Sicher und performant planen in der Shareconomy

Mit der komplett überarbeiteten und um reichlich neue Funktionen erweiterten Version von „project open“ lassen sich Projekte bei Dienstleistungsunternehmen jetzt noch einfacher abwickeln. Der Anbieter verstärkt im Release 4.0 vor allem die kooperativen Funktionen und positioniert das Produkt damit als Tool für professionelles PM sowohl in der Analog-, als auch in der Digitalwirtschaft.

Nach wie vor gestaltet sich die Verwaltung von Projekten in Unternehmen als schwierig. Sie basiert auf zu vielen Einzel-, oft auch nicht digitalen Tools und muss das Problem nicht integriert arbeitender Arbeitsgruppen bewältigen. Doch das muß nicht mehr sein. Software für Projektmanagement hat sich von sturen Verwaltunsprogrammen zu offenen Systemen für das erfolgreiche Abwickeln von Projekten gemausert. Die neue Version 4.0 des Klassikers „project open“ treibt diesen Trend aktiv voran und sorgt mit Features für Portfolio- und SLA-Management, CRM oder Finanzplanung für positive Veränderungen im Projektalltag.

„Schon heute hat uns der Einsatz von project-open einiges an Zeitersparnis gebracht, etwa durch das Vermeiden von Redundanzen“, erläutert Günter Eiermann, Geschäftsführer beim Spezialisten für industriellen Rohrleitungsbau Weber Engineering in Pulheim bei Köln, und fährt fort: „Durch die bereits jetzt erhöhte Prozess-Transparenz haben unsere Projektleiter alle Baustellen im aktuellen Überblick.“ Früher mußten sich die Weber-Projektleiter ihre Informationen aus mehreren unterschiedlichen Quellen mit hohem Aufwand zusammentragen. Das entfällt in Zukunft.

So wie Weber Engineerig sind heute weitere Industrieunternehmen, aber auch Banken und öffentliche Verwaltungen in das profesionelle Projektmanagement eingestiegen und erhöhen damit die Produktivität ihrer Mitarbeiter.  Denn Michel C. Valério zufolge, Projektleiter bei Weber, befindet sich das Unternehmen Dank der beim Produkteinsatz gewonnenen Erkenntnisse auf dem Weg der Prozessoptimierung: „Wenn alle unsere Vorhaben in project-open umgesetzt sind, haben wir ein stabiles System, auf das unsere Mitarbeiter von überall aus per Browser zugreifen können, mit einer relativ einfachen Oberfläche und mit einem Rollenmanagement, das es dem Anwender erlaubt, derzeit nicht nötige Funktionen wegzublenden und damit seine Nutzung zu vereinfachen.“

Das System unterstützt positive Veränderungen bei Anwendern durch eine Reihe neuer integrierender Funktionen in der ab sofort verfügbaren Version 4.0. Hierzu gehören neben der Datensynchronisation Funambol, der Im- und Exportfunktion für MS Project-Daten oder der Schnittstelle zu Sharepoint für einfachen Zugriff auf Dokumente auch ein Systemkonfigurator sowie AJAX-Support und ein neues XoWiki. Im neuen Release stellt das Management-Team von project-open die Software zudem erstmals im „Commercial Open Source“-Format zur Verfügung. Um Transparenz im Preismodell herzustellen, so Gründer und Geschäftsführer Frank Bergmann, werden ab der 4.0 die Module „Community“, „Professinal“ und „Enterprise“ angeboten.

Die neue Version 4.0 ist das erste Release nach 3 Jahren und enthält die seit dem entstandenen neuen Module, Erweiterungen und Verbesserungen. Installationsprogramme sind verfügbar für MS- 

Mit der Software wollen Bergmann und Mit-Geschätsführer Klaus Hofeditz auch in Zukunft Ordnung in die IT bringen. Das Management, so Bergmann, habe viel Geld in die IT investiert und wolle regelmäßig wissen, wie sich diese Kosten rechnen: „Dafür liefern wir das richtige Werkzeug und dies jetzt auch in den passenden Ausprägungen.  Unsere Tools geben einen genauen Überblick zum Stand aller erfassten Projekte, weil die zugrunde liegenden Informationen gut struktriert erfasst wurden, und damit erst über ausreichende Relevanz verfügen.“ Chefs erhalten somit handfeste Entscheidungshilfen auf Basis sauber erhobener Daten, die direkt aus dem laufenden Geschäftsbetrieb stammen, also vollständig, konsistent und ohne spezifische Klassifikationen sind.

Neue Module und wichtige Erweiterungen

• MS-Project Import und Export: ]po[ V4.0 ermöglicht jetzt den Import von MS-Project Projektplänen in ]po[ Projekte einschließlich Projektphasen, Aufgaben und Ressourcenzuweisungen. Die selben Informationen können auch wieder nach MS-Project, GanttProject oder OpenProj/ProjectLibre exportiert werden.
• Ressourcenmanagement: ]po[ V4.0 unterstützt jetzt Ressourcenmanagement sowohl fein granular pro Tag als auch grob granular pro Woche oder Monat. Dabei werden verfügbare Ressourcen den bereits geplanten Projekten gegenübergestellt unter Berücksichtigung von Mitarbeiterverfügbarkeit, Feiertagen und geplanten Absenzen.
• XoWiki: ]po[ enthält jetzt ein Wiki mit Media-Wiki ähnlicher Syntax und HTML „WYSIWYG“ Editor. Damit ist es Organisationen einfach möglich, „Webseiten“ zu bestimmten Themen, Projekten, Abläufen, Organisationen etc. zu erstellen und mit den Projektmanagementfunktionen von ]po[ zu verknüpfen.
• Finanzplanung: Das neue Modul ermöglicht die Planung verschiedener Kostenarten pro Projektfase, Zeiteinheit oder Projektressource. Die geplanten Kosten werden in die Gewinn- und Verlustrechnung pro Projekt integriert. In anderen Anwendungsszenarien des Moduls kann auch Cashflow geplant werden oder die Budgets pro Kostenart in Organisationen öffentlichen Rechts.
• Risikomanagement: Das neue Modul ermöglicht es Projektrisiken zu erfassen und finanziell zu bewerten. Risiken werden grafisch in einer 5×5 Matrix dargestellt und können über Kundenspezifische Zusatzfelder und Workflows erweitert werden.
• Projekt Baselines: Eine Projekt „Grundlinie“ ist eine Version eines Projektplans, die nicht mehr verändert werden kann. Grundlinien können durch das Management abgesegnet werden, und dienen als Referenz für spätere Vergleiche mit dem aktuellen Projektplan. Dadurch kann das Management beispielsweise den Grund für Verzögerungen oder Budgetüberläufe analysieren.
• Grundlinien sind nur in der Enterprise Version von ]po[ enthalten.
•  SLA Management: Das neue Modul ist eine Erweiterung des schon länger existierenden Helpdesk Moduls. Es erlaubt, Vertragsparameter aus SLA („Service Level Agreements“ – Leistungsverträgen) zu definieren, zu evaluieren und automatisch zu verfolgen. Beispiele für solche Parameter sind Antwortzeit, Erstlösungsrate, Lösungzeit etc. Das Modul kann Warnungen verschicken, wenn ein SLA Parameter verletzt wird oder dabei ist, verletzt zu werden.
• Email Integration: Eingehende Emails können nun mit Projekten und Benutzern assoziiert werden. Dazu vergleicht ]project-open[ den Email Betreff nach Projektnummern und sucht nach den Email Addressen registrierter Benutzer. Das Modul lässt sich im CRM-Bereicht verwenden für die Nachverfolgbarkeit der Kundenkommunikation oder als Teil des Service-Managements.
• Management-Berichte im PowerPoint/Impress Format: Ein neues Berichtsmodul erlaubt es, Berichte im OpenOffice Impress Format (äquivalent zu PowerPoint) zu definieren. Diese Berichte können direkt mit MS-PowerPoint geöffnet werden, wenn OpenOffice Import Filter in MS-Office installiert wurden. Alternative kann auch ]project-open[ serverseitig die Konvertierung durchführen.
• Microsoft Active Directory und LDAP Integration: Microsoft Active Directory (AD) enthält als Teil von Microsoft Server in größeren Organisationen die Liste aller Benutzer und deren Berechtigungen. ]po[ V4.0 enthält einen neuen Assistenten, der menügesteuert eine Verbindung zu AD aufbaut und die Liste der Benutzer in ]po[ importiert. ]po[ unterstützt mehrere AD Server und synchronisiert die Benutzerinformationen mit dem AD-Server bei jedem Anmeldeversuch eines Benutzers.
• BEST Web-Services API: ]po[ V4.0 enthält ein erweitertes Web-Services API auf Basis von REST (Anm. d. Red.: REST ist der „Kleine Bruder“ von SOAP. DAs Simple Object Access Protocol ist ein anerkannter Standard, aber unglaublich kompliziert. Kurzerhand wurde es von einem US-Entwickler entschlackt, seitdem läuft der Datenaustausch  und alle machen plötzlich SOAP/Rest)  – Einer der ]po[ -Anwender, Cambridge Technology, hat grade mit REST eine Webservice-Schnittstelle geschrieben, um das komplette ]po[ -System damit fernsteuern zu können. Das REST-API umfasst sämtliche Geschäftsobjekte in ]po[. Damit ist es externen Anwendungen möglich, ]po[ komplett „fernzusteuern“ und so ]po[ als Datenablage zu verwenden.
• Outlook und Mobil Integration: Die Linux-Version von ]po[ enthält ein neues und experimentelles Modul zur Integration von MS-Outlook und anderen PIM (Personal Information Manager) Anwendungen von mobilen Geräten. Mittels Integration mit dem open-source „Funambol“ Sync-ML Servers können Aufgaben, Tickets und Kontakte mit PIMs synchronisiert werden. Neue Aufgaben werden von ]po[ zu den PIMs gepusht, und im PIM als erledigt markierte Aufgaben werden auch in ]po[ geschlossen. Dieses Modul erfordert derzeit noch Handarbeit von einem erfahrenen Systemadministrator.
• SVN, GIT und CVS Integration: Dieses Modul erlaubt es, Änderungen am Quellcode von Anwendungen zu ]po[ Tickets und Projekten zuzuordnen. Die Änderungen werden dann auf den entsprechenden Seiten von ]project-open[ angezeigt. Mit diesem Modul ist eine vollständige Nachverfolgbarkeit von Änderungsprozessen an kritischen Servern möglich, wie beispielsweise in den Base II oder SoX (Sarbanes-Oxley) Kriterien vorgeschrieben.
• SharePoint Integration: Dieses Modul erlaubt eine einfache Integration von MS-SharePoint, indem ]po[ Projekten eine Seite in SharePoint zugewiesen wird.

 Die komplette Featureliste ist unter http://is.gd/yfvMg0 abrufbar.