So gelingt Unified Communications mit Lotus Notes

Die meisten Unternehmen setzen für ihre Kommunikation auf die großen Groupware-Lösungen Microsoft Outlook/Exchange oder IBM Lotus Notes/Domino. Nach aktuellen Zahlen der Marktforscher von der Radicati Group deckt Microsoft dabei rund 50 Prozent des Marktes ab, Lotus Notes stemmt immerhin jedes fünfte Firmenpostfach, insgesamt mehr als 100 Millionen Mailboxen [1]. Für Unified-Communications-Lösungen ist es deshalb Pflicht, dass sie Lotus Notes perfekt unterstützen. Doch worauf muss man bei UC mit Lotus Notes achten?

Notes-Spezialitäten beherrschen

Wichtig ist, dass eine UC-Lösung ein paar Spezialitäten berücksichtigt, denn wie eingefleischte Notes-Nutzer wissen, ist ihre Groupware eine eigene Welt. So baut Lotus Notes beispielsweise auf Datenbanken auf. Weil diese Datenbanken in vielen Unternehmen sehr komplex gestrickt sind und noch dazu häufig individuell erweitert wurden, sollte die Einführung einer UC-Lösung keine Änderungen an den Datenbanken erfordern. Nur so kann man sicher sein, dass die Implementierung von UC nicht eine Kette von Anpassungsprojekten verlangt.

Um dem Administrator das Leben so einfach wie möglich zu machen, sollte sich UC für Notes so ins System integrieren, dass es beispielsweise vorhandene Adressdatenbanken einfach auslesen kann und sich etwa für die Benutzerverwaltung am Personendokument des öffentlichen Adressbuches bedient. Praktisch ist außerdem, wenn am Domino-Server überhaupt keine Installation vorgenommen werden muss, vielmehr die UC-Komponenten auf einem eigenen Server betrieben werden können. Auch bei weiteren Besonderheiten der Notes-Installation muss sich die passende UC-Lösung flexibel zeigen, zum Beispiel bei ausfallsicherem Cluster-Betrieb, beim Einsatz von Virtualisierung oder der Verarbeitung der internen Rich-Text-Felder. Neben den Notes-Spezialitäten gelten aber auch mit der IBM-Groupware folgende UC-Grundsätze:

Mail ist die Zentrale: Für so gut wie alle Unternehmen (99 Prozent) ist Mail ein wichtiges Kommunikationsmittel. Da die Mitarbeiter die meiste Zeit im Mail-Client verbringen, ist es sinnvoll, die Mailbox als Zentrale für die Integration sämtlicher Kommunikationswege zu nutzen. Beispiel SMS: Will ein Mitarbeiter eine SMS verschicken, sollte er nur die passenden Kontakte auswählen und den Text wie beim Verfassen einer Mail eintippen. Genauso einfach müssen auch andere Kommunikationswege bereitstehen, etwa Telefonie, Fax oder VoIP, so dass die Mailbox zur perfekten Kommunikationszentrale wird.

Schnelles Fax ist Pflicht: Nach Mail und Telefon steht das Fax ganz oben auf der Liste der Kommunikationsdienste. Rund 70 Prozent der Unternehmen nutzen Fax für Aufträge und Bestellungen. Ein Vorteil gegenüber E-Mail ist für viele Nutzer dabei Nachweisbarkeit und Rechtssicherheit. Da ebenfalls 70 Prozent der Firmen auch mehr als 100 Faxe pro Monat verschicken, ist eine schnelle und unkomplizierte Verarbeitung von Faxnachrichten ein Muss.

Über 4.000 mittelständische Firmen nutzen OfficeMaster

Diese und noch mehr Anforderungen erfüllt die OfficeMaster Version 4 der Ferrari electronic AG. Sie enthält sowohl die Konnektoren für IBM Lotus Notes als auch für Microsoft Exchange 2000 bis 2010 und für sonstige Mailserver und Windows-Systeme. Mehr als 4.000 mittelständische Unternehmen, die sich strategisch für IBM Notes/Domino Server entschieden haben, sind mit dieser UC-Lösung zufrieden, darunter auch Dieter Karl von der BAWAG, der Bank für Arbeit und Wirtschaft, Österreich: „Von allen im deutschsprachigen Raum angebotenen Unified-Messaging-Lösungen hat OfficeMaster die beste Integration in Lotus-Notes.“ Aber auch Großunternehmen wie Biotronik, Goodyear, Henkel oder die Techniker Krankenkasse vertrauen seit Jahren auf OfficeMaster als UC-Lösung. (ak)

Autor:  Bert Mittelstedt ist Produktmanager bei der Ferrari electronic AG.