Qualifizierte elektronische Signatur: Schnellere Geschäftsprozesse durch Digitalisierung

Qualifizierte elektronische Signatur: Unsere Arbeitswelt ist durch eine hohe Flexibilität und Mobilität gekennzeichnet. Die Arbeit im Homeoffice, Remote-Work von unterschiedlichsten Orten aus sowie kurzfristig zusammengestellte Teams und Projektgruppen sind heute die Regel. Die Corona-Pandemie hat diese Entwicklung verstärkt.

Wie die qualifizierte elektronische Signatur Prozesse beschleunigt

Vor diesem Hintergrund steigen auch die Anforderungen an das Personalmanagement: Neue Mitarbeiter sollen eingestellt, Verträge abgeschlossen werden und das alles möglichst schnell und ohne viel Aufwand. Dafür ist die Digitalisierung von Unterschriftenprozessen wichtiger denn je.

Arbeitsverträge werden in der Regel von Arbeit­geber und Arbeitnehmer unterschrieben. Die Unterschrift dient dabei als Beweis eines sicheren, dokumentierten Vertragsabschlusses. Gesetzlich fest vorgeschrieben ist die Schriftform für befristete Arbeitsverträge und sogenannte Arbeitnehmerüberlassungsverträge im Rahmen der Zeitarbeit (§ 14 Abs. 4 Teilzeit- und Befristungsgesetz). Der Abschluss von Arbeitsverträgen erfolgt in der Praxis oftmals noch in Papierform. Dadurch entstehen Medienbrüche, die Kosten verursachen und für einen hohen Zeitaufwand sorgen. Die sollte man vermeiden.

Qualifizierte elektronische Signatur: Für Arbeitsverträge erste Wahl

Mit der elektronischen Signatur gibt es dazu eine sichere und vertrauenswürdige digitale Alternative. Die gesetzliche Grundlage für elektronische Signaturen legt die eIDAS-Verordnung. Sie schafft in ganz Europa einen einheitlichen rechtlichen Rahmen für die elektronische Identifizierung und für die sogenannten Vertrauensdienste, darunter auch die elektronische Signatur. Je nach Sicherheitsniveau unterscheidet die eIDAS-Verordnung drei Arten von elektronischen Signaturen: die einfache, fortgeschrittene und qualifizierte elektronische Signatur. Das höchste Sicherheitsniveau hat die qualifizierte elek­tronische Signatur (QES). Nur sie entspricht dem gesetzlichen Schriftformerfordernis und ist der handschriftlichen Unterschrift in der Rechtswirkung gleichgestellt.

Die QES weist folgende Merkmale auf:

• Die Identität des Unterzeichners wurde von einer unabhängigen Drittinstanz geprüft und ist eindeutig verifizierbar.
• Die Inhalte der Dokumente sind vor Manipulationen geschützt.
• Der Unterzeichner besitzt die volle Kontrolle über die Signaturkomponenten.

Mit diesen Eigenschaften ist die qualifizierte elektronische Signatur erste Wahl für das Unterschreiben von Arbeitsverträgen und zwingend bei befristeten Arbeitsverträgen.

Dritte unabhängige Instanz sorgt für Vertrauen

Die qualifizierte elektronische Signatur wird von besonders vertrauenswürdigen Organisationen ausgestellt, den sogenannten qualifizierten Vertrauensdiensteanbietern (qVDA) wie zum Beispiel D-Trust. Die eIDAS-Verordnung definiert für den Status eines qVDA strenge Vorgaben an Datenschutz und IT-Sicherheit. Regelmäßig wird überprüft, ob der qualifizierte Vertrauensdiensteanbeiter diese Vorgaben auch einhält.

Einfach und effizient: Die Fernsignatur

Das Aufbringen einer qualifizierten elektronischen Signatur ist mit einer Kombination aus Hardware und Software möglich. Hierfür kann eine Signaturkarte mit dazugehörigem Lesegerät und spezieller Signatursoftware genutzt werden. Einfacher geht es mit der sogenannten Fern­signatur, denn die eIDAS-Verordnung erlaubt zusätzlich das Auslösen elektronischer Unterschriften aus der Ferne. Die Identitätsprüfung und Signatur findet hier ortsunabhängig statt. Weiterhin befinden sich die notwendigen Signaturkomponenten auf hochsicheren Servern eines qualifizierten Vertrauensdiensteanbieters. Dadurch lassen sich elektronische Unterschriften einfach vom Rechner im Homeoffice oder von unterwegs per Handy und Tablet auslösen.

Die Fernsignatur in der Praxis

Wie einfach und effizient die Fernsignatur funktioniert, zeigt das Beispiel eines Personaldienstleisters.

Jeder bestätigte Job benötigt einen eigenen unter­schriebenen Arbeitsvertrag. Für den elektronischen Ablauf gilt: Das Abschließen der Verträge muss einfach, schnell und intuitiv sein – gleichzeitig aber auch sicher bleiben.

In einem ersten Schritt müssen sich die Jobinteressenten registrieren und bei einem qualifizierten Vertrauensdiensteanbieter ihre Identität nachweisen. Dies geschieht in diesem Beispiel über D-Trust und seine Fernsignatur-Lösung sign-me. Die Identifizierung kann mit Hilfe des VideoIdent-Verfahrens oder der Online-Ausweisfunktion des Personalausweises erfolgen.

Nach erfolgreicher Registrierung und Identifizierung erhalten Jobinteressenten ein Angebot via App des Personaldienstleisters. Bei Annahme wird der Arbeitsvertrag digital abgerufen und eine Verbindung zum Fernsignaturdienst aufgebaut. Dort loggen sich die Jobinteressenten mit Benutzername und Passwort ein und können dann über die Zwei-Faktor-Authentifizierungs-App von sign-me die Signatur freigeben. Nach Eingabe einer PIN ist der Vertrag rechtskräftig digital unterschrieben. Zum Abschluss geht der unterzeichnete Vertrag zurück an den Arbeitgeber.

Dank der Fernsignatur kann das gesamte Personalmanagement in einem durchgängigen digitalen Workflow abgewickelt werden – von der Personal- und Jobsuche bis zur Vertragsabwicklung. Das spart Kosten und beschleunigt die Geschäftsprozesse. Zusätzlich führt die einfache Bedienung zu einer hohen Kundenzufriedenheit. Und der Personaldienstleister kann auch auf kurzfristige Jobanfragen der Unternehmen schnell und unbürokratisch reagieren – ein wichtiger Wettbewerbsvorteil in einem hart umkämpften Markt.

Fazit

Die elektronische Unterschrift ermöglicht einen schnellen, unkomplizierten und medienbruchfreien Vertragsabschluss und dies rechtsgültig und europaweit. Signaturen sind ein zentraler Baustein für die Digitalisierung von Geschäftsprozessen und damit für mehr Agilität und Effizienz. Leider können Medienbrüche im Vertragsprozess nicht ganz verhindert werden. Denn laut Nachweisgesetz sind Arbeitgeber bei befristeten Verträgen verpflichtet, dem Arbeitnehmer einen Nachweis des Arbeitsvertrages in Papierform auszuhändigen. Eine elektronische Alternative ist nicht möglich. Mit der wachsenden Verbreitung elektronischer Signaturen ist eine schnelle Änderung des Nachweisgesetzes zugunsten der elektronischen Unterschrift wünschenswert.

Der Autor Christian Seegebarth ist Senior Expert Trusted Solutions bei D-Trust, einem Unternehmen der Bundesdruckerei-Gruppe.

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