Rechnungsverarbeitung: Wie BASF den Prozess mit KI automatisiert hat

Insiders Technologies, Anbieter von Software für intelligente Prozessautomatisierung, hat für den Chemiekonzern BASF weltweit die Lösung smart Invoice eingeführt. Damit konnte der Chemiekonzern den Purchase-to-Pay-Prozess zur Rechnungsverarbeitung deutlich stärker automatisieren und seine Qualität weiter steigern. Durch die Automatisierung mit künstlicher Intelligenz konnte BASF die Verarbeitungszeit von 3,5 Millionen Eingangsrechnungen pro Jahr um 50 Prozent reduzieren. Und so den Aufwand im Umfang von 40 Vollzeitäquivalenten (FTE) einsparen.

Rechnungsverarbeitung: Automatisiertes Auslesen der Belege

Jedes Jahr erreichen die BASF rund 3,5 Millionen Dokumente mit einem Gesamtumfang von etwa 10 Millionen Seiten aus mehr als 80 Ländern. Eine umfangreiche Sondierung des Marktes führte das Unternehmen zur Lösung smart Invoice von Insiders Technologies als Cloud Service. Bei der Auswahl war es BASF wichtig, moderne KI für eine bestmögliche Datenextraktion zu nutzen und mit Cloud Services einen schnellen Roll-out sowie eine einfache Skalierung zu ermöglichen. Ferner war eine möglichst vollständig automatisierte und detaillierte Beleglesung und -validierung gefordert. Um so eine ganzheitliche Steigerung des Automatisierungsgrads über die gesamte Prozesskette hinweg zu erreichen.

„Unser Prozess war vom Ablauf her bereits weitgehend optimiert. Uns war deshalb klar, dass wir für die weitere Steigerung der Effizienz auf neue Technologien aus dem Feld der künstlichen Intelligenz setzen müssen, um mehr Automatisierung zu erreichen. Die intelligenten Cloud Services von Insiders Technologies und smart Invoice für die Rechnungsverarbeitung haben uns schnell mit ihrem innovativen Konzept und besten Leistungen überzeugt“, berichtet Rita Lampasona-Hornung, Head of Accounts Payable EMEA bei BASF, über die Anforderungen an die neue Lösung.

Schnelle Integration der Purchase-to-Pay-Lösung

Mit Blick auf den Jahresabschlusstermin mussten Konzeption, Planung, Umsetzung und der globale Rollout der Lösung innerhalb von nur zehn Monaten vollständig abgeschlossen werden. Heute arbeiten bei BASF rund 400 Angestellte in den drei Service-Hubs-Centern weltweit mit der Lösung. Die Beleglesung wurde in Umfang und Qualität der Daten deutlich verbessert. Das hat sich in einem hohen Anteil an vollständig automatisiert gelesenen und verifizierten Daten niedergeschlagen. Die hohe Qualität führt ferner zu einem deutlich verbesserten Anteil an Belegen mit Dunkelverarbeitung in SAP.

Über das in die Lösung integrierte Business-Analytics-Tool smart Act kann BASF umfangreiche Nutzungsdaten der Lösung in verschiedenen Detailtiefen auswerten. Und so datengetrieben den gesamten Prozess kontinuierlich verbessern. BASF ist von der Leistungsfähigkeit der Cloud Services von Insiders Technologies voll überzeugt. Daher werden bereits weitere Anwendungsgebiete im P2P-Prozess wie die Verarbeitung von Auftragsbestätigungen und Advanced Shipping Notifications pilotiert.

Insiders Technologies ist ein Spin-off des Deutschen Forschungszentrums für Künstliche Intelligenz (DFKI). Das vielfach ausgezeichnete Spin-off ist Anbieter von KI-basierter Software für intelligente Prozessautomatisierung. Über 3.000 Unternehmen weltweit setzen für ihre Dokumentenverarbeitung und Kundenkommunikation auf Produkte und Cloud-Services von Insiders Technologies. (sg)

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