Scan-Lösung in der Cloud erhöht Effizienz

Eine Scan-Software im Stile eines Workflow-Systems ist ein entscheidender Baustein in jedem Dokumentenmanagement-System. Eine optimale Qualität der gescannten Belege ist für die Akzeptanz eines Systems ebenso wichtig wie die Minimierung von manuellem Erfassungsaufwand zur Erstellung der Metadaten für die Beschreibung und spätere Recherche eines Dokuments in einem DMS. Im Bereich der Posteingangslösung, der Altbestanddigitalisierung und als Archivierungsplattform bieten sich heute bereits ausgereifte Cloud-basierte Lösungen an. Besonders für die digitale Belegarchivierung, ganz egal ob bei kleinen, mittelständischen oder großen Unternehmen nahezu jeder Branche, stellen Cloud-Lösungen häufig günstige Alternativen zu teurer Hardware dar. Insbesondere wenn zeitbegrenzte Scan-Projekte, womöglich auch standortübergreifend, initialisiert werden, in denen eine Scansoftware zum  Einsatz kommen soll, sind Lösungen in der Cloud mit flexiblen und zeitlich begrenzten Lizenzmodellen eine Option.

Was macht eine gute Scan-Software aus?

Eine leistungsfähige Scan-Software lässt sich reibungslos und unkompliziert in alle gängigen DMS-Lösungen einpassen und verwendet zur Image-Optimierung verschiedene Technologien zur Bildverbesserung und Bereinigung von Dokumenten, einerseits durch die Einbindung entsprechender Hardware- und Softwarelösungen, die von namhaften Scanner-Herstellern zur Verfügung gestellt werden, andererseits durch speziell entwickelte Module, die sich nahtlos in den vorhandenen Workflow einbinden lassen. Bereits bei der Belegerfassung sollte durch die Verwendung modernster Erkennungs- und Auslese-Software bei der Belegklassifizierung und zur Belegung und Füllung von Indexwerten höchste Effizienz erzielt werden. Eine intuitive Bedienerführung, ein modularer Aufbau und eine hohe Flexibilität bei der Realisierung individueller Anforderungen und das unbegrenzte Volumen der zu verarbeitenden Belegmenge tragen darüber hinaus zu einer hohen Nutzerakzeptanz bei.

Besonderes Merkmal ist der modulare Aufbau, der es erlaubt, mandanten- beziehungsweise jobspezifisch die zur Verfügung stehenden Module nach den jeweiligen Erfordernissen in einen Workflow zu integrieren, der einen weitgehend automatischen Prozessablauf vom Scannen bis zur Übergabe an ein DMS sicherstellen soll. Ein wesentlicher Vorteil hierbei ist die Tatsache, dass sich der Workflow in Abhängigkeit entsprechender Parameter, beispielsweise bestimmter Indexwerte oder Klassifizierungsmerkmale, verzweigen kann und eine parallele Weiterverarbeitung mit unterschiedlichen Prozessdesigns möglich ist. Für Unternehmen wird der Einsatz einer Scan-Software besonders dann interessant, wenn sich viele individuelle Anforderungen realisieren lassen, ohne dass es eine zusätzliche Programmierung braucht.

Cloud-Lösung ist standortunabhängig

Immer mehr Unternehmen haben auch im Bereich des Dokumentenmanagements die Cloud für sich entdeckt. War vor einigen Jahren hauptsächlich der Bereich SaaS und Archivierung beziehungsweise Storage von Interesse, profitieren jetzt auch Unternehmen im Bereich Informations- und Dokumentenmanagement von den neuartigen Cloud-basierten Scan-Lösungen. Diese ermöglichen eine standortunabhängige Erfassung und Weiterverarbeitung von Dokumenten in einer vollständig virtualisierten Umgebung. Durch die Verwendung einer verschlüsselten Verbindung können Anwender von überall her auf die Plattform zugreifen und sowohl unterwegs als auch im Büro Dokumente bearbeiten.

Organisatorische Voraussetzungen schaffen

Um eine Cloud-Scan-Lösung erfolgreich zu implementieren, ist es unabdingbar, die organisatorischen Voraussetzungen dafür zu schaffen. Erfahrungsgemäß gelingt dieses mit Hilfe externer Beratungshäuser häufig besser, da besonders mittelständische Betriebe so auf wesentlich größere Erfahrungswerte zurückgreifen können. Hier gilt es dann, im Blick auf die Mitarbeiter im Unternehmen Aufklärungsarbeit in Sachen Sicherheit, Datenschutz und Verfügbarkeit zu leisten. Besonders sollte im Vorhinein eruiert werden, ob eine Private oder Public Cloud zum Einsatz kommen soll.

Investitionen in Hardware entfallen

Durch den Einsatz einer Cloud-Lösung entfallen Investitionen in die hauseigene Hardware sowie zusätzliche Kosten für Softwarelizenzen, Wartung und Administration. Dies gestattet auch kleinen und mittelständischen Unternehmen mit erwartungsgemäß geringerem Belegvolumen die Nutzung einer professionellen und leistungsfähigen Software-Lösung. Äußerst wichtig ist allerdings, dass eine Cloud-Lösung dem Anwender das volle Funktionsspektrum einer klassischen Scan-Software bietet. Außerdem sollte jederzeit ein operatives und technisches Monitoring wichtige Statusinformationen über das aktuell in Bearbeitung befindliche Dokumentenvolumen sowie die Auslastung der Hardware geben und dabei helfen, die Kontrolle über alle Vorgänge zu behalten. Flexible Vertragslaufzeiten und die Wahl des benötigten Speicherplatzes machen es für Anwender einfach, den Überblick zu behalten.

Lokales Rechenzentrum

Häufig äußern an Cloud-Lösungen interessierte Unternehmen Bedenken, dass Daten, die in der Cloud gespeichert werden, nicht selten im Ausland lagern und somit die rechtlichen Gegebenheiten eher schwer festzustellen sind. Aus diesem Grund empfiehlt es sich, ausschließlich mit Dienstleistern zusammenzuarbeiten, die auf ISO 27001 zertifizierte Rechenzentren zurückgreifen und die entsprechende Ausfallsicherheit der Hard- und Software gewährleisten. Darüber hinaus zeichnet sich eine geeignete Lösung dadurch aus, dass neben den normalen Speicherkapazitäten auch private Cloud-Angebote buchbar sind. Tatsache bleibt, dass variable und individuell anpassbare Preismodelle die Cloud sowohl für kleinere als auch größere Anwendungen und Unternehmen attraktiv macht.

Autor: Dieter Woeste, Geschäftsführer der Alos GmbH