Reisemanagement: Delivery Hero setzt auf integriertes System von SAP Concur

Das börsennotierte Unternehmen Delivery Hero hat sowohl ein eigenes Logistik-Team an Fahrern, wie zum Beispiel den Lieferdienst foodora, setzt aber auch auf bestehende Lieferdienste. Delivery Hero betreibt Online- und Mobile-Plattformen in über 40 Ländern. Im vergangenen Geschäftsjahr wurden rund 300 Millionen Bestellungen ausgeführt. Das Start-up mit Hauptsitz in Berlin beschäftigt weltweit über 22.000 Mitarbeiter.  

Vom Berliner Start-up zum börsennotierten Unternehmen – das rasant expandierende Unternehmen setzt bereits über eine halbe Milliarde Euro um. Wer so stark wächst, benötigt eine agile Geschäftsreisemanagement-Lösung, die mit der zunehmenden Komplexität mithalten kann und eine hohe Standardisierung und Prozessdurchgängigkeit ermöglicht. Dafür setzt Delivery Hero auf SAP Concur und die konsequente Automatisierung von IT-Prozessen.

Quelle: Delivery HeroQuelle: Delivery Hero

Reisemanagement: Umsetzung in kleinen Schritten

Aber nicht alles auf einmal: Das Unternehmen wendet bei seiner Migration auf Concur Expense und Concur Travel bewusst eine Strategie der vielen kleinen Schritte an, den sogenannten Minimum-Viable-Product-Ansatz. Um sich von alten Abhängigkeiten zu lösen, investieren die Berliner zudem in Cloud-Computing und verabschieden sich von On-Premise-Lösungen.

„Wir setzen mit Ariba und SAP Concur voll auf die Cloud. Das hat den Vorteil, dass weniger Infrastruktur-Kosten anfallen und unsere Systemlast deutlich einfacher skalierbar ist als in einem klassischen On-Premise-Umfeld“, erklärt Johannes Langguth, Senior Director, Finance Systems bei Delivery Hero SE.

Reisemanagement: mehr Zeit für das Wesentliche

Reisende und Reisemanagement-Zuständige sollen durch die Implementierung von Concur Expense und Concur Travel entlastet werden. Aber nicht von heute auf morgen und nicht auf Kosten der „internen Kunden“. Die User Experience geht vor und Mitarbeiter-Feedback wird beim schrittweisen Roll-Out direkt berücksichtigt.

Vor der Einführung von SAP Concur setzte Delivery Hero auf eine selbstgebaute Lösung für die Reisekostenabrechnung: „Damals sollte zumindest ein halbwegs automatisierter Prozess eingeführt werden“, erklärt Johannes Langguth, Senior Director, Finance Systems bei Delivery Hero SE. Allerdings waren alle umliegenden Prozesse manuell und die Geschäftsreise-Buchung erfolgte noch über einen komplett ausgelagerten Prozess. Was in der Start-up-Phase noch funktioniert hat, war nun wachstumsbedingt nicht mehr praktikabel. Die Flut an Abrechnungen, die manuell bearbeitet werden mussten, führte zunehmend zu einer Belastung von Travel Management und der Buchhaltung.

Quelle: Stuart Isett/SAP ConcurQuelle: Stuart Isett/SAP Concur

Mit der Umsetzung eines vollautomatisierten Reisemanagement-Prozesses sollten folgende Störfaktoren beseitigt werden:

• Genehmigung der Reisekostenabrechnung
• per Unterschrift
• Das Aufheben gedruckter Reports
• Die fehlende Integration ins ERP-System
• Eingeschränktes Reporting (da Excel-basiert)
• Keine Transparenz für die Mitarbeiter
• Negative User Experience

Entscheidung für Reisemanagement-System SAP Concur

1.500 regelmäßig reisende Mitarbeiter erzeugen eine Menge Reisekostenabrechnungen. Um Ressourcen und Nerven zu schonen und einen Prozess einzuführen, der sich in die zukunftsorientierte IT-Landschaft nahtlos eingliedert, entschied sich Delivery Hero für SAP Concur.

„Heute bietet uns SAP Concur eine nahtlose Integration des kompletten Reisemanagement-Prozesses. Dadurch haben die Kollegen mehr Zeit, ihren eigentlichen Aufgaben nachzukommen und die Vielreisenden verbringen nicht mehr einen Tag im Monat nur mit der Reisekostenabrechnung“, berichtet Felix Freese, SAP Inhouse Consultant, Finance Systems bei Delivery Hero SE.

Die Vorteile des Reisemanagement-Systems von SAP Concur:

• Prozessoptimiert: Durch die nahtlose Prozessintegration ins ERP werden mehrere halbautomatisierte und manuelle Prozessschritte eingespart.
• Zeitsparend: Die Buchhaltung muss ab sofort keine Reisekostenabrechnungen mehr manuell einpflegen. Genehmigung und Auszahlung laufen über das System.
• Ressourcenschonend: Ausgedruckte Reisekostenabrechnungen und deren Aufbewahrung sind nicht mehr nötig, da die Reports in SAP Concur gespeichert werden.
• Mehr Transparenz: Die Mitarbeiter können den Status ihrer Reisekostenabrechnung in SAP Concur einsehen.
• Zukunftsorientiert: SAP Concur als Teil des SAP-Ökosystems hilft dabei, die IT-Lösung zukunftsfähig und erweiterbar zu machen.

Integration der Lösung in die bestehende SAP-Umgebung

Mit SAP Concur hat sich Delivery Hero für eine zukunftsorientierte Reisemanagement-Lösung entschieden, die sich in die bestehende SAP-Landschaft integriert und mit dem rasanten Wachstumskurs des Unternehmens Schritt halten kann. Delivery Hero setzt seit zwei Jahren konsequent auf IT-Lösungen aus dem Hause SAP. Mit SAP Concur ist das Unternehmen dem Ziel einer nahtlos integrierten IT-Landschaft einen entscheidenden Schritt nähergekommen.

Noch in diesem Jahr wird Delivery Hero alle Reisebuchungen über seine SAP Concur-Lösung abwickeln können. Und mit dem Premiumprogramm Preferred Care steht dem expandierenden Unternehmen jederzeit ein persönlicher Preferred-Care-Manager zur Seite, der den Wachstumsprozess begleitet und hilft, das Maximum aus der immer komplexer werdenden SAP Concur-Lösung herauszuholen.

„Im Software-Auswahlprozess schauen wir uns genau an, wie die Integration des neuen Produkts in die bestehende IT-Landschaft funktioniert. Mit der Entscheidung für SAP Concur setzten wir auf ein komplett standardisiertes Integrationsszenario. Ein nahtloses Zusammenspiel der IT-Lösungen erleichtert nicht nur die Implementierung, sondern schafft auch zufriedene Anwender“, sagt Johannes Langguth abschließend. (sg)

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