Rechnungseingangsbearbeitung erzielt immense Kostensenkung

Eine unflexible Standard-Lösung

In Deutschland ist die Vamed-Gruppe für mehr als 400 Krankenhäuser mit über 130.000 Betten tätig. In den verschiedenen Bereichen – technische Dienstleistungen sowie Planung und Errichtung – sind insgesamt rund 3.000 Mitarbeiter beschäftigt. Effiziente Prozesse sind hier das A und O. Damit Ärzte und Pflegekräfte die Patienten optimal behandeln können, sicher Vamed im Hintergrund den reibungslosen Ablauf. Wesentliche Voraussetzung hierfür sind effiziente Prozesse und flexible Softwarelösungen in allen Fachbereichen.

Beim Rechnungseingang hat Vamed im Rahmen der Digitalisierung zunächst eine standardisierte Cloud-Lösung von Seeburger eingesetzt. Durch die Standardisierung konnten jedoch nicht alle unternehmensspezifischen Anforderungen erfüllt werden; das System war zu unflexibel und hat oft für Ärger bei den Anwendern gesorgt. Insbesondere die Einbindung von weiteren Systemen in die Rechnungsprüfung war problematisch – aber dazu sind viele ECM-Lösungen nicht in der Lage.

Individualisierte Rechnungseingangsbearbeitung

Die nahtlose Integration von Fachanwendungen war ein entscheidendes Kriterium für die Wahl einer neuen Lösung. Ebenso wie ein individualisierbarer Zuschnitt auf die besonderen Anforderungen aus den verschiedenen Geschäftsbereichen eines Krankenhausdienstleisters. Große Vorteile bei der Entwicklung von bedarfsgerechten Anwendungen bot das Know-How von Optimal Systems Berlin als spezialisierter Entwickler von digitalen Lösungen für Krankenhäuser und andere Dienstleister im Gesundheitswesen. Mit der ECM-Software enaio können bei der Rechnungseingangsbearbeitung jetzt unterschiedliche, bedarfsgerechte Features genutzt werden. Für Vamed sind insbesondere die Prüfroutinen und digitale Workflows zur Kenntnisnahme und Freigabe wichtig, ebenso die Anbindung von etablierten Finanzbuchhaltungs (FIBU)- und Enterprise Resource Planning (ERP)-Systemen.

Rechnungseingangsbearbeitung: Flexible, modulare Lösung

Im Bereich Planung und Errichtung arbeitet Vamed meist als Generalübernehmer für Krankenhäuser. Dort fallen viele Rechnungen von Nachunternehmern an, bei denen spezielle Prüfblätter für die Freigabe verwendet werden. Die Eingangsrechnungsverarbeitung in enaio wurde hier daher mit einem kundenspezifischen Template und der automatisierten Übertragung der freigegebenen Belege an die FIBU implementiert. Im Bereich technische Dienstleistungen liegt die besondere Anforderung eher in der Vielzahl der Rechnungen: Deshalb werden bei den gerade laufenden Entwicklungsarbeiten die Rechnungsfreigabeprozesse mit enaio in diesem Bereich auch mit SAP und WAVE gekoppelt.

Da Vamed bei der Projektentwicklung gemeinsam mit Optimal Systems – quasi auf Augenhöhe – den jeweils richtigen Zuschnitt mit individualisierten Features und Modulen für beide Unternehmensbereiche gefunden hat, ist die Mitarbeiterzufriedenheit mit der digitalen Lösung inzwischen sehr hoch. Das ist entscheidend für die weitere Digitalisierung bei Vamed. Die ECM-Suite enaio ist keine Insellösung, die einem nachhaltigen Transformationsprozess eher entgegenstehen würde, sondern ein zukunftsfähiges System, das stetig erweitert und dabei auch den Anforderungen anderer Abteilungen und Fachbereiche eines Krankenhausdienstleisters angepasst werden kann.

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Der Autor Steffen Focke ist Geschäftsbereichsleiter IT bei Vamed Deutschland.