16.08.2022 – Kategorie: Digitale Transformation

Rechnungsworkflow: Digitalisierung ohne Medienbruch

Workflow-ManagementQuelle: Wright Studio - Shutterstock

Von der IT und den Fachabteilungen getrieben, hat das Thema Digitalisierung bei Medice E nicht erst seit gestern höchste Priorität. Ein Beispiel ist der Rechnungsworkflow, den das mittelständische Pharmaunternehmen komplett digital und ohne Medienbruch realisierte, indem es eine Individuallösung durch eine Standardsoftware ablöste.

Rechnungsworkflow digitalisieren: Mit knapp 1.000 Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern sowie einem Jahresumsatz von rund 300 Millionen Euro gehört Medice zu den erfolgreichsten inhabergeführten Familienunternehmen der deutschen Arzneimittelindustrie. Als typischer Vertreter des Mittelstands konzentriert sich das Unternehmen im rezeptpflichtigen Bereich auf die Gebiete ZNS, Nierenheilkunde und Dialysemedizin. In Allgemeinmedizin, Apotheken und beim Verbraucher ist Medice mit Marken wie Meditonsin und Dorithricin ein Begriff.

Besser digital: Der Rechnungsworkflow

Die technischen Voraussetzungen für die Digitalisierung bei Medice stimmen. Das Unternehmen betreibt ein Rechenzentrum mit Cloud-Gateway, Microsoft 365 ist Standard und wo möglich, wird auf die Cloud gesetzt. Beim ERP, das auch die für den Rechnungsworkflow erforderlichen Daten liefert, vertraut man auf Infor.

Bis 2019 waren Papierbelege in der Rechnungsverarbeitung trotzdem oft noch die Regel. Die Folge: ein zeitraubender Versand mit der Hauspost und oft sogar Unklarheit darüber, wo sich ein Beleg gerade befand. Diesen Zustand wollte man beenden. Und diesmal nicht mehr durch eine erneute Anpassung der zum damaligen Zeitpunkt genutzten Individualsoftware; eine flexible Standardsoftware sollte her. Die anvisierten Ziele:

  • Zentrale Erfassung eingehender Rechnungen
  • Transparenz über den Status eines Belegs
  • Revisionssichere Dokumentation aller Genehmigungen
  • Schneller Dokumentenzugriff für berechtigte Personen

Da zur Erfüllung der umfassenden Dokumentationspflichten im Pharmabereich bei Medice seit vielen Jahren die Lösung einer d.velop Tochterfirma erfolgreich im Einsatz ist, schaute man sich auch für dieses Projekt die Lösungen des Softwarehauses aus Gescher an. Die Entscheidung fiel dann sehr schnell, da d.velop alle fachlichen Anforderungen erfüllte und Medice die Zusammenarbeit mit dem bewährten Partner gerne ausweiten wollte.

Der DigiDoc

Schnell umgesetzt, ging der intern nur „DigiDoc“ genannte digitale Rechnungsworkflow im Mai 2019 nach einer vierzehntägigen Vorbereitungs- und Schulungsphase live. Abgebildet war darin auch die Unterscheidung in Rechnungen mit und ohne Bestellbezug samt den unterschiedlichen, folgenden Prozessen. Der grundsätzliche Ablauf sieht seitdem folgendermaßen aus:

Rechnungen in Papierform werden gescannt, ebenso wie die via E-Mail eingehenden Belege automatisch aus­gelesen und in digitaler Form an eine zuständige Person weitergeleitet. Es folgt das Clearing durch die Buchhaltung, die fachliche Prüfung und die anschließende Weiterleitung zur Freigabe an die sogenannten Genehmiger. Der Prozess endet mit der Kontierung und Verbuchung durch die Finanzbuchhaltung.

Ausbau und Ausblick

Vier Wochen nach Einführung hat Medice die Key-User zur neuen Lösung befragt. Die Projektverantwortliche, Susanne Fröhlich, Business Partnerin Finanzen & Controlling IT bei Medice: „Wir hörten dabei immer wieder: ‚Das ist ja einfach.‘ Und auch funktional gab es nur Lob.“ Warum die Vorteile also nicht auch mobil nutzen, etwa mit einer App? Gesagt, getan. Genutzt wird die App seitdem vom gesamten Management sowie den Genehmigern. Zudem hat Medice die Lösung noch bei einer Tochtergesellschaft ausgerollt und der sukzessive Ausbau in agiler Arbeitsweise ist geplant. Ganz oben auf der Agenda: Das positionsgenaue Auslesen von Rechnungsdaten, die Archivierung zusätzlicher Dokumente und die Aufschaltung weiterer Töchter.

Rechnungsworkflow
Bild: d.velop GmbH

Die Autorin: Sarah Kern ist Canpaign Manager Manufacturing der d.velop GmbH.

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