Software-Evaluation – Worauf es dabei ankommt

Baljer & Zembrod ist ein führender Anbieter von innovativen Holzbearbeitungsmaschinen und von elektrobetriebener Umschlagtechnik für die Holz- und die Recyc­lingbranche. Großen Wert legt die Unternehmensleitung des Sondermaschinenbauers auf die Rundum-Betreuung der Kunden während des gesamten Projektverlaufs. Das heißt, von der Projektierungsphase über die Montage und bis hin zur Abwicklung des After-Sales. Alle in Altshausen bei Ravensburg gefertigten Maschinen, Anlagen und Fahrzeuge sind Unikate.

Software-Evaluation – Bereit für organisatorische Veränderungen

Bei der Erfüllung der individuellen Kundenwünsche standen die Verantwortlichen zunehmend vor der Problemstellung, den Überblick über die Gesamtauslastung, die Kostenentwicklung und den Fortgang der einzelnen Projekte zu behalten. Einer der Hauptgründe hierfür war fehlende Unterstützung in der Software-Evaluation. Im Einsatz befand sich ein veraltetes ERP-System, das für den Einzelfertiger nicht passte und daher im Laufe der Zeit immer weiter angepasst und ‚verbogen‘ worden war. Zusätzlich erschwerten diverse Insellösungen den Datenfluss. Um deutlich mehr Transparenz in die Abläufe zu bringen, entschloss sich die Unternehmensleitung daher, die Auswahl eines neuen ERP-Systems in Angriff zu nehmen.

Ganz oben auf der Liste der Anforderungen stand die Durchgängigkeit des Systems, u.a. sollten Zeiterfassung und Buchhaltung integriert sein. Eine weitere Grundvoraussetzung war eine nahtlos funktionierende Schnittstelle zum CAD- bzw. zum PDM- System. Hinsichtlich der Funktionalitäten stand die sogenannte wachsende Stückliste im Fokus. Denn wie in der Einzel-, Auftrags- und Variantenfertigung üblich, werden auch bei Baljer & Zembrod die beauftragten Sondermaschinen und Transportfahrzeuge im Fortlauf ihrer Entstehung kontinuierlich weiter auskonstruiert. Dies hat zur Folge, dass wichtige Wertschöpfungsprozesse wie Konstruktion, Beschaffung und Produktion zeitlich parallel zueinander stattfinden. Die Beschaffungs- und Fertigungsabläufe starten bereits, während die Produktentwicklung noch in vollem Gange ist.

Allgemeine Prozessorientierung klärt auf, worauf es bei der Software-Evaluation ankommt

Im Klaren waren sich die Projektverantwortlichen, dass die Implementierung einer unternehmensweiten Business-Software organisatorische Veränderungen bedingen würde. Eine externe Unternehmensberaterin sollte die Prozesse des Anlagenbauers intensiv evaluieren, um zu vermeiden, die Software-Auswahl an der bisherigen Organisationsstruktur auszurichten. Tatsächlich wurden in der Folge diverse Abläufe neu konzipiert. Dank dieser allgemeinen Prozessorientierung wussten alle Projektbeteiligten, worauf es bei der Software-Evaluation ankam.

Relativ schnell zeigte sich, dass generalistische Lösungen ohne Fokus auf die Losgröße 1+ aufgrund fehlender Funktionalität passten. Nachdem dann einige spezialisierte Anbieter ihre Lösungen präsentiert hatten, fanden sich die größten Übereinstimmungen bei ams.Solution. Auf Basis der Vorschläge der Key User nahmen deren Berater eine Geschäftsprozessmodellierung vor, woraufhin die Key User die Abläufe im Testsystem überprüften und schnell grünes Licht gaben.

Die Einführung funktionierte problemlos, da der Standard der Branchensoftware bis auf eine Anpassung komplett übernommen wurde. Derart nahe am Standard zu bleiben, bietet den Vorteil unkomplizierter Releasewechsel, verlangt allerdings auch die Bereitschaft, sich organisatorisch umzustellen. Einkaufs- und ERP-Projektleiter Sascha Maucher sagt dazu: „Nach den intensiven Gesprächen mit dem Anbieter war uns klar, dass man dort aufgrund der jahrzehntelangen Projekterfahrung sehr genau weiß, wie ein Standardprozess in der Auftragsfertigung ablaufen sollte. Daran haben wir uns orientiert, was sehr gut funktionierte und dazu führte, dass wir heute deutlich produktiver arbeiten.“

Umsatzwachstum um 15 Prozent dank neuer Branchensoftware

Ein Beispiel: Vormals erhielt die Fertigung eine Stückliste aus der Konstruktion, prüfte diese Liste und gab die Informationen auf Papier in den Einkauf weiter. Dort wurden die Angaben auf dem Zettel dann ins System eingepflegt und daraus eine Bestellung generiert. Heute hingegen erstellt die Konstruktion eine Stückliste in ams.erp und gibt sie elektronisch frei. Der Produktionsleiter hat die Stückliste direkt auf seinem Rechner, generiert daraus die Produktionsanforderungen, die dann wiederum vom System in den Einkauf weitergeleitet werden, wo die Bestellungen erfolgen. „Dieser papierlose und transparente Prozess in einem durchgängigen System verhindert Übertragungs- und Schreibfehler. Damit haben sich die Durchlaufzeiten und die Kosten signifikant reduziert“, sagt Sascha Maucher. Baljer & Zembrod konnte nach der Implementierung der Software umsatzmäßig um 15 Prozent zulegen, bei gleichbleibender Mitarbeiterzahl.

Um die Effizienzsteigerung durch den Einsatz der Branchensoftware zu verdeutlichen, lohnt ein Blick auf das Einkaufsvolumen von mehr als sieben Millionen Euro, das lediglich zwei Mitarbeiter verwalten. Die Software liefert die notwendige Flexibilität bei der Gestaltung der Konstruktionsabläufe, insbesondere beim Umgang mit Stücklisten, und gibt zudem erprobte Standardprozesse vor.

Der Autor Klaus Eichhorn ist Senior Consultant bei ams.Solution.