Scan to Go Green: Digital ist erste Wahl

Der hohe Papierverbrauch, dem jährlich 768 Millionen Bäume zum Opfer fallen, hat dramatische Folgen, wie der Report on the State of the Paper Industry von 2011 zeigt: der Abbau und das Verschwinden von Wäldern, die dem Klimawandel entgegenwirken könnten, die Zerstörung von Lebensräumen zahlreicher Tier- und Pflanzenarten, Luft- und Wasserverschmutzung mit giftigen Chemikalien wie Quecksilber und Dioxin sowie die Produktion des starken Treibhausgases Methan, das bei der Zersetzung von Papier auf Mülldeponien entsteht.

Dabei lohnt es sich für jedes Unternehmen auch aus ökonomischer Sicht, den Weg der Nachhaltigkeit zu verfolgen. Schon das Digitalisieren der Kerngeschäftsprozesse kann zu erheblichen Einsparungen führen – und zugleich einen großen Beitrag für unsere Umwelt leisten. Die Zahlen sprechen für sich:

• Laut futurelawoffice.com kostet das Befüllen eines Aktenschranks mit vier Schubladen 20.000 Euro und weitere 1.600 Euro pro Jahr dessen Verwaltung
• Laut dem Verband AIIM betragen die Kosten für die Ablage eines Dokuments 16, für die Suche nach einem falsch abgelegten Dokument 98 Euro.
• Laut dem amerikanischen Inc Magazine belaufen sich die Kosten für die Wiederherstellung eines verloren gegangenen Dokuments auf 204 Euro.
• Laut ARMA International werden in Unternehmen bis zu 20 Prozent der Unterlagen falsch abgelegt.

Vor diesem Hintergrund lassen die von Xerox ermittelten Verbrauchsstatistiken erahnen, wie teuer Papierprozesse Unternehmen und Umwelt zu stehen kommen: Ein Büroangestellter verbraucht durchschnittlich bis zu 10.000 Blatt Papier pro Jahr. Dabei landet fast die Hälfte, nämlich 45 Prozent der Dokumente, bereits innerhalb eines Tages nach ihrer Entstehung im Papiermüll.

Nachrechnen kann sich lohnen

Unternehmen können vor allem mit zwei Maßnahmen den Papiereinsatz auf ein Minimum reduzieren. Zum einen durch eine veränderte Arbeitsweise der Mitarbeiter. Dazu gehört es beispielsweise, dass sie digital erzeugte Informationen wie Internet-Inhalte, E-Mails oder elektronische Dokumente nicht mehr ausdrucken. Laut Cap Venture sind 80 Prozent aller Informationen immer noch in Papierform vorhanden. Und das, obwohl bereits 80 Prozent der Dokumente, mit denen wir arbeiten, irgendwo auf einem Computer liegen. Zum anderen können elektronische Prozesse den Weg zum papierarmen Büro ebnen. Durch Document Imaging als zentraler Bestandteil des Enterprise Content Management (ECM) lässt sich Papier in digitale Dokumente umwandeln. So wird nur ein einziges Exemplar gespeichert, verwaltet und elektronisch verteilt.

Das rechnet sich: Laut den Analysten des Verbands AIIM International kann ein Zehn-Personen-Unternehmen durch das Einscannen von Dokumenten schon nach nur vier Monaten die Investitionskosten mehr als kompensieren. Zusätzlich bringen der Betrieb eines Scanners und leicht modifizierte Prozesse innerhalb eines Jahres weitere Einsparungen von 940 Euro. Wie groß das individuelle Einsparpotenzial ist, zeigt der ROI-Rechner der Fujitsu-Tochter PFU (http://scanners.fcpa.fujitsu.com/scansnapit/go-green/DE/roi-calculator.php).

Mit wenigen Eingaben können Verantwortliche berechnen, wie schnell sich der Einsatz eines Scanners lohnen würde. Der ROI-Rechner kalkuliert auch den Green ROI: Am Ende der Berechnung sieht das jeweilige Unternehmen, wie viele Bäume es durch den reduzierten Papierverbrauch retten könnte. Laut AIIM und Techsoup entstehen aus einem Baum rund 12.500 Blatt Papier.

Digitale Prozesse – die Alternative zum Papierchaos

Vom Einmannbetrieb bis zum Weltkonzern gilt: Je früher und nahtloser papierbasierte Informationen in Geschäftsprozesse integriert werden, desto spürbarer sind die Vorteile, was Kosten, Qualität und Effizienz angeht. Denn mit digitalen Prozessen lassen sich die Abläufe beschleunigen, Fehlerquellen minimieren und die involvierten Mitarbeiter entlasten. Zudem sinken die Kosten, die Prozesse werden schlanker, die Mitarbeiter haben besseren Zugang zum Unternehmenswissen und die abteilungs- und organisationsübergreifende Zusammenarbeit wird gefördert.

Doch wie lassen sich papierbasierte Informationen möglichst effizient in die geschäftlichen Abläufe des Unternehmens einbringen, um sofort über IT-Applikationen nahtlos verarbeitet werden zu können? Moderne Scan-Lösungen erlauben es den Mitarbeitern, Dokumente zentral im Front Office oder dezentral an den Arbeitsplätzen einzuscannen, automatisch digital abzulegen und per Knopfdruck in die anstehenden Folgeprozesse zu integrieren. Je nach IT-Umgebung ist es sogar möglich, die digitalen Dateien direkt an Cloud-Anwendungen zu senden. Im Idealfall können Mitarbeiter per Knopfdruck entscheiden, wohin die gescannten Dokumente geleitet werden: an Faxsysteme, E-Mail-Empfänger, im Netzwerk verfügbare Drucksysteme oder einfach an nachgelagerte IT-Anwendungen, Dateisysteme oder SharePoint-Portale. Auch das Adressieren mehrerer Systeme, etwa ein Archiv und einen spezifischen Workflow, gehört bei ausgereiften Scan-Lösungen inzwischen zum Standard. Wichtig ist, dass die Anwender ohne Erklärungs- und Schulungsaufwand ihre Dokumente auf Knopfdruck einscannen können. Nur so stoßen die veränderten Prozesse schnell auf breite Akzeptanz seitens der Mitarbeiter.

Interview mit Sabine Holocher, PR & Marketing Specialist EMEA, PFU Imaging Solutions GmbH

digitalbusiness CLOUD: Das papierlose Büro ist in den meisten Unternehmen noch nicht Realität. Wie können Unternehmen mit passenden Scan-Lösungen die Papierflut reduzieren?

Sabine Holocher: Indem sie Papierdokumente gleich am Anfang des Bearbeitungsprozesses einscannen und digital verteilen, anstatt sie zu kopieren. Bedenkt man, dass im Schnitt heute jedes Papierdokument 19 Mal existiert, lässt sich damit jede Menge Papier vermeiden – und natürlich auch Kosten. Würde jedes Papierdokument nur ein Mal kopiert, könnte sich ein Unternehmen mit einem Scanner jährlich bis zu 1.250 Euro an reinen Kopierkosten sparen. Dabei sind Verwaltungs- und Ablagekosten noch gar nicht berücksichtigt.

digitalbusiness CLOUD: Durch Reduzierung der papiergestützten Informationen lassen sich auch die Geschäftsprozesse optimieren. Welchen Ansatz empfehlen Sie hierfür ihren Kunden?

Sabine Holocher: Beim Ansatz Scan to Process können die Mitarbeiter die Dokumente nach dem Scannen automatisch digital ablegen und per Knopfdruck in produktive Folgeprozesse integrieren. Dokumentenmanagement und Enterprise Content Management schließen sich quasi nahtlos an den Scan-Prozess an. Mit Scan to Cloud lassen sich die gescannten Informationen sogar direkt in Cloud-Anwendungen weiterverarbeiten. Beide Varianten bringen vor allem zwei Vorteile: Zum einen lassen sich die Informationen effizienter verwalten und bearbeiten. Zum anderen sinken die Bearbeitungskosten für die manuelle Dateneingabe, das Sortieren, Ablegen, Speichern, Übermitteln und Wiederfinden von Informationen.

digitalbusiness CLOUD: Welche Auswirkungen hat die Reduzierung von Papier auf die vorhandenen Drucksysteme in Unternehmen?

Sabine Holocher: Vor allem positive, denn die Unternehmen können auf diesem Weg die Kosten für die Drucksysteme deutlich senken. Nach der Anschaffung fallen laufende Kosten für Wartung und Verbrauchsmaterial an. Alleine die Druckkosten für 1.000 Blatt belaufen sich auf etwa 14 Euro. Hinzu kommt der Aufwand für Verwaltung und Ablage von Papier, der nicht unterschätzt werden sollte. Vor allem, weil mehrere Mitarbeiter in unterschiedlichen Abteilungen die gleichen Dokumente ausdrucken, bearbeiten und ablegen.

digitalbusiness CLOUD: Wann wird das papierlose Büro Realität sein?

Sabine Holocher: Das komplett papierlose Büro wird es wohl auch in absehbarer Zukunft nicht geben, schon allein aus rechtlichen Gründen. Aber das papierarme Büro ist aus technischer Sicht schon heute realisierbar. Allerdings wird es noch einige Zeit dauern, bis sich die digitalen Prozesse als Standard etabliert haben.