So gewinnen Unternehmen die volle Kontrolle über ihren E-Mail-Verkehr

Unternehmen mit komplexen oder hybriden E-Mail-Infrastrukturen müssen heutzutage eine immer größere Menge an Nachrichten sinnvoll verwalten und absichern. Hier bieten E-Mail-Kommunikationslösungen aus der Cloud einen klaren Wettbewerbsvorteil. Denn sie sind flexibel, skalierbar und ziehen geringe Kosten sowie keinen Wartungsaufwand nach sich.

Automatisierte Kontrolle des Mailverkehrs

Mit der Predelivery Logic bietet Retarus einen innovativen Werkzeugkasten, mit dem sich der eingehende E-Mail-Verkehr dank individueller Regelwerke einfach verwalten lässt. Flexible Kombinationsmöglichkeiten aus Bedingungen und Aktionen ermöglichen nahezu unbegrenzte Einsatzszenarien. Dabei spielt es keine Rolle, ob das Unternehmen seine E-Mail-Infrastruktur on-premises oder als Cloud Service betreibt. Mit der Predelivery Logic werden E-Mails schon zum Zeitpunkt der Interaktion mit der Retarus Enterprise Cloud, also noch bevor sie an die eigene Infrastruktur zugestellt werden, nach individuellen Regeln analysiert, optimiert und gegebenenfalls umgeleitet.

Individuelle Regelwerke für innovative Vorselektion

Der Funktionsumfang der Retarus Predelivery Logic reicht deutlich über den einer Policy Engine hinaus. Denn neben einem User-abhängigen Routing unterstützt der Service bei der Automatisierung von Geschäftsprozessen. Da E-Mails basierend auf Inhalt oder Sprache weiterverarbeitet werden können, lassen sich etwa Nachrichten an Funktionspostfächer automatisch vorsortieren. Je nach Sprache oder Inhalt des E-Mail-Bodys wird die Nachricht an die Server der richtigen Landesgesellschaft oder direkt an die zuständige Abteilung eines Unternehmens geroutet. Es ist auch möglich, E-Mails vollautomatisch und regelabhängig zu bearbeiten – vom Umschreiben der Adresse bis hin zum Hinzufügen eines Schlagworts in der Betreffzeile.

Konsequente Umsetzung von Compliance-Richtlinien

Zudem erlauben es die Regelwerke, E-Mails nach landesspezifischer Herkunft zu identifizieren und automatisch entsprechende Maßnahmen einzuleiten, etwa wenn das Unternehmen aufgrund der aktuellen politischen Lage, aus Sicherheitsgründen oder aufgrund interner Compliance-Vorgaben alle Nachrichten aus bestimmten Regionen vorsorglich isolieren möchte. So lassen sich je nach Konfiguration zum Beispiel E-Mails in die User-Quarantäne leiten. Per Retarus Email Live Search können Administratoren dabei den Weg einer Nachricht durch die gesamte Verarbeitungskette nachvollziehen.

Einheitlicher Auftritt nach außen

Individuelle Regelwerke lassen sich auch für den Outbound-Kanal festlegen. Ob Spin-off von Tochtergesellschaften, Carve-out, Zukäufe, Fusionen oder Rebranding – idealerweise treten Mitarbeiter bereits zum Stichtag unter einheitlichen Namen auf. In solchen Fällen kann die Firmenbezeichnung oder -Domain überprüft und bei Fehlerhaftigkeit automatisiert umgeschrieben werden.

Umfassender Support und Datenschutz

Als zentralen Self-Service stellt Retarus die Predelivery Logic über ein webbasiertes Administrationsportal bereit. Alle Regeln lassen sich dort transparent anlegen und verändern. In die eigentliche E-Mail-Infrastruktur des Unternehmens wird dazu nicht eingegriffen. Zudem stehen die Retarus-Experten bei der Umsetzung individueller Regeln für eine effiziente E-Mail- und Workflow-Automatisierung jederzeit beratend zur Seite. So lassen sich Probleme durch Zeitmangel oder noch unklare Organisationsstrukturen vermeiden sowie vorübergehende Maßnahmen mit geringem Aufwand umsetzen. Die Fehleranfälligkeit manueller Eingriffe reduziert sich dadurch deutlich. Generell setzt Retarus bei der Datenverarbeitung gezielt auf Local Processing. Alle Daten werden in selbst betriebenen, auditierbaren Rechenzentren verarbeitet. Neben branchenspezifischen Standards setzt Retarus stets höchste Compliance-Anforderungen sowie die DSGVO-Vorgaben um.