Projektmanagement in der Cloud: Verteilte Entwicklungsnetzwerke erfolgreich steuern

Da in verteilten Projekten selten alle Beteiligten mit der gleichen Planungssoftware arbeiten, läuft die Zusammenarbeit mit Partnern und Lieferanten oftmals nur über einen freien Dokumentenaustausch. So zum Beispiel bis ins Jahr 2012 auch bei der Firma StreetScooter, einem Spin-off der RWTH Aachen: StreetScooter entwickelte zusammen mit einem Konsortium aus zahlreichen Unternehmen und Forschungseinrichtungen ein Elektroauto speziell für Kurzstrecken. Aufgrund der zahlreichen Partner, die an der Produktentstehung beteiligt sind, kamen sehr viele verschiedene Softwarelösungen parallel zum Einsatz – was zu zeitintensivem Abstimmungsaufwand führte und immer auch ein gewisses Fehlerpotenzial in sich barg. Im Blick auf eine effizientere und erfolgreiche Zusammenarbeit mussten die unterschiedlichen Planungen in Einklang gebracht werden. Für solche Projekte mit vielen Beteiligten sind Projektmanagementlösungen in der Cloud ideal. Allerdings sind der herkömmliche hierarchische Projektmanagementansatz und die klassische Netzplantechnik viel zu starr, um die Zusammenarbeit in einem Netzwerk aus zahlreichen spezialisierten Partnern zu steuern. Deshalb entschied sich StreetScooter für eine moderne, agile Alternative.

Fachexpertise und Verantwortlichkeiten

Um das Beste aus dem verteilten Entwicklungsnetzwerk bei StreetScooter herauszuholen, sollte möglichst viel Eigenverantwortung bei den jeweils zuständigen Experten liegen, dennoch sollten zentral Zeitleiste und Key Deliverables vorgegeben werden können. Aus diesem Grund wurde die Projektmanagementlösung RPlan eingeführt. Die Softwarelösung basiert auf der Methode des kollaborativen Projektmanagements. Dieser Ansatz beruht auf dem Grundkonzept, alle Projektbeteiligten aktiv in den Planungs- und Steuerungsprozess einzubinden und zu vernetzen. Das geschieht nach dem Prinzip dezentraler Regelkreise: Große unübersichtliche Projekte werden in kleinere verlässlich synchronisierte Teilsysteme aufgeteilt und an die jeweils Verantwortlichen übergeben. So wird die Planungs- und Steuerungsverantwortung von der Stelle wahrgenommen, die auch die inhaltliche Verantwortung trägt und über die Fachexpertise verfügt.

Alle Daten der einzelnen Teilsysteme sind zu einem Planungsnetz mit gemeinsamer Datenbasis verknüpft. Diese liefert allen Beteiligten – egal, ob Teammitglied, Projektleiter oder Topmanagement – aktuelle, transparente und einheitliche Planungsstände. Wobei ein Rechte- und Rollensystem die Sichtbarkeits- und Bearbeitungsmöglichkeiten steuert. So werden einerseits Partner und Zulieferer schnell und vollwertig in die Planung und Steuerung eingebunden, andererseits bleibt aber auch die Sicherheit der eigenen Daten für alle Seiten gewährleistet.

Flexibilität durch Dialog

Neben dem hierarchischen Aufbau kann auch die statische Struktur mit algorithmierter Berechnungslogik der traditionellen Netzplantechnik in dynamischen Netzwerken von heute schnell zu Problemen führen: Kommt es beispielsweise zu Änderungen im Projektablauf, werden bei den meisten Projektmanagementsystemen alle nachfolgenden Termine automatisch nach hinten verschoben. So verliert der Projektleiter schnell den Überblick.

Während bei den meisten Projektmanagementsystemen Terminänderungen automatische Verschiebungen im Projektplan verursachen können, die oftmals zu erheblichen Folgeproblemen führen, setzt RPlan auf den Dialog der Beteiligten. Die betroffenen Projektmitarbeiter werden automatisch über alle wichtigen Änderungen informiert und können sich dann aktiv über die beste Lösung für die jeweilige Situation abstimmen. Sämtliche beteiligten Fachbereiche haben so stets eine aktuelle Übersicht über alle relevanten Projektdaten und die simultanen Produktentstehungsprozesse – und können bei Konflikten zwischen unterschiedlichen Bereichen schnell gemeinsam eine Lösung finden. Wesentlich ist, dass jeder für seinen Projektbereich nicht nur verantwortlich ist, sondern hier auch Gestaltungsspielraum hat. Entscheidungen werden dann auf Basis von Fachkompetenz getroffen und nicht einfach vom Systemalgorithmus vorgegeben.

Einheitliche Projektsteuerung mit Cloud-Services

Voraussetzung, um verteilte Entwicklungsnetzwerke erfolgreich und effizient zu steuern, ist ein durchgängiger Informationsfluss zwischen allen Beteiligten – einschließlich Partnern und Lieferanten. Hierfür eignen sich Cloud-Services besonders gut, denn durch die geringe Systemschwelle können Partner jeder Größenordnung schnell und durchgängig in die Planung eingebunden werden. OEMs müssen heute mehrere Hundert Lieferanten steuern – eine immense Herausforderung im Projekt. Mit der RPlan Cloud können Schlüssellieferanten im Rahmen des Onboarding-Prozesses innerhalb von 48 Stunden angebunden werden, Meilensteine sehen und Prozessschritte und Reifegradkriterien ausplanen. Die Methodik wird so verteilten und spezialisierten Entwicklungsnetzwerken von heute gerecht. Projekt und Linie steuern ihre Aktivitäten damit erfolgreich und in der richtigen Reihenfolge.

Das kollaborative Projektmanagement wurde speziell für anspruchsvolle Projekte wie StreetScooter entwickelt, an denen oft verschiedene Entwicklungspartner und Fachbereiche beteiligt sind, kann aber genauso im Multiprojektumfeld zur Steuerung vieler kleiner Projekte angewendet werden. Statt starrer Verknüpfungen und einer algorithmierten Berechnungslogik setzt das kollaborative Projektmanagement auf dezentrales eigenständiges und flexibles Planen der einzelnen Bereiche. Die Methode baut auf den Dialog zwischen den Beteiligten, um die Herausforderungen im Projektalltag mit dem Fachwissen der Projektteams zu lösen. Dies – zusammen mit Cloud-Services – ermöglicht Transparenz,

Verlässlichkeit und ein gemeinsames Qualitätsbewusstsein unter allen Projektpartnern. Gerade Transparenz geht im laufenden Projektalltag oft verloren, und so erschließen sich in den Projekten mit der Einführung von RPlan immer wieder Potenziale einer verbesserten Zusammenarbeit. Damit können auf jeder Ebene die richtigen Entscheidungen getroffen werden – auch in verteilten Netzwerken. (ak)