Robotic Process Automation: So verbessert Automatisierung die Effizienz in der Personalabteilung

Rekrutierung neuer Mitarbeiter, Onboarding, Gehaltsabrechnung, Aus- und Weiterbildung, Compliance-Reporting und vieles mehr – die Aufgabenliste des Human Resources Management (HR) ist meist lang. Und in Zeiten des Fachkräftemangels und steigender arbeitsrechtlicher Regulierung kommt dieser Unternehmensabteilung eine zunehmend große Bedeutung zu. Zugleich sind Unternehmen angesichts des globalen Wettbewerbsdrucks stets angehalten, ihre Effizienz zu erhöhen, indem sie Zeit und Kosten senken – das gilt insbesondere für die Verwaltung. Ein Ausweg aus diesem Dilemma bietet Robotic Process Automation, die Automatisierung von Prozessen durch Software-Roboter.

Robotic Process Automation: Gehaltsabrechnung automatisiert durchführen

Außer anspruchsvolle Aufgaben, die menschliche Entscheidungskompetenz erfordern, beinhaltet die Arbeit von HR auch viele repetitive, zeitintensive und fehleranfällige Tätigkeiten. Robotic Process Automation kann dabei helfen, HR-Mitarbeiter von letzteren zu befreien, um sich auf erstere zu konzentrieren. Und das ist bei weitem kein Zukunftsszenario – so ist die die automatisierte Abwicklung der Gehaltsabrechnung ein bereits existierendes Beispiel, das zeigt, wie RPA für das effiziente und effektive Personalmanagement von Heute und in Zukunft eingesetzt werden kann.

Wie können beispielsweise die bisher manuelle und papierbasierte Gehaltsabrechnung und das Lohnzettelmanagement eines Fertigungsunternehmens mit mehreren Tausend Mitarbeitern automatisiert werden? Anstatt Daten händisch zusammen- und eintragen zu müssen, erstellen Software-Roboter automatisch die Lohnzettel aus den im HR-System hinterlegten Mitarbeiter- und Vertragsdaten und stellen sie in digitaler Form bereit.

Um den Zugang der Mitarbeiter zu den neuen Lohnzetteln möglichst bequem und einfach zu gestalten, können diese etwa über ein spezielles Portal auf dem Smartphone bereitgestellt werden. Das Resultat der Prozessautomatisierung mittels RPA: eingesparte Arbeitszeit, die sonst in die manuelle Erstellung der Gehaltsabrechnungen geflossen wären, eine höhere Transparenz durch die volle Auditfähigkeit von RPA und Vermeidung von Datenübertragungsfehlern, wie sie bei manueller Eingabe leicht entstehen können.

Robotic Process Automation: Automatisiertes Recruiting von Fachkräften

Ein vielleicht noch wichtigerer Aspekt der HR-Arbeit kommt jedoch zum Tragen, noch bevor es an die Gehaltsabrechnung geht – nämlich beim Recruiting und Onboarding neuer Mitarbeiter. Qualifizierte Fachkräfte zu finden und schnell einzuarbeiten ist für viele Unternehmen heute ein zentraler Faktor für ihr Wachstum und ihre Wettbewerbsfähigkeit. Benötigt etwa ein Technologieunternehmen hochspezialisierte IT-Fachleute, ist es schwer, passenden Ersatz zu finden, falls ein Mitarbeiter das Unternehmen verlässt. Das Problem ist, dass die Kündigungsfrist für Mitarbeiter oft 30 Tage beträgt, es aber zwischen 90 und 120 Tagen dauern kann, einen Spezialisten mit vergleichbarer Expertise und Erfahrung zu finden. Dadurch entstehen Lücken im System, in denen wichtige Positionen entweder nicht oder von nicht ausreichend qualifizierten Personen vertretungsweise besetzt sind.

Wie lässt sich das Finden von Fachkräften mittels Robotic Process Automation erleichtern und deren Onboarding beschleunigen? Softwareroboter durchsuchen Karrierenetzwerke und Plattformen für Geschäftskontakte nach bestimmten Kriterien. Das wichtigste Kriterium sind dabei relevante Qualifikationen oder solche, die denen von Spezialisten ähneln, für die ein Ersatz gesucht wird. Das zweite Kriterium ist, wie oft die Fachkräfte in der Vergangenheit Stellen gewechselt haben, um so die Wahrscheinlichkeit einschätzen zu können, dass sie an einem erneuten Stellenwechsel interessiert sein könnten.

Identifiziert das System interessante Profile, präsentiert es diese den HR-Mitarbeitern, die dann den ebenfalls fast vollständig automatisierten Headhunting-Prozess in Gang setzen können: Das erste Angebotsschreiben, die Terminvereinbarung für das Bewerbungsgespräch, der Vertragsprozess etc. – alles läuft automatisiert ab, wobei an bestimmten Stellen Menschen die Entscheidung treffen, ob und wie der Prozess weiterläuft. Für die Vorauswahl bei einer zu großen Anzahl von geeigneten Kandidaten kann ein Chatbot durch automatisierte Abfragen eingesetzt werden.

Onboarding, IT-Ausstattung und Weiterbildung

Ist eine Stelle besetzt, geht die Arbeit für HR gleich weiter: Der neue Mitarbeiter braucht einen Laptop, ein Telefon, gegebenenfalls einen Dienstwagen und eine Kreditkarte sowie ein Userprofil samt Passwörtern im Unternehmenssystem. Auch muss sein Rechner mit der für seine Arbeit notwendige Software samt Lizenzen und einem Netzwerkzugang ausgestattet sein. Auch hier kann RPA den Prozess weitgehend automatisieren – HR-Mitarbeiter definieren die notwendige Ausstattung einer neuen Fachkraft, die Bestellung und Organisation läuft dann über Software-Roboter automatisiert im Hintergrund.

Das entlastet auch die IT-Abteilung. Einen großen Teil ihrer aufgewendeten Zeit verwendet diese in der Regel für repetitive Aufgaben, die sich leicht automatisieren lassen. Dazu gehören neben der Organisation von IT-Ausstattung insbesondere das Installieren, Updaten und Lizenzieren von Software. Dieser Prozess basiert meist auf festgelegten Regeln und bietet sich daher für eine Automatisierung via RPA an. Ein transparenter automatisierter Prozess, der Fehler minimiert, ist darüber hinaus auch deswegen zu empfehlen, weil er das Risiko von Nicht-Compliance mit Softwarelizenz-Vorgaben bei Audits vermeidet.

Doch nicht nur bei der Einstellung neuer Mitarbeiter kann RPA helfen. Auch die Aus- und Weiterbildung des bestehenden Personals verlangt Organisationsaufwand, den Softwareroboter problemlos übernehmen können – zum Beispiel, wenn es um die Registrierung der Anwesenheit von Mitarbeitern bei Trainingskursen geht oder um das Einholen von Feedback über die Qualität der Weiterbildungsmaßnahmen. Auch lassen sich so automatisierte Credits-Systeme umsetzen, mit denen der Qualifikationsgrad von Mitarbeitern transparent nachverfolgen lässt.

Prozessoptimierung ist Grundlage für Robotic Process Automation

Diese Einsatzszenarien und viele weitere Beispiele aus der Praxis zeigen, wie Robotic Process Automation die HR-Arbeit erleichtern, bereichern und beschleunigen kann und dabei Zeit und Kosten spart. Zugleich ist zu beachten, dass die Einführung von RPA nicht bedeutet, nur ein paar Softwareroboter zu konfigurieren und zu starten. Voraussetzung für eine erfolgreiche Einführung von RPA ist die Auswahl und gegebenenfalls nötige Optimierung von geeigneten Prozessen. Dabei sollte die Entscheidung nicht allein von der IT-Abteilung oder der Geschäftsführung getroffen werden. Um RPA erfolgreich zu implementieren, müssen HR, IT und der Vorstand an einen Tisch kommen.

Die HR liefert das nötige Fachwissen, die IT die technischen Rahmenbedingungen und stellt sicher, dass Security und Compliance eingehalten werden, und der Vorstand steuert die strategische Perspektive bei. Nur wenn alle an einem Strang ziehen, kann das Change-Management während des Transformationsprozesses hin zu RPA-gestützten Arbeitsabläufen und dem dadurch veränderten Geschäftsalltag gelingen. Doch die Vorteile sprechen für sich: Wenn repetitive Aufgaben automatisiert werden, kann sich die HR-Abteilung anstatt auf Routinearbeit wieder stärker auf die Anliegen der Mitarbeiter und damit auf die Menschen konzentrieren. (sg)

Über den Autor: Ricardo Ullbrich ist Digital Workforce Manager bei der Blue Prism GmbH.

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