Purchase-to-Pay: DocuWare ermöglicht effiziente Prozesse

Effiziente, nahtlose und fehlerfreie Prozesse sind nur dann möglich, wenn alle Schritte im Unternehmen digitalisiert sind. Mit Version 7.9 hat sich DocuWare, Anbieter von Lösungen für Dokumentenmanagement und Workflow-Automatisierung, auf die optimierte Abbildung des Beschaffungsprozesses fokussiert. Die beiden Zertifizierungen nach ISO 27001 sowie SOC 2, Typ 2 gewährleisten die Nutzung der Purchase-to-Pay-Lösung von DocuWare auch unter höchsten Sicherheitsstandards.

Der Purchase-to-Pay-Prozess (P2P-Prozess) ist ein entscheidender komplexer Geschäftsprozess im Unternehmen, der aus vielen einzelnen Vorgängen besteht, die in unterschiedlichen Organisationseinheiten eines Unternehmens stattfinden. Er spielt eine zentrale Rolle in der Beschaffung und im Finanzmanagement und hat direkte Auswirkungen auf die Effizienz, die Transparenz und die Kostenkontrolle eines Unternehmens. DocuWare unterstützt Unternehmen dabei, den P2P-Prozess durch standardisierte Verfahren und Automatisierung noch effizienter sowie transparenter zu gestalten und Fehler sowie Kosten zu reduzieren.

Automatisierung des Purchase-to-Pay-Prozesses

„Mit der neuen Version ist es selbst Unternehmen mit einem kleineren Aufkommen an Dokumenten möglich, von einem automatisierten P2P-Prozess zu profitieren. Dank der einfachen Konfiguration sowie neuen vordefinierten Funktionen sind sowohl der Aufwand als auch die Kosten deutlich geringer als bisher, wodurch sich die Investitionen bereits innerhalb weniger Monate amortisieren“, erklärt Max Ertl, President Marketing und Vertrieb bei DocuWare.

Tabellen in Web-Formularen von DocuWare

Der Beschaffungsprozess startet meist mit Bestellanfragen. In DocuWare Web-Formularen können mit der Version 7.9 nun Tabellen eingefügt werden. Mitarbeitende können dadurch detaillierte Bestellanfragen erstellen. Dies vereinfacht die strukturierte Erfassung von Daten und legt den Grundstein für deren automatisierte Weiterverarbeitung. Nach der Bestellung kommt die Rechnung ins Haus. Auch bei dieser Dokumentart spielen die Tabellen in DocuWare eine wichtige Rolle, nämlich um einzelne Rechnungspositionen in DocuWare zu übertragen. Bei XML-Rechnungen erfolgt dies nun automatisch. Dadurch sind sie direkt für den folgenden Freigabe-Workflow vorbereitet.

Daten aus mehreren Tabellen abgleichen und summieren

Liegen der zuständigen Abteilung alle Dokumente vor, folgt der Abgleich von Positionsdaten zwischen Rechnungen und Lieferscheinen bzw. Bestellungen oder Auftragsbestätigungen. Gibt es beispielsweise mehrere Bestellungen, deren Posten in einer Rechnung zusammengefasst sind, werden die Daten mit Version 7.9 aus allen Bestellungen abgerufen. Dadurch wird ein Zwei- oder Drei-Wege-Abgleich mit der Rechnung durchgeführt. Mit dem Update ist es möglich bis zu 20 verschiedene Dokumente eines Typs abzurufen und abzugleichen. Dank Fuzzy Matching, also einem „unscharfen Abgleich“, erfolgt der Abgleich robust gegen von kleinere Scan- oder OCR-Fehler. „M5“ und „MS“ als Teil einer Artikelnummer auf Bestellung und Rechnung wird bei einer Ähnlichkeit von 95 Prozent als übereinstimmend gewertet.

Für Purchase-to-Pay höchste Sicherheitsstandards nutzen

DocuWare hat sich außerdem wiederholt zwei Audits durch unabhängige Organisationen unterzogen. Die Zertifizierungen nach ISO/IEC 27001 und SOC 2, Typ 2 stellen sicher, dass sowohl das Unternehmen als auch die Software-Lösung den nationalen und internationalen Branchenstandards entsprechen. „Das Vertrauen unserer Kunden sowie die Sicherheit ihrer Daten haben für uns oberste Priorität. Die beiden unabhängigen Zertifizierungen belegen, dass unsere Geschäftsprozesse auch weiterhin den höchsten Sicherheitsstandards entsprechen“, kommentiert Dr. Michael Berger, DocuWare President Produkt, Services und Finanzen.

Die ISO/IEC 27001 ist der internationale Standard für Informationssicherheit. Die erneut erhaltene SOC 2, Typ 2 Zertifizierung ist der Standard für die Kontrolle von Service-Organisationen (SOC). Der Standard regelt, wie Berichte zum Status interner Kontrollparameter, darunter Sicherheit und Verfügbarkeit, zu erstellen sind. Sie folgt den AICPA Trust Services Principles and Criteria.

Die DocuWare GmbH bietet Lösungen für Dokumenten-Management und Workflow-Automatisierung. Gemeinsam mit einem Netzwerk von über 800 Partnern unterstützt DocuWare mehr als 17.000 Kunden dabei, ihre Arbeit durch die Digitalisierung, Automatisierung und Transformation von Schlüsselprozessen zu vereinfachen. (sg)

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