unnötigen Aufwand mit sich bringen. Denn besonders hier erleichtern digitale Tools das tägliche Arbeiten und Mitarbeiter können durch das Automatisieren administrativer Aufgaben viel Zeit einsparen. Neben der Zeitersparnis bieten die meisten Tools auch den zusätzlichen Bonus, Kosten zu sparen.

Reise- und Spesenmanagement: Zeitfresser im Unternehmen

Viel Zeit geht beispielsweise mit dem Reise- und Spesenmanagement verloren. Sobald die Krise überstanden ist, werden Unternehmen ihre Mitarbeiter auch wieder vermehrt auf Geschäftsreisen schicken. Und mit diesen kehren die großen Zeitfresser Reisebuchung und Spesenabrechnung zurück. Zum Beispiel fallen durchschnittlich 45 Minuten für die Buchung einer Geschäftsreise an. Mit der Abrechnung kommen nochmals etwa 20 Minuten Arbeitszeit hinzu. Ein Aufwand, der sich mit den richtigen Tools deutlich reduzieren lässt.

Eine Umfrage von McKinsey zeigt, dass bei der Mehrheit der Finanzbeauftragten die Digitalisierung noch nicht stattgefunden hat. So geben zwei Drittel der Befragten an, dass maximal 25 Prozent der Prozesse digital umstrukturiert wurden. Weitet man den Blick auf das gesamte Reise- und Spesenmanagement, sinkt dieser Anteil. 83 Prozent aller Unternehmen nutzen keine digitale Lösung für das Reisekostenmanagement. Bei etwa 4,3 Millionen Reisenden pro Woche allein an deutschen Flughäfen, kommen eine Menge Geschäftsreisende zusammen. Zudem übernimmt ein Großteil der Geschäftsreisenden nach wie vor eigenständig die Hotel-, Flug- oder Bahnbuchungen. Dabei ist schon die Suche nach dem passenden Flug und das Auschecken an der Hotelrezeption zeitaufwendig.

Spesenmanagement: Für steigendes Reiseaufkommen vorbereitet sein

Aktuell sind Reisebuchungen und Spesenabrechnungen auf einem sehr niedrigen Level. Daher können Unternehmen diese Zeit ideal nutzen, um Prozesse umzustellen. Dadurch können sie sicherstellen, dass sobald das Reisen wieder möglich ist, Mitarbeiter bei der Buchung und Abrechnung viel Zeit sparen, welche dann für andere Aufgaben zur Verfügung steht.

Besonders mit dem Hintergrund, dass aktuell zahlreiche Messen auf die Zeit nach dem Sommer verlegt werden, ist ein hohes Reiseaufkommen zu erwarten. Zu diesem Zeitpunkt bereits zu 100 Prozent digital aufgestellt zu sein, erspart eine aufwendige Übergangszeit. Die Tools sind dann bereits in die Unternehmensprozesse implementiert und die reisenden Mitarbeiter sparen allein bei der Abrechnung bis zu 75 Prozent ihrer Zeit. Zusätzlich wird auch die Finanzabteilung entlastet. Denn jeder Beleg wird papierlos und revisionssicher einzeln abgerechnet.

Damit reduziert sich der aus inkorrekten Abrechnungen, oft bis zu 20 Prozent, entstehende Bearbeitungsaufwand erheblich. Das Arbeiten wird effektiver, während die Kosten gesenkt werden – ein Gewinn an allen Fronten. Denn sowohl die Verwaltungskosten, die durch die einzelnen Abrechnungen in die Höhe getrieben werden, als auch die Kosten für externe Reiseanbieter entfallen durch den Einsatz der richtigen Tools.

Excel-Vorlagen aus dem Abrechnungsprozess verbannen

Die Zeit der Krise bietet Unternehmen die Chance, neue digitale Tools in das Unternehmen zu implementieren. Neben Systemen, die das digitale Arbeiten erleichtern, sollten sie auch einen Blick über diese Tools hinauswagen und überlegen, welche Prozesse langfristig digitalisiert werden können. Denn viele lassen sich vereinfachen und automatisieren. Besonders bieten sich hier Prozesse an, die einen hohen, jedoch unnötigen Aufwand mit sich bringen, wie das Reise- und Spesenmanagement. Unternehmen, die die Chance ergreifen und die Zeit jetzt nutzen, um Excel-Sheets vollständig aus dem Abrechnungsprozess zu verbannen, sind gewappnet, sobald wieder Normalität einkehrt.

Über den Autor: Sébastien Marchon, CEO von Rydoo. Das Unternehmen ist Anbieter einer App mit verschiedenen Modulen, welche den gesamten Buchungs- und Reisekostenablauf berücksichtigt.