Redaktionssysteme „entzaubert“

GFT Verlag stellt die Broschüre von Jörg Ferlein vor:“Redaktionssysteme und Single Source Publishing – Inhalte flexibel und zielgruppengerecht publizieren“

Was wird mittelständischen Unternehmen und technischen Redakteuren nicht alles versprochen: enorme Produktivitätssteigerungen, raschere Publikation von Unterlagen, automatisierte Erstellung von Dokumentationen für Produktvarianten, drastische Kosteneinsparungen bei Übersetzungen und, und, und. Manch einer bekommt den Eindruck, dass ein Redaktionssystem eine Art „Dokumentations-Perpetuum-mobile“ ist und wendet sich kopfschüttelnd ab.

Bei näherem Hinsehen zeigt sich nämlich, dass die Einführung eines XML-basierten Redaktionssystems kein einfacher Schritt ist und auch nicht immer die gewünschten Effekte bringt. Was bedeutet der Einsatz eines Redaktionssystems überhaupt? Was genau bringt XML? Wie verändert sich die Arbeitsweise? Und: Ist das nicht alles viel zu teuer?

Diese Fragen werden nicht nur häufig gestellt, sie bleiben auch oft unbeantwortet. Die meisten kleinen und mittelständischen Unternehmen tun das Thema Redaktionssystem daher rasch ab. „Dafür sind wir zu klein“, „das ist alles zu kompliziert und zu teuer“ und ähnliche Einwände führen dazu, dass man einfach weiter mit dem vorhandenen DTP- oder Textverarbeitungsprogramm und den damit verbundenen Problemen lebt.

Jörg Ferleins Broschüre will informieren: Vor allem und zuerst über Sinn und Zweck von Redaktionssystemen und Single Source Publishing. Knapp und leicht verständlich zeigt er die Möglichkeiten und Vorteile der Arbeit mit einem Redaktionssystem:

* Standardisierung der Inhalte von Dokumenten und der Arbeitsabläufe in der Dokumentationsabteilung

* Flexible Wiederverwendung erstellter Dokumente und Module

* Möglichkeit zur Erstellung verschiedener zielgruppengerecht aufbereiteter Dokumente aus einer gemeinsamen Datenbasis

Häufig wird der Einsatz eines Redaktionssystems schon deshalb nicht in Betracht gezogen, weil man die dahinter stehende Technik nicht versteht. XML und alles was sich darum an „Abkürzungssalat“ rankt, bleiben für viele Redakteure in kleinen und mittelständischen Unternehmen ein Geheimnis oder werden oberflächlich als unentwirrbar kompliziert wahrgenommen. Ferlein bringt mit seiner Broschüre Licht in dieses Dunkel, indem er den grundsätzlichen Aufbau, die Komponenten und die Datenformate eines XML-basierten Redaktionssystems leicht verständlich erklärt.

Noch wertvoller sind die praxisorientierten Kapitel der Broschüre. Anhand von Fragen hilft sie dem Leser die Istsituation der technischen Redaktion im Unternehmen korrekt einzuschätzen und daraus Ziele für die Zukunft abzuleiten. Im Kapitel „Vom Konzept zum Redaktionssystem“ führt Ferlein Schritt für Schritt durch Auswahl des Systems und dessen Einführung im Unternehmen.

Auf 110 Seiten wird vor allem eines deutlich: Es geht um weit mehr als die Einführung neuer Technologie. Redaktionssysteme bedingen eine intensive Auseinandersetzung mit der Wissensentstehung, -verteilung und -speicherung im Unternehmen. Sie erfordern geregelte Informationsflüsse und eindeutige Strukturierung der Inhalt unterschiedlichster Dokumentarten. Nur Unternehmen, die den rasch wachsenden und ständig „umgeschlagenen“ Wissensberg effizient bewältigen und gewinnbringend nutzen können, werden den Herausforderungen der Informations- und Dienstleistungsgesellschaft weiterhin gewachsen sein. Redaktionssysteme und Single Source Publishing sind entscheidende Bausteine einer Strategie, die das sicherstellt.

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