Run auf Managed E-Mail Services von Retarus

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Die öffentliche und politische Diskussion um die permanente Erreichbarkeit von Arbeitnehmern durch E-Mail-Nachrichten außerhalb der regulären Arbeitszeit löst beim E-Mail-Spezialisten Retarus eine verstärkte Nachfrage nach Managed Mail Services aus. Grund hierfür ist die neue Funktion „Quiet Time“. Damit ist Retarus der einzige Anbieter, der es Unternehmen ermöglicht, den eingehenden externen E-Mail-Verkehr auf mobilen Endgeräten zeitlich zu steuern. So werden Mitarbeiter nach Feierabend und an Wochenenden zuverlässig von elektronischer Post entlastet, während gleichzeitig geschäftskritische Mail-basierende Unternehmensprozesse weiter laufen.


Bundesarbeitsministerin Ursula von der Leyen hatte am 12. Juni 2012 im Gespräch mit der „Bild-Zeitung“ eine deutliche Trennung von Arbeit und Freizeit gefordert. Besonderes Augenmerk legte sie dabei auf die digitale Kommunikation, die immer mehr Arbeitnehmer auch nach Feierabend mit dienstlichen Nachrichten belastet: „Es muss ganz klare Regeln innerhalb eines Betriebes geben, was Handy-Kultur, Mailverkehr angeht. Diese Regeln müssen vom Arbeitgeber gesetzt, aber auch von den Beschäftigten gelebt werden.“ Von der Leyens Forderung nach „Funkstille in der Freizeit“ wird seither von den Medien aufgegriffen und bundesweit mit großem Echo diskutiert. Zugleich sorgt sie für ein deutlich erhöhtes Interesse an den Mail-Diensten von Retarus. Die in den Retarus Managed E-Mail Services integrierte Funktion „Quiet Time“ ist in der Lage, den geforderten Freizeitschutz zu liefern, ohne automatisierte Mail-basierende Geschäftsprozesse in Unternehmen zu behindern.


Bereits Ende 2011 begann die retarus GmbH mit der Entwicklung von Quiet-Time. Auslöser war nicht zuletzt eine Betriebsvereinbarung der Volkswagen AG, in der sich der Automobilhersteller verpflichtete, die Zustellung und Weiterleitung dienstlicher E-Mail-Nachrichten auf mobile Endgeräte außerhalb der Kernarbeitszeit automatisch zu unterbinden. Seit Anfang Juni 2012 ist diese Funktion für Unternehmen verfügbar.


„Wir waren keineswegs überrascht, als wir Mitte Juni vom Vorstoß der Bundesarbeitsministerin Ursula von der Leyen erfuhren, den dienstlichen Mailverkehr außerhalb der regulären Arbeitszeit zu reglementieren“, erklärt Retarus-Gründer und Geschäftsführer Martin Hager. „Es war nur eine Frage der Zeit, bis die Politik mit dieser Forderung in die Öffentlichkeit geht. Das Thema Freizeitschutz steht bereits seit langem auf der Agenda und viele Unternehmen suchen händeringend nach Möglichkeiten, dieses Problem im Einklang mit Unternehmensrichtlinien zu lösen. Die anschließende Diskussion in Medien und Öffentlichkeit unterstreicht nur die Aktualität des Themas.“


Alltagstauglicher Freizeitschutz
Quiet Time erlaubt es, Zeitintervalle zu definieren, in denen keine E-Mails von externen Absendern zugestellt werden. Ist Quiet Time aktiviert, werden E-Mails nicht mehr unmittelbar zugestellt, sondern während des definierten Zeitraums in den Retarus-Rechenzentren zwischengespeichert. Nach Ablauf eines Zeitintervalls werden alle bis dahin zurückgehaltenen Nachrichten dem Anwender automatisch zugestellt. So lassen sich Corporate Mail Policies und Betriebsvereinbarungen, wie sie derzeit diskutiert werden, problemlos per Mausklick umsetzen.


Gleichzeitig nimmt Quiet Time auch Rücksicht auf betriebliche Erfordernisse: In Unternehmensrichtlinien oder Betriebsvereinbarungen festgelegte Ruhezeiten lassen sich für einzelne Empfänger oder Empfängergruppen individuell einstellen, so dass etwa Support- oder Außendienst-Mitarbeiter weiterhin rund um die Uhr erreichbar bleiben. Ebenso lässt sich eine Durchleitfunktion für E-Mails mit hoher Priorität einstellen, damit geschäftskritische Nachrichten die zuständigen Personen stets unmittelbar erreichen. In Ausnahmesituationen gewährleistet eine Notfallfunktion, dass alle Nachrichten trotz Quiet Time sofort zugestellt werden.


Kontinuierliche Entwicklung professioneller Services
„Die dynamische Entwicklung der elektronischen Kommunikation während der zurückliegenden zwei Jahrzehnte stellte Unternehmen immer wieder vor neue Herausforderungen“, erläutert Martin Hager. „Der ursprüngliche Vorzug von E-Mails, ihre Adressaten schnell und kostengünstig zu erreichen, führte beispielsweise dazu, dass die Mail-Systeme von unerwünschten Werbe-Mails überflutet wurden. Um den professionellen Einsatz von Mails auch weiterhin sicherstellen zu können, war es seinerzeit unerlässlich, effiziente Spam-Filter zu entwickeln und zu implementieren. Genauso zeichnete sich die Frage der digitalen Erreichbarkeit außerhalb der Arbeitszeit schon vor Monaten ab – und wir fanden eine für Arbeitnehmer- und Arbeitgeberseite praktikable Lösung. Nicht anders werden wir auch in Zukunft kontinuierlich daran arbeiten, Funktionen zu entwickeln, die die zahlreichen Vorteile der E-Mail-Kommunikation erschließen und den Umgang mit der E-Mail wieder sinnvoll, nützlich und menschlich gestalten.“


Die retarus GmbH feiert in diesem Jahr ihr 20-jähriges Bestehen: Im Jahr 1992 begann das Unternehmen mit der Entwicklung von E-Mail-Dienstleistungen. Von Anfang an ging es Retarus darum, den professionellen Einsatz von E-Mail in Unternehmen kontinuierlich zu optimieren: So zählt Retarus zu den ersten Anbietern, die einen umfassenden Schutz vor Viren, Spam oder Phishing-Attacken offerieren konnten. Professionelle Archivierungs- und Verschlüsselungslösungen sowie elektronische Signaturen gewährleisten zudem, dass die elektronische Unternehmenskommunikation national und international rechtskonform abläuft.

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