Spesen-Management: 4 wichtige Trends bei den Geschäftsausgaben

Die Covid-19-Pandemie hat die Geschäftswelt nachhaltig verändert: Homeoffice-Pflicht für alle, Video-Anrufe statt persönliche Treffen, neue Tools für die digitale Zusammenarbeit werden eingeführt – die Liste ist lang. Die sich ändernden Rahmenbedingungen ziehen auch eine Veränderung der Geschäftsausgaben mit sich, was sich auch auf das Spesen-Management auswirkt. Unternehmen haben im Schnitt zwar ihre Geschäftsausgaben nur um zwei Prozent reduziert, jedoch handelt es sich dabei nicht mehr größtenteils um Reisekostenabrechnungen, sondern vor allem um Kosten für die IT-Ausstattung der Mitarbeiter sowie Handy- und Internetverträge oder Essenslieferungen.

Jenji, Anbieter für professionelles Spesen-Management, hat analysiert, wie sich das Ausgabeverhalten von Unternehmen im Zuge der Corona-Pandemie verändert hat. Die Geschäftsausgaben von über 35.000 mittelständischen und großen Unternehmen in aller Welt wurden ausgewertet. Dabei haben sich vier wichtige Trends herauskristallisiert:

1. Der Kundenkontakt als entscheidender Faktor

Die Covid-19-Pandemie hat Unternehmen in zwei Gruppen unterteilt: diejenigen, bei denen die Umsätze (hauptsächlich online) explodierten, und diejenigen, bei denen das Interesse der Verbraucher an ihren Produkten und Dienstleistungen jeden Tag geringer wurde. Außerdem zeigte sich, dass Unternehmen in der Krise ihr Geld anders ausgaben. Im Vergleich zur Zeit vor Corona haben Unternehmen durchschnittlich zwar nur zwei Prozent weniger ausgegeben, dafür aber auf andere Weise. Anstelle von Geschäftsreisen und Spesen, wurde das Geld für das Remote-Setup der Mitarbeiter ausgegeben.

Unternehmen, deren Umsätze zurückgegangen waren, gaben auch zwischen 33 und 50 Prozent weniger für Geschäftsausgaben aus. Hierbei handelt es sich um Unternehmen, deren Dienstleistungen auf direktem Kontakt beruhen, wie bei Banken und Versicherungen, aber auch um Betriebe aus dem Bereich Gastronomie, Telekommunikation und Industrial Services. Daraus lässt sich schließen, dass der Kundenkontakt der entscheidende Faktor ist, wenn es darum geht, ob die Umsätze einbrechen und auf welche Weise Geschäftsausgaben während der Pandemie getätigt wurden.

2. Spesen-Management: Weniger Geld für Geschäftsreisen

Die Welt kam zum Stillstand: Reisen rund um den Globus und damit auch Geschäftsreisen kamen zum Erliegen, Besprechungen und Events mussten schnell auf virtuelle Plattformen umziehen. Ab März 2020 haben 80 Prozent der Unternehmen seit über eineinhalb Jahren keine Flüge mehr gebucht. Insgesamt haben 30 Prozent der Unternehmen weiterhin genauso viel Geld für Geschäftsreisen ausgegeben wie vor der Pandemie. Wohingegen manche Unternehmen gar nicht mehr gereist sind. Seit Beginn der Covid-19-Pandemie wird also kaum noch Geld für Geschäftsreisen ausgegeben.

3. Mehr Geld für ortsunabhängiges Arbeiten

Dafür haben sich die Ausgaben für ortsunabhängige Arbeit im Jahr 2020 drastisch erhöht. Hierzu gehören Ausgaben für (kleinere) Anschaffungen, die im Zusammenhang mit Remote Work stehen, unter anderem auch die technische Ausrüstung der Mitarbeiter. Im Zuge der Homeoffice-Pflicht haben viele Unternehmen in die technische Ausrüstung ihrer Mitarbeiter investiert: Laptops, Handys, aber auch Telefon- und Internetverträge wurden angeschafft.

Der Vergleich von Quartal 1/20 zu Quartal 4/20 zeigt, dass die Ausgaben in diesem Bereich um 153 Prozent gestiegen sind. Vergleicht man 2018 mit 2020 sieht man eine Steigerung von 406 Prozent. Den zweitgrößten Anstieg in Bezug auf die verursachten Ausgaben sind Essenslieferungen, hier ist im Vergleich von 2018 zu 2020 ein Anstieg von 104 Prozent zu verzeichnen. Um den Überblick über die Geschäftsausgaben zu behalten und den Abrechnungsprozess zu erleichtern hilft ein digitales Spesenmanagement.

4. Die Digitalisierung des Spesenmanagements

Die Pandemie hat die Digitalisierung um drei bis vier Jahre nach vorne gebracht. Kunden- und Lieferketten-Interaktionen sowie interne Abläufe sind nun digitaler. Die fortgeschrittene Digitalisierung zeigt sich auch in der Art des Spesenmanagements. Mit einer geeigneten Plattform für das Spesen-Management können Unternehmen ihr gesamtes Spesenmanagement digital abbilden, verwalten und automatisieren. Das Spesenmanagement von Unternehmen wird dadurch effizienter und genauer. Ein digitales und automatisiertes Spesenmanagement sichert eine fehlerfreie Bearbeitung von Belegen und Rechnungen. Den Finanzabteilungen stehen in Echtzeit konsistente Daten zur Verfügung, die sich detailliert anzeigen oder visuell aufbereiten darstellen lassen.

Die Mitarbeiter in der Buchhaltung können so die Auswirkungen der Spesenrichtlinien verstehen, Einblicke in das Ausgabeverhalten des Unternehmens gewinnen und potenziell unnötige Ausgaben erkennen. Digitale Spesenmanagement-Lösungen bemerken Auffälligkeiten und informieren die/den zuständigen Sachbearbeiter über einen möglichen Betrugsfall und verhindern, dass das Unternehmen mehr Geld ausgibt, als notwendig. Sowohl die Mitarbeiter in der Buchhaltung, als auch die Mitarbeiter, die ihre Spesenabrechnungen einreichen sind mit einer solchen Lösung nachweislich zufriedener.

Mit Spesen-Management Ausgaben besser verwalten

Der Einsatz einer digitalen Spesen-Management-Lösung während der Pandemie ermöglichte es den Unternehmen, ihre Ausgaben besser zu verwalten. Auch wenn die Mitarbeiter weniger gereist sind als zuvor, fielen weiterhin Ausgaben an, beispielsweise für die IT-Ausstattung oder ein geeignetes Remote-Setup der Mitarbeiter. Ohne ein Spesenmanagement-Tool müssen die Mitarbeiter ihre Belege ins Büro schicken, arbeiten jedoch alle von zu Hause aus, so kann es sehr lange dauern, bis die Unternehmen das Geld zurückerstatten können.

Mit einer digitalen Abrechnung der Geschäftsausgaben konnten Mitarbeiter auch während der Pandemie ihre Abrechnungen ohne Verzögerung von zu Hause aus erledigen. Außerdem haben die Unternehmen so auch eine bessere Kontrolle über die Ausgaben. Auch, wenn sie ihre Teams nicht persönlich sehen. Dank der digitalen Ausgabenverwaltung können sie ihr Budget effizienter verwalten, auch im Vergleich zur Zeit vor der Pandemie.

Spesen-Management: Ausblick in die Zukunft

Die Pandemie hat die Art und Weise, wie Unternehmen ihr Geld ausgeben, erheblich verändert. Die Digitalisierung beschleunigt und verändert den Markt für Spesenmanagement. Unternehmen müssen sich anpassen, ihr Ausgabenmanagement digitalisieren und nach einer besseren Lösung mit weniger Prozessen und mehr Flexibilität suchen. Aktuell lässt sich beobachten, dass sich der Übergang zu digitalen Prozessen während der Pandemie stark beschleunigt. So gibt es zwar weniger Ausgaben, aber die Nutzerzahlen von digitalen Lösungen sind gestiegen – im Fall von Jenji im Durchschnitt um 22 Prozent im Vergleich gleichen Zeitraum im Vorjahr.

Seit März 2020 werden auf unserer Plattform deutlich weniger Papierquittungen und -rechnungen und mehr digitale Rechnungen eingereicht. Vor der Pandemie waren 83 Prozent der eingereichten Spesenabrechnungen Quittungen und Rechnungen in Papierform, die anschließend von der Buchhaltung eingescannt wurden. Folglich wurden nur 17 Prozent der Abrechnungen digital eingereicht, diese Zahlen waren seit 2017 konstant. Seit März 2020 ist eine Verschiebung von fünf Prozent zu beobachten: Nur noch 78 Prozent der Abrechnungen werden in Papierform eingereicht und 22 Prozent in digitaler Form. Aber werden die Dinge wieder „normal“ werden, wenn die Pandemie vorbei ist? Wahrscheinlich wird eher das Gegenteil der Fall sein: Die Unternehmen werden weiterhin überdenken, wie sie ihr Geld ausgeben wollen, ob sie wirklich so viele Geschäftsreisen brauchen und auch „grünere“ Optionen in Betracht ziehen. (sg)

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Über den Autor:  Pierre Queinnec ist CEO von Jenji. Der 40-Jährige kann auf mehr als zwei Jahrzehnte Erfahrung in der Software-Branche zurückblicken: Bevor er Jenji 2014 gemeinsam mit Nicolas Andre gründete, war Queinnec Co-Founder und CTO bei Zenika sowie Mitgründer von Allegoria, einer SaaS-Lösung für Steuerberechnungen. Er hat einen Abschluss als Ingenieur von der École Supérieure des Sciences Informatiques (ESSI) in Sophia Antipolis und von der McGill University in Montréal. Die 2015 gegründete Jenji ist spezialisiert auf professionelles Spesen-Management und bietet auf Basis einer eigenen Technologie zahlreiche Lösungen zur Verwaltung von Spesenabrechnungen, Pauschalentschädigungen und Berufskosten, die für mittlere und große Unternehmen konzipiert sind.