Smart Workspace: Wie Technologie und Kultur Hand in Hand gehen

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In den letzten Jahren sind viele Unternehmen davon ausgegangen, dass sich sämtliche Herausforderungen durch Technologie lösen lassen. Doch dieses Versprechen hat sich nicht wirklich erfüllt. Denn statt Technologie am Arbeitsplatz auf den Menschen abzustimmen, muss sich der Mitarbeiter an der Maschine orientieren.
Smart Workspace

Quelle: Rawpixel.com/Shutterstock

Selbst moderne Wissensarbeiter haben den Dreh noch nicht raus: Auch sie müssen ihre Arbeitsweisen an die ihnen zur Verfügung stehenden Mittel anpassen. Zum Glück ändert sich diese Vorgabe in Unternehmen langsam. Gastautor Marc Paczian von Dropbox erklärt, welche Rolle dabei dem Smart Workspace zukommt.

Ich bin mir sicher, dass Talente ein unproduktives Tool- und Tech-Diktat von oben immer seltener akzeptieren und im Zweifel einfach zum nächsten Arbeitgeber wechseln, der ihnen die gewünschte Freiheit gewährt. Zu einem Unternehmen, das sie darin bestärkt, so zu arbeiten, wie sie es am besten können. Und ich bin überzeugt, dass in diesem und den Folgejahren immer mehr Unternehmen versuchen werden, das Gleichgewicht zwischen Kontrolle und Freiheit beim Einsatz von Tools zu finden.

Zu beobachten ist nicht weniger als ein Paradigmenwechsel: Der Wandel von aufgezwungener Technologie zur gemeinsamen Entscheidungsfindung, herbeigeführt durch die Erkenntnis, wie essenziell Vertrauen auf den einzelnen Anwender bei der Unterstützung progressiver IT-Strategien ist. Die Zeit für eine kulturell getriebene Tech-Revolution ist also endlich gekommen.

Smart Workspace: Konzentration auf die wichtigen Tools

Unabhängig von der Unternehmensgröße muss überall die zentrale Frage beantwortet werden: Wie erleichtert ein neues Tool überhaupt das Leben oder die Arbeit? Der Kernaspekt eines Werkzeugs soll und muss heutzutage die Vereinfachung sein. Die Gefahr bei immer neuen Tools ist jedoch, dass der Fokus verloren geht: Im Durchschnitt wechseln Wissensarbeiter täglich zwischen 35 Tools hin und her. Die Aufmerksamkeit ist in alle Winde zerstreut und es passieren häufiger Fehler, je mehr Tools im Einsatz sind. Gleichzeitig bringen alle Anwendungen ihre eigenen Benachrichtigungen mit sich, die für zusätzliche Ablenkung sorgen.

Um dieses Problem zu lösen, bedarf es eines intelligenten Arbeitsplatzes, der alles an einem Ort zusammenführt. Ein gutes Beispiel hierfür ist das Projektmanagement. In meinem Arbeitsalltag arbeite ich häufig mit Kollegen an Dokumenten in Dropbox, in denen wir alle wichtigen Informationen festhalten. Während man sich beim Ausarbeiten einer Idee voll im Fokus befindet, kommen hin und wieder Fragen auf, zu denen ich ein Feedback einer Kollegin oder eines Kollegen benötige. Dank Dropbox Spaces, kann ich, anstatt die Anwendung zu wechseln, direkt im Dokument der betreffenden Person eine Slack-Nachricht schicken oder ein Zoom-Meeting starten.

Tschüss „Ja, aber“ – willkommen „Ja, und”“

Doch in der heutigen Unternehmenskultur fällt es immer noch schwer, neue Tools trotz ihrer offensichtlichen Vorteile in Arbeitsabläufe zu integrieren. Lange Zeit lautete die Vorgabe für IT-Abteilungen „Never change a running system“. Das aber zwang sie häufig in die Rolle des Blockierers. Heute soll und muss die IT-Abteilung als Möglichmacher ganz selbstverständlich an Meetings auf Führungsebene teilnehmen und eine zentrale Rolle bei wichtigen

Entscheidungen und zukunftsgerichteten Strategien einnehmen. Auch der Dialog mit den Fachabteilungen darf dabei nicht fehlen: Um die passenden Tools für Wissensarbeiter auszuwählen, müssen IT-Entscheider die Anwender wirklich verstehen und ihnen auch helfen wollen. Ideal wäre es, an einer Kultur zu arbeiten, die Offenheit für neue Denkansätze beweist und die Neugier auf frische Technologien am Arbeitsplatz fördert. IT-Abteilungen sollten auch in Zukunft das letzte Wort haben, wenn es um die IT-Landschaft geht, und stärker ihre Verantwortung wahrnehmen, ein maßgeblicher Treiber in Sachen offener Denkkultur sein.

Smart WorkspaceQuelle: Dropbox
Mit den Smart-Workspace-Lösungen von Dropbox kommen Mitarbeiter zum Ziel.

Smart Workspace: Stetiger Austausch mit den Nutzern

Dazu gehört beispielsweise ein kontinuierlicher Austausch mit den Anwendern. Stellt man sich vor, dass die IT in regelmäßigen Abständen kleine Assessments mit der Belegschaft durchführt, um rauszufinden, wie die Bedienung der Tools klappt oder ob der Funktionsumfang für alle Jobanforderungen ausreicht, können schlechter Laune und Unproduktivität aufgrund aufgezwungener Tools Einhalt geboten werden. Gleichzeitig kann man auf diesem Weg Mitarbeiter über neue Funktionen aufklären und Hinweise zur besseren Nutzung geben. Standardisierte Prozesse und Formulare, so bürokratisch sie auch scheinen, beschleunigen den Weg von Anforderung zu Umsetzung.

Vor und bei der Einführung neuer Software sollten grundsätzlich alle involvierten Parteien in den Entscheidungsprozess miteinbezogen werden. Die einzelnen Fachabteilungen können praktische, innovative Investitionen vorschlagen, und das Unternehmen sollte so aufgestellt sein, dass schnell eine Entscheidung gefällt und die neue Technologie implementiert wird. Ziele sollten am Erfolg und der Zufriedenheit der Teams über den Einsatz der Technologie ausgerichtet sein.

Smart Workspace: Sicherheit der Prozesse gewährleisten

Ganz klar ist dabei allerdings auch, dass die Sicherheit des Unternehmens, die Sicherheit des Prozesses an erster Stelle steht. Die Freigabe eines Tools muss immer von oben kommen, um Sicherheitsrisiken und Produktivitätsverlusten vorzubeugen, und Nutzer müssen konsequent miteinbezogen werden. Eine aktuelle Studie der Bitkom zeigt, dass die meisten Sicherheitsprobleme durch unzureichend sensibilisierte Mitarbeiter verursacht werden. Die Einführung neuer Tools ist stets ein iterativer Prozess, bei dem fortlaufend die sich wandelnden Anforderungen erfasst, Lösungen getestet und optimiert werden. Nur so sind langfristig die Mitarbeiterzufriedenheit, die Sicherheit und der Erfolg des Unternehmens gewährleistet.

Dropbox Marc Paczian
Marc Paczian ist Solutions Architect bei Dropbox.

Über den Autor: Marc Paczian ist Solutions Architect und kultureller Botschafter bei Dropbox in der DACH-Region. Er berät fachlich und technisch zu den heutigen Anforderungen an die Arbeitsproduktivität. Er verfügt über mehr als 20 Jahre Erfahrung in der IT-Branche, insbesondere in den Bereichen Digital Workplace, EIM und Collaboration. In seiner Rolle analysiert er die Arbeitsweisen von Unternehmen und unterstützt sie bei Veränderungsprozessen. Vor Dropbox war Paczian bei OpenText und Tchibo (Prozessmanagement) tätig.
Dropbox ist Anbieter von Lösungen für Smart Workspace. Mit mehr als 600 Millionen registrierten Nutzern in 180 Ländern ist es die Mission von Dropbox, eine fokussierte Arbeitsweise zu schaffen.

Lesen Sie auch: Digital Workspace: Produktiveres Arbeiten im Homeoffice

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