Procure-to-Pay: Wie KI hilft, den Überblick zu behalten

Im Rahmen seiner Strategie zur Stärkung der finanziellen Stabilität suchte Olympique de Marseille nach einer skalierbaren Automatisierungslösung, um seine Kreditorenbuchhaltung zu modernisieren und die Prozesse im Einkauf zu optimieren. Die Ausgangslage zeigte einen manuellen Procure-to-Pay-Prozess, der wenig Transparenz hatte und sich ständig ändernden Budgets unterlag.

Procure-to-Pay: Automatisierung für mehr Flexibilität

Sportvereine wie Olympique de Marseille müssen in allen Bereichen ihrer Tätigkeit flexibel bleiben – nicht nur auf dem Spielfeld. Die sich ständig ändernden Spiel- und Wettkampftermine sowie die Verwaltung von Hunderten von Lieferanten erfordern auch bei den Finanzfunktionen des Vereins Flexibilität. Dies führt zu ständigen Aktualisierungen und Anpassungen der Budgets auf fast täglicher Basis. Beschaffungsanträge wurden bei Olympique de Marseille ausschließlich in Papierform bearbeitet, was das Risiko von Dokumentenverlusten und Fehlern bei fast jeder Gelegenheit mit sich brachte. Dies machte die Arbeitsabläufe noch komplexer und führte zu einer mangelnden Übersicht über ausstehende Rechnungen.

Um den Prozess der Digitalisierung der Ausgabenverfolgung und der Beschaffungsanträge einzuleiten, begann Olympique de Marseille mit der Suche nach einer skalierbaren Lösung, die den Finanzteams einen vollständigen Überblick über die Daten in Echtzeit bieten sollte.

Die Projektteams von Esker und Olympique de Marseille definierten folgende Ziele des Automatisierungsprojektes:

• Eine agile Budgetschnittstelle, die mit dem Spielkalender von Olympique de Marseille übereinstimmt
• Eine skalierbare P2P-Automatisierungslösung, die Transparenz über Ausgaben und Budgetverfolgung bietet
• Eine einfach zu bedienende und intuitive Lösung für seine 120 Benutzer
• Stärkung der Business-Resilienz im schnellen Profifußball-Geschäft

Blockaden für Lieferanten und Nutzer beseitigen

Olympique de Marseille, das bereits seit 2013 mit einer anderen Lösung ausgestattet war, entschied sich mit Esker für einen Anbieterwechsel. Mit Beginn der Implementierung im Jahr 2019 sollten alle sieben Geschäftsbereiche von Olympique de Marseille auf die nächste Stufe der Procure-to-Pay (P2P)-Automatisierung gebracht werden, indem ein 360°-Ansatz zur Optimierung des Lieferantenmanagements, der Beschaffung, der Kreditorenbuchhaltung und der Spesenanforderungsprozesse verfolgt wird. Vor der Pandemie verschickten über 300 Lieferanten zwischen 1.000 bis 1.500 Rechnungen pro Monat, so dass die Umstellung auf einen digitalen und rationalisierten Prozess eine Notwendigkeit war. Der gesamte Lieferantenzyklus musste optimiert werden.

Während der alte manuelle Prozess keinerlei Überblick über die nicht in Rechnung gestellten Verbindlichkeiten bot, erforderte das veraltete, papierbasierte System zur Erfassung von Bestellanforderungen ebenfalls ein Upgrade auf eine moderne Lösung. Die Lösung für die Kreditorenbuchhaltung, die 2019 implementiert wurde, und die Beschaffungslösung, die 2020 für alle sieben Geschäftszweige von Olympique de Marseille eingeführt wurde, erzielen erhebliche Zeiteinsparungen von mehr als 50 Prozent, eine schnelle Lieferantenintegration und optimierte Arbeitsabläufe in Bezug auf die Validierung von Bestellanforderungen.

Die Pandemie drohte die Implementierung der Lösungen von zu behindern, aber es wurden schnell Anpassungen vorgenommen, und die neuen Tools konnten per Fernzugriff eingesetzt werden. Die 120 Benutzer konnten die neue Plattform dank der intuitiven und benutzerfreundlichen Lösungsoberfläche schnell bedienen, was zu einer breiten Akzeptanz bei allen Projektbeteiligten führte. „Die Unterstützung und Zusammenarbeit mit dem Anbieter führte zu einer erfolgreichen Einführung der Lösung“, so Marjorie Bouet, AP Manager bei Olympique de Marseille. Der französische Proficlub entschied sich außerdem für den Einsatz einer breiten Palette zusätzlicher Funktionen und räumte damit alle Blockaden durch ineffiziente manuelle Prozesse aus dem Weg.

Zusätzliche Funktionen der Lösung tragen dazu bei, die Arbeitsprozesse von Olympique de Marseille zu straffen und durchlässiger zu gestalten, wie unter anderem:

• Automatisches Ausfüllen von Formularfeldern vereinfacht und beschleunigt die Dateneingabe von Beschaffungsanträgen
• Diagramme und Dashboards ermöglichen eine Budgetüberwachung in Echtzeit
• Neue Lieferantenformulare erleichtern das Onboarding
• Integrierter Genehmigungs-Workflow optimiert die Validierung von Ausgaben und Zahlungen

„Heute haben wir unser Ziel erreicht. Wir haben einen besseren Überblick über die Entwicklung der Ausgaben und können nicht fakturierte Verbindlichkeiten besser nachverfolgen“, sagt Philippe Cambier, Leiter der Buchhaltung bei Olympique de Marseille.

Prozesstransparenz und Zeitersparnis verbessern die Zukunftssicherheit

Der 360-Grad-Ansatz zur Automatisierung des gesamten Procure-to-Pay-Zyklus führte für Olympique de Marseille zur Entwicklung und Implementierung der skalierbaren Lösung, die voll und ganz auf die besonderen Anforderungen des Unternehmens-Ökosystems abgestimmt ist. Olympique de Marseille konnte bereits nach wenigen Monaten des Einsatzes mehrere bemerkenswerte Vorteile feststellen. Die Finanzteams haben einen wesentlich besseren Überblick über Ausgaben und ausstehende Rechnungen, während optimierte Genehmigungsworkflows für eine bessere Nachvollziehbarkeit sorgen.

Die Benutzer beobachteten erhebliche Zeiteinsparungen bei ihren täglichen Aufgaben und vereinfachte Finanzabschlussprozesse aufgrund der strukturierten und vollständigen Berichtsdaten. Die Möglichkeit, Echtzeitdaten zu analysieren, ermöglicht präzise Prognosen und stärkt so die finanzielle Stabilität, die für einen Sportverein wie Olympique de Marseille unerlässlich ist.

Die Autorin Kerstin Hanning ist Marketing Managerin der ESKER Software Entwicklungs- und Vertriebs-GmbH.

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