Rechnungsbearbeitung digitalisieren: Der integrierte Workflow

Vom Prinzip her scheint die Art und Weise, wie ein Unternehmen Eingangsrechnungen verarbeitet, einfach und immer gleich: Rechnungsdaten erfassen, validieren, mit einer (falls vorhanden) Bestellung abgleichen, freigeben und bezahlen. Weil dies in der Vergangenheit zumeist manuell stattfand, war in Wirklichkeit viel individuelles Vorgehen im Spiel. Jeder handhabte es ein wenig anders, Fehler traten auf und ließen sich nicht kontrollieren, die Rechnungsbearbeitung dauerte länger als gewünscht, usw.

Hohe Qualität und Compliance bei der Rechnungsbearbeitung

Inzwischen haben viele Unternehmen digitale Workflow-Lösungen im Einsatz, die mit Nachteilen manueller Kreditorenprozesse aufräumen. Und wo die Rechnungsbearbeitung automatisiert wird, lässt sich zugleich auch Vieles standardisierter durchführen. Hohe Qualität und Compliance innerhalb des Rechnungsmanagements sind sichergestellt. Eine solche Standardisierung muss auch nicht aus dem Nichts heraus geschaffen werden. Man kann sich vielmehr daran orientieren, wo bereits Standardprozesse existieren: im ERP-System. Wer daher seine Rechnungsbearbeitung optimieren und automatisieren möchte, sollte den Workflow direkt in das ERP-System integrieren.

Die Eingangsrechnungsbearbeitung zu automatisierten und zu standardisieren hat für Unternehmen mehrere Vorteile. Durch das Eliminieren manueller Arbeitsschritte beschleunigen sich Prozesse und die Effizienz sowie Transparenz innerhalb der Organisation erhöhen sich. Mit einer digitalen, vollautomatisierten Workflow-Lösung ist sichergestellt, dass bestimmte Prozesse immer nach demselben Muster ablaufen, Stichwort Prozesssicherheit. Dies eliminiert das Risiko von Ausnahmen und Unregelmäßigkeiten.

Wer seine Rechnungsbearbeitung automatisiert, gewährleistet ferner, dass er revisionssichere Prozesse sowie gesetzliche Vorgaben nicht nur einhält, sondern auch dokumentiert. Das bedeutet zusätzliche Sicherheit im Falle einer externen Prüfung oder bei Betrugsversuchen. Schlussendlich lässt sich mit einer Automatisierung auch adäquat auf die globalen Herausforderungen des E-Invoicing reagieren. In immer mehr Ländern gibt es Vorschriften zur elektronischen Rechnungsstellung. International tätige Unternehmen müssen hier technologisch auf dem Laufenden bleiben.

Internationale E-Invoicing-Anforderungen

Ein automatisierter Workflow muss also auf der einen Seite Standardisierung ermöglichen in dem Sinn, dass der Arbeitsablauf für die Bearbeitung von Eingangsrechnungen stets einem einheitlichen Muster folgt. Andererseits muss er sich an die jeweiligen Unternehmensanfor­derungen anpassen bzw. lokale Gesetze und Vorschriften abbilden können, wie eine Rechnung korrekt zu empfangen, anzunehmen und weiter zu verarbeiten ist. Die individuellen Anforderungen der Unternehmen bewegen sich in der Regel auf der buchhalterischen oder technischen Ebene, gleichzeitig muss die standardmäßige Rechnungsbearbeitung gewährleistet sein. Resultat muss immer eine sorgfältige und vorschriftsmäßige Bearbeitung der Eingangsrechnungen sein.

Inzwischen zeichnen sich bereits weitere Bereiche in Einkauf und Buchhaltung ab, bei denen man mit Automatisierung punkten kann: ein möglichst ausgeprägtes Bestellwesen im Vorhinein (um später Dunkelbuchungen zu ermöglichen), der Einsatz von Künstlicher Intelligenz in der Rechnungsbearbeitung, die Eliminierung von Papiervorlagen und ein Auslagern von Prozessen in die Cloud.

Die Autorin Dina Haack ist Head of Marketing bei der xSuite Group GmbH.