Projektmanagement: Transparenz in allen Geschäftsprozessen

Mit 145 Mitarbeitern ist die ICS AG ein mittelständisches Ingenieur-Dienstleistungsunternehmen. Die Firma wickelt im Jahr zwischen 400 und 500 interne und externe Kundenprojekte ab. Bei den Projekten handelt es sich sowohl um komplexe Werks- als auch um kleinere Dienstleistungsprojekte.
Diese große Anzahl an Projekten erfordert ein effizientes Projekt-Planungs- und Management-Tool.
Die Projekte der ICS haben sehr unterschiedliche Ausprägungen: Von einfachen Dienstleistungs-/ Aufwandsprojekten mit einer Laufzeit von Wochen bis Jahren, die einzelne oder mehrere Mitarbeiter durchführen, bis hin zu komplexen Festpreisprojekten, bei denen bis zu 30 Mitarbeiter eingebunden sind.
Die Planung solch komplexer Projekte und die Koordination mit den Einzelaufgaben muss zur Planung, Projektverfolgung und -steuerung komplett im Projektmanagement-Tool abgebildet sein.
Hinzu kommt, dass das Unternehmen in einer komplexen Abrechnungs- und Beauftragungssituationen agiert.
Das bis dato lange Jahre eingesetzte Tool war technologisch überholt und unterstützte die gelebten Prozesse nicht mehr im benötigten Umfang. Die Oberfläche war veraltet und schwerfällig, die nachgelagerten Auswertungsprozesse fehleranfällig.
Deshalb suchte der Dienstleister nach einer Projektmanagement-Software, die sich für Zeiterfassung, Projektplanung, Rechnungsstellung, Vertriebsunterstützung sowie zum Kundenmanagement und für Personal- und Urlaubsverwaltung einsetzen lässt. Eine weitere Anforderung war die einfache Zeiterfassung der Mitarbeiter vor Ort, da diese verteilt über ganz Deutschland arbeiten. Eine effiziente serverbasierte, weborientierte Lösung war entsprechend angestrebt.
Durch die Größe der ICS AG war ebenfalls klar, dass von Stundenerfassung des einzelnen Mitarbeiters bis hin zur Rechnungsstellung alles in einer Anwendung erfolgen soll.

Startschuss ins neue System

Ende 2007 wurden mehrere Projektmanagementtools in Form von Pilotinstallationen evaluiert. 2008 fiel die Entscheidung zugunsten von Projektron BCS. Nach einer Stakeholder-Analyse und Abgrenzung verschiedener Einsatzthemen (Stunden buchen, Rechnungsstellung, Projektplanung und vieles mehr) wurde ein Team von fünf Schlüsselanwendern (Mitarbeiter als Berater und Anlaufstelle für Probleme) sowie ein Steuerkreis definiert, der das Tool und die damit einhergehenden Prozesse definieren und einführen sollte.
Da sich das Unternehmen zur gleichen Zeit mit der Einführung eines Reifegradmodells für die Softwareentwicklung (CMMI – Capability Maturity Model Integration) beschäftigte, mussten die Prozesse konform zum Reifegradmodell ablaufen und insbesondere die Anforderungen in Bezug auf Projektplanung sowie -verfolgung erfüllen.
Schnell wurde klar, dass Projektron BCS sehr viele Möglichkeiten bietet, die ICS nicht alle ausschöpfen kann – schon gar nicht von Beginn an. Da die damals aktuell gelebten Prozesse heterogen und größtenteils nicht dokumentiert waren, startete das Unternehmen mit einer Ist-Analyse sowie mit der Soll-Definition von einheitlichen Prozessen über alle Bereiche hinweg. Da ICS in vier Unternehmensbereiche unterteilt ist, hieß das auch, dass mindestens drei Bereiche ihre Prozesse in Teilen ändern und anpassen mussten.
Es entstanden auf diese Weise zwei Verfahrensanweisungen: Eine für die Anwendung von Projektron BCS (in allen Bereichen) und eine zur Auswertung von Metriken und Kennzahlen.

Pilotierung

ICS definierte einen Unternehmensbereich als Pilotgruppe und plante die sukzessive Übertragung auf die anderen Bereiche. Um den Schritt hin zu den neuen Prozessen einerseits klein genug und machbar zu halten, und die Geschäftsfähigkeit andererseits nicht zu gefährden, führte das Unternehmen mehrere Iterationen durch. Auch die Datenübernahme wurde genau geplant. Jede Iteration fand doppelt statt – in Projektron BCS und im weiterhin vorhandenen Altsystem – um Abweichungen früh erkennen und daraus lernen zu können. Die Benutzergruppen wurden dazu jeweils einzeln geschult.
Priorität hatten die Stundenerfassung sowie die Rechnungserstellung. Weitere Schritte waren: E-Mail-Anbindung, Projektplanschnittstellen nach außen, Mitarbeiterzeiterfassungsbericht, Mitarbeiterspesenbericht, Abbildung der internen Organisation, Urlaubsplanung, Statistik­erstellung für die Buchhaltung und Vertriebsprozesse.

Projektron geht produktiv

Zum Jahresanfang 2009 hat ICS Projektron BCS „scharf“ geschaltet. Ab dem ersten Tag funktionierte die Rechnungsstellung reibungslos. Durch das zuvor genutzte, veraltete System und den damit verbundenen Leidensdruck war die Bereitschaft hoch, ein neues System zu akzeptieren. Die moderne Oberfläche und Übersichtlichkeit trugen von Anfang an zu einer hohen Benutzerakzeptanz bei. Aufgrund des Einsatzes kamen noch zahlreiche weitere Anregungen von Seiten der Mitarbeiter auf den Tisch.
Durch den Umfang des Tools gefordert, fiel der Entscheidung, pro Unternehmensbereich ein bis zwei Schlüsselanwender zu definieren, die Anlaufstelle bei Problemen sein sollen. Noch heute treffen sich die Schlüsselanwender regelmäßig, um sich über Erfahrungen, Wünsche und Probleme auszutauschen.
Auch das Einspielen aktueller Updates und der damit verbundenen Veränderungen ist in diesem Gremium ein Thema.

Status quo

Projektron BCS hat sich im produktiven Einsatz bewährt. Weitere Anforderungen sind aber schon auf dem Tisch und einige Verbesserungen noch offen. Diese betreffen teilweise eine sehr variantenreiche Spesenabrechnung in Richtung Kunde, für die ICS noch mehr Flexibilität fordert.
Ein besonders effizientes – wenngleich „triviales“ – Leistungsmerkmal von Projektron BCS ist hervorzuheben: alle Seiten und Übersichten lassen sich per CSV nach Excel exportieren.
Auf diese Weise hat der Ingenieursdienstleister für verschiedene Anwendungen Schnittstellen programmiert: Beispielsweise eine Projektverfolgung mit der P3-Methode nach dem Earned-Value-Prinzip oder diverse Umsatz-Kunden- und Geschäftsstatistiken oder firmenweite Kapazitätsplanungen.
ICS ist davon überzeugt, die richtige Wahl getroffen zu haben. Besonders die Flexibilität der Sichten und Auswertungen und der Oberflächenkonfigurationen schätzen die Mitarbeiter. Die Transparenz im Rahmen der Projektabwicklung und der Zeiterfassung hat sich signifikant gegenüber früher eingesetzten Tools gesteigert. Der gesamte in Projektron BCS ablaufende Geschäftsprozess gestaltet sich nun schneller und effektiver. jbi  

Autor: Dr. Thomas Liedtke ist Business Unit Manager Advanced Technologies bei ICS in Stuttgart.