14.06.2021 – Kategorie: Digitale Transformation

Rechnungsversand: 5 Schritte zur Digitalisierung beim Mittelstand

E-Invoicing RechnungsversandQuelle: Andrey Popov/Shutterstock

Eine wichtige Erkenntnis aus der Corona-Krise ist, dass auch der Mittelstand durchaus die Klaviatur der Digitalisierung beherrscht. Firmenchats und Videocall-Software gehören nun zum Arbeitsalltag im Homeoffice. In einigen Bereichen wie dem Rechnungsversand kommt es aber zu Schwierigkeiten.

Ein wichtiges Learning während der Corona-Krise ist, dass auch der deutsche Mittelstand durchaus die Klaviatur der Digitalisierung beherrscht. Denn im (meist) nicht ganz freiwilligen Homeoffice zeigte sich einmal mehr, wie anpassungsfähig das vielbeschworene Rückgrat der deutschen Wirtschaft sein kann. Firmenchats, Videocall-Software und andere Kommunikations-Tools für den reibungslosen Austausch der „Heimarbeiter“ mit Kollegen, Kunden und Partnern gehören bereits seit Monaten landauf wie landab zum ganz normen Arbeitsalltag – auch in mittleren und kleineren Betrieben. Lediglich in einigen Bereichen kam es zu (größeren) Herausforderungen, wie dem Rechnungsversand.

Rechnungsversand: Reibungslose Fakturierung umsetzen

Häufig besonders betroffen war etwa der sichere, zuverlässige und rechtskonforme Rechnungsausgang. Das lag zum einen an mangelnden Software-Zugangsrechten aus dem Heimbüro, aber auch an Problemen beim Rechnungsabgleich oder (remote) plötzlich besonders mühsamen Freigabeprozessen. Auch eine unzureichende heimische Infrastruktur (Internetverbindung und Drucker) oder fehlendes Material wie Vorlagen oder offizielles Briefpapier führten immer wieder zu Verzögerungen beim Rechnungsversand.

Das sollte nicht sein. Denn klar ist: Die reibungslose Fakturierung sichert die Liquidität eines jeden Betriebes. Was können Unternehmen also tun, um den Rechnungsversand auch aus dem Homeoffice sicherzustellen – und welche Möglichkeiten bieten sich, um Rechnungsprozesse vielleicht gleich ganz zu digitalisieren? Die gute Nachricht: Für jedes individuell vorhandene „Digitalisierungslevel“ gibt es sinnvolle, bezahlbare und praktikable Optionen, die Sie nicht nur schnell und einfach umsetzen können. Sie können Ihnen auch zu deutlichen Prozessverbesserungen verhelfen.

Optimierter Rechnungsversand – Schritt für Schritt ans Ziel

Zur richtigen Zeit und auf dem nötigen Niveau umgesetzt, sorgen die jeweils passenden Optimierungsmaßnahmen nämlich für (großes) Einsparpotential, eine Senkung der Fehlerquote und die Reduzierung des Materialverbrauchs. Daneben profitieren die eigenen Kunden von einer Erhöhung der Servicequalität, während Unternehmer Gefallen an verkürzten Zahlungsabläufen finden. Ein rundum guter Match also.

Die nun folgenden „Ausbaustufen“ auf dem Weg hin zu einem möglichst reibungslosen Rechnungsversand lassen sich dem eigenen Optimierungsgrad entsprechend entweder einzeln und voneinander losgelöst – oder schrittweise aufeinander aufbauend – umsetzen.

Digitalisierungsstufe 1: E-Mail und PDF als kostengünstiger Einstieg

Wer „von heute auf morgen“ die Effizienz erheblich steigern will, kann das mit diesem ersten Schritt tun. Da in der Regel durch das Arbeiten im Homeoffice bereits eine adäquate Anti-Spam-Konfiguration vorliegt, sind die Kosten an dieser Stelle ebenfalls überschaubar. Und sonderlich komplex ist die Umstellung auch nicht. Wer seine Rechnungen als PDF via E-Mail verschickt, spart dafür aber einiges an Geld: Für Porto, Papier und Druckerfarbe etwa. Auch der Weg zur Post ist nicht mehr notwendig.

Ebenfalls praktisch: 2011 wurden papierhafte und digitale Belege steuerrechtlich gleichgestellt. Wenn das Dateiformat und der Rechnungsinhalt nachträglich nicht mehr geändert werden können, steht dem Einstieg somit nichts mehr im Wege. Im Grunde liegt der einzige Aufwand dann nur noch in der Erfassung der E-Mail-Adressen der Rechnungsempfänger – und das ist (meist) schnell erledigt.

Digitalisierungsstufe 2: Dediziertes Abrechnungssystem für PDF-Rechnungen

Wer die erste Ausbaustufe bereits nutzt, könnte im nächsten Schritt auf ein dediziertes Abrechnungssystem umsatteln. Der Optimierungserfolg wird durch ein professionelles Abrechnungs-Softwaresystem meist noch einmal spürbar zunehmen. Debitorenprozesse wie Forderungsmanagement, Rechnungsversand, Fakturierung und Freigabe lassen sich somit nicht nur einfacher und weniger fehleranfällig umsetzen. Auch die wichtigen Kunden- und Rechnungsdaten werden damit nun ebenfalls zentral (und digital) verwaltet.

Ob nun erfolgreicher Kleinstbetrieb oder eingesessener Mittelständler. Für jeden gibt es passende Softwarelösungen, die sich bis zu ausgewachsenen Profi-ERP-Systemen ausbauen lassen. Dank der zweiten Optimierungs- und Digitalisierungsstufe können Rechnungsempfänger systematisch nachvollzogen und Fehlerquoten vermindert werden. Denn die Stammdaten zum Rechnungsversand werden digital übernommen.

Digitalisierungsstufe 3: Online-Tools für Rechnungen an die öffentliche Hand

Wer (zumindest gelegentlich) Geschäfts- und Rechnungsbeziehungen mit der öffentlichen Hand pflegt, ist über das Problem seit Ende 2020 im Bilde. Seither müssen Zahlungsaufforderungen an Behörden und Institutionen des Bundes über das dafür vorgesehene Rechnungseingangsportal eingereicht werden – sonst gibt´s kein Geld.

Leider einigten sich Bund und Länder dabei nicht auf einheitliche Lösungen für die Rechnungsstellung. Das Ergebnis ist daher ein wahrer Flickenteppich, ein buntes Potpourri unterschiedlicher Regelungen. Die Anforderungen rund um Technik und Formate gehen nämlich mitunter erheblich auseinander. Fast jedes der 16 Bundesländer hat eigene Regelungen und Übertragungsportale entwickelt. Zudem hat auch der Bund mit seinem zentralen Rechnungseingangsportal (ZRE) eine eigene Rechnungseingangslösung parat.

Glücklicherweise gibt es für dieses logistische Problem beim Rechnungsversand aber auch schnelle „Erste Hilfe“. Etwa in Form einiger Online-Tools, mit denen man die erforderlichen Rechnungsdaten manuell in das gewünschte eRechnungs-Format umwandeln (und teils sogar validieren) kann. Gerade, wenn Sie nicht regelmäßig Rechnungen an öffentliche Auftraggeber versenden, ist das sehr zielführend. Bei mehr als nur gelegentlichen Ausgangsrechnungen in diesem Bereich nimmt der manuelle Aufwand jedoch schnell Überhand.

Digitalisierungsstufe 4: Eigenes Rechnungssystem für E-Rechnungen

Der vierte Ausbauschritt lohnt sich, wenn die Anzahl an versandten Rechnungen langsam beginnt vierstellig zu werden. Denn mit der schieren Masse an Ausgangsrechnungen steigt in der Regel auch die Zahl der zu bedienenden Übertragungswege und der verschiedenen Rechnungsformate. In diesen Fällen sollten Sie in Ihrem Unternehmen über deutlich leistungsstärkere Automatisierungslösungen nachdenken.

So ist die Komplexität hier zwar höher, doch dank der großen Rechnungsvolumina stellt sich der Optimierungserfolg rasch und nachhaltig ein. Der Versand „echter“ elektronischer Rechnungen aus dem ERP-System erfolgt dabei über die eingebauten Möglichkeiten des ERP-Systems. Dieses kann bei den benötigten Versandwegen und regelmäßigen Änderungen der Rechnungsformate auch (häufiger) mal an seine Grenzen stoßen.

Digitalisierungsstufe 5: Outsourcing des Rechnungsausgangs

Die fünfte und letzte Optimierungsvariante ist schließlich der umfassende – und vor allem: crossmediale – Rechnungsversand über einen professionellen Dienstleister. Bei dieser Digitalisierungsstufe werden alle Rechnungen für Sie (weitgehend) automatisiert abgewickelt. Und das sowohl kanal- als auch medienübergreifend. 

Und das Beste: Das faktische Outsourcing des gesamten Rechnungsversands kann ohne abschreckend hohe Anfangsinvestitionen realisiert werden, ein echter Vorteil. Zudem ändert sich für die Angestellten in der Buchhaltung fast nichts, da der externe Dienstleister recht einfach an das bisher existierende ERP-System angebunden werden kann. 

Rechnungsversand: Welche Möglichkeit zur Digitalisierung von Rechnungen ist für welches Unternehmen geeignet?

Um die Rechnungsausgänge nach dem eigenen Gusto möglichst vorteilhaft, ressourcen- und kosteneffizient zu optimieren, braucht es einige Überlegungen. Im Gegensatz zu vielen anderen Digitalisierungs-Projekten sind die allerdings schnell angedacht und strukturiert. Denn für Auftraggeber, Dienstleister und Berater gibt es ein bewährtes System, nach welchem sich die Projektplanung in der Regel gut umsetzen lässt:

  1. Zu Beginn Bedarfslage und Projektziele festsetzen: Das heißt, dass die (typischen) Probleme evaluiert werden sollten. Meist sind das Fehlerquoten oder Ausgaben für Porto und Personal. Auch schleppende Zahlungseingänge können ein wichtiges Argument darstellen. Ähnliches gilt für die geforderten Formate oder die heterogene Zusammensetzung der Rechnungsempfänger. Also: Ob es B2B, B2C oder eher B2G-Rechnungen (öffentliche Hand) sind.
  2. Im Anschluss die Optimierungsmöglichkeiten identifizieren: Denn das offenbart das individuelle Potential für Verbesserungen und deckt die Schwachstellen auf. Immer dann, wenn die Bedarfslage sauber zusammengetragen wurde, ergibt sich der zweite Schritt fast von selbst.
  3. Aussagekräftige Kosten-Nutzen-Bewertung erstellen: Beim Optimieren und Digitalisieren geht es vor allem um harte, also finanzielle Aspekte. Damit sich das Projekt ökonomisch möglichst schnell positiv niederschlägt, braucht es abschließend eine aussagekräftige Kosten-Nutzen-Bewertung. Für die individuelle Amortisierungsschwelle der digitalen Prozessoptimierung gibt es dabei eine einfache Erfolgsgleichung. Und diese hat sich in der Vergangenheit als maßgeblich erwiesen.
Rechnungsversand
Die Erfolgsleichung bei der digitalen Prozessoptimierung. (Grafik: Ximantix Software)

Ein großer Vorteil an dieser einfachen wie aussagekräftigen Erfolgsgleichung ist, dass nach der Überschreitung des Break-even-Points direkt ein positiver Return-on-Investment (ROI) eintritt – und das ab diesem Zeitpunkt dauerhaft. Mehr zur individuellen Optimierung des Rechnungsausgangs mithilfe der Services von Ximantix Software finden Sie in diesem Workbook.(sg)

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Über den Autor: Reinhard Wild ist Geschäftsführer der Ximantix Software GmbH. Der Diplom-Kaufmann und Experte für den digitalisierten Belegaustausch ist seit 1989 in Vertriebs- und Führungspositionen tätig. Von 1989 bis 1999 war er bei der Siemens AG für den Aufbau einer Vertriebsorganisation und internationale Produktmanagementaufgaben zuständig. Danach war der Manager bis 2009 als Geschäftsführer in verschiedenen IT-Unternehmen tätig, die er entweder sanierte oder neu aufbaute. Seit 2009 ist Wild Geschäftsführer der Ximantix Software GmbH mit Sitz in München. Außerdem ist er seit 2013 Vorstand im Verband elektronische Rechnung (VeR).


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