Projektarbeit: Mitarbeiter benötigen einen Tag pro Woche für die Informationssuche

Die Dokumentierung von Fortschritten der Projektarbeit in Unternehmen ist häufig unzureichend und die resultierende Suche nach benötigten Informationen zeitaufwendig. Das zeigen die Ergebnisse der in fünf Ländern durchgeführten Studie „Workplace Alignment Survey“ von Lucid Software in Kooperation mit dem Marktforschungsunternehmen Researchscape. Die Daten verdeutlichen, dass viele Unternehmen nicht primär ein Problem mit der Arbeitsproduktivität, sondern ein Organisationsproblem haben. Dies hat wiederum erhebliche Auswirkungen auf Innovation, Produktivität und Mitarbeiter.  Demnach benötigen Wissensarbeiter im Durchschnitt etwa 6,5 Stunden für die Informationssuche, bevor sie mit der eigentlichen Arbeit beginnen können. Das entspricht fast einem ganzen Arbeitstag pro Woche. Zudem erschwert eine schlechte Koordination im Team eine effiziente Projektarbeit

Einheitliche Informationsablage verbessert Projektarbeit

Eine Problemquelle für den Zugriff auf Informationen ist, dass es in vielen Unternehmen an einer einheitlichen Herangehensweise für die Ablage von wichtigen, projektbezogenen Dokumenten fehlt. 29 Prozent der Befragten erklärten, dass jede Abteilung ihres Unternehmens Dokumente anders abspeichert. Bei weiteren 18 Prozent unterscheidet es sich sogar je nach Projektleiter. So müssen Teammitglieder sich stets neu orientieren, um notwendige Materialien zu finden, bevor sie mit der Arbeit beginnen können.

55 Prozent der Befragten berichten, dass sie immer oder häufig erst Informationen zusammensuchen müssen, bevor sie mit der Projektarbeit beginnen können. Und 27 Prozent sagen sogar, dass sie dafür pro Woche sogar zehn Stunden oder mehr aufwenden müssen. Als Folge geben ein Drittel der Angestellten (32 Prozent) an, frustriert zu sein, weil ihnen für die Projektarbeit in ihrer Organisation wichtige Informationen und Zusammenhänge fehlen. 

Unklare To-Dos und verlorene Arbeitsergebnisse

Dennoch geben viele zu, dass sie selbst Probleme bei der Dokumentation von Fortschritten in der Projektarbeit haben. Beispielsweise sagen 30 Prozent, dass sie jedes Mal oder häufig Probleme damit haben, Informationen nach Kickoff-Meetings oder Brainstormings zu aktualisieren oder zu dokumentieren. So gehen wichtige Informationen, Ideen und Fortschritte teils direkt wieder verloren. 33 Prozent der deutschen Befragten geben an, dass verlorene Informationen zwischen Projektschritten Innovation im Unternehmen behindern.

Dies könnte auch auf die Anzahl der Anwendungen zurückzuführen sein, mit denen Wissensarbeiter täglich arbeiten: Im Durschnitt benutzen sie 4,5 verschiedene Produktivitätsanwendungen wie E-Mail-, Messaging- oder Präsentationsprogramme bei der Arbeit – für 26 Prozent sind die Informationen damit über zu viele Anwendungen verteilt, was zu Frustration führt. Weiter erklären 28 Prozent, dass sie durch die Anzahl der verschiedenen Programme stark überfordert sind.

Frustration und Arbeit trotz Urlaub

Auch die fehlende Koordination im Team kann negative Auswirkungen auf das gesamte Unternehmen haben. Fast die Hälfte der Befragten (47 Prozent) bestätigt, dass aufgrund dessen einige Projekte ihre Ziele nicht erreichen. Bei 46 Prozent führt es zu Frustration und 36 Prozent sagen, dass talentierte Mitarbeiter aus diesem Grund das Unternehmen verlassen. Auf der individuellen Ebene berichten Befragte von verminderter Produktivität (44 Prozent) und Frustration (43 Prozent). Außerdem haben sie das Gefühl, dass sie ihre Zeit verschwenden (39 Prozent).

Diese Intransparenz und unklare Strukturen führen auch dazu, dass ganze 84 Prozent der Arbeitnehmer auch dann arbeiten müssen, wenn sie krank oder im Urlaub sind. 37 Prozent sagen, dass sie das tun, um Fragen zu beantworten. Und auch hier zeigt sich, dass dies zum Teil vermieden werden könnte, wenn Informationen leichter zugänglich wären. 31 Prozent erklären, dass Kollegen dabei helfen, benötigte Informationen für die Projektarbeit zu finden.

Projektarbeit erfordert bessere Abstimmung im Team

„Die Ergebnisse der Workplace Alignment Survey zeigen deutlich, dass in der Projektarbeit eine bessere Abstimmung in und zwischen Teams nötig ist. Wir sehen, dass die Befragten in Deutschland fast einen ganzen Arbeitstag mit der Suche von Informationen verbringen. Diese Zeit könnte damit verbracht werden, gemeinsam visuell an wichtigen Projekten zu arbeiten und Innovationen voranzutreiben. Und damit großartige Ergebnisse zu erzielen“, erklärt Nathan Rawlins, Chief Marketing Officer von Lucid Software.  

Um den Informationsfluss zu optimieren und die Anzahl an Anwendungen für die tägliche Arbeit zu reduzieren, hat Lucid Software vor Kurzem vier neue Funktionen für ihre Lucid Visual Collaboration Suite angekündigt. Die Plattform unterstützt die Zusammenarbeit von Teams, was zu einer höheren Produktivität sowie eine besseren Abstimmung und Umsetzung von Projekten führt.

Zur Methodik der Studie: Die Studie „Workplace Alignment Survey“ wurde von Researchscape im Auftrag von Lucid Software von April bis Mai 2023 durchgeführt. Die Ergebnisse basieren auf den Antworten von 2.196 Befragten aus den Vereinigten Staaten, Australien, Deutschland, den Niederlanden und dem Vereinigten Königreich. Die Befragten arbeiten in Vollzeit und arbeiten in Unternehmen mit mindestens zehn Mitarbeitern. (sg)

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