Process Mining: Warum sich Projekte häufig nicht rechnen

Kürzlich berichtete ein Telekommunikationsunternehmen in einem Finanzmagazin von der erfolgreichen Einführung von Process Mining für Procure-to-Pay-Prozesse. Ein genauer Blick zeigt jedoch, dass sich auch hier der Erfolg zumindest nicht genau beziffern lässt. Konzernweit traute sich derBereichsleiter keine Prognose über die Höhe der Einsparungen durch das Tool zu, heißt es in dem Beitrag. Amortisiert habe sich das Investment allerdings noch nicht, das dürfte erst in anderthalb bis zwei Jahren der Fall sein.

Woran liegt es, dass sich aus den zweifelsohne erlangten Erkenntnissen über Prozessengpässe und Potenziale kein unmittelbarer ROI ergibt? Die Antwort: Process Mining ist eine Tool-basierte Methode zur Visualisierung von Optimierungspotenzialen bei Geschäftsprozessen. Als Self-Service eingesetzt, sparen Unternehmen viel Zeit und Geld gegenüber dem aufwändigen Einsatz von traditionellen Methoden wie Workshops, Interviews und der Beratung durch Prozessexperten. Das ist gut. Doch das langt nicht. Der eigentliche Hebel liegt nämlich erst in der Umsetzung von Maßnahmen, die sich aus der Analyse von Prozessdaten ergeben.

Die Bedeutung von Action-Konnektoren für Process Mining

Die meisten Process-Mining-Tools bringen aber das erforderliche Optimierungswerkzeug nicht mit. Aufwändig werden sogenannte Action-Konnektoren entwickelt, um E-Mails zu versenden und Workflows anzustoßen. Workflow-Tools müssen dann oftmals noch teuer hinzugekauft werden. Hier hat ein bestimmter Anwenderkreis einen geradezu unschlagbaren Vorteil. Wer die Microsoft Power Platform nutzt, welche die laut Gartner weltweit führende Business-Intelligence-Plattform Power BI und Power Automate beinhaltet, bekommt mehr als 300 Action-Konnektoren direkt mitgeliefert. Durch die Integration von Process Mining in Power BI kann der Analyse eine unmittelbare Optimierung folgen. Und deren monetäres Potenzial lässt sich im Vorfeld ziemlich exakt ermitteln.

300 Action-Konnektoren standardmäßig in der Microsoft Power Platform

Process Analytics Factory (PAF) hat das Process-Mining-Tool PAFnow vollständig in Power BI integriert und bietet damit alles, um Automatisierungsmaßnahmen aus den Erkenntnissen dieser Methode direkt umzusetzen. Reines Process Mining ist mit der Einstiegsversion PAFnow Process Mining kostenlos möglich, die in der Microsoft AppSource verfügbar ist. Erst für die Umsetzung von Maßnahmen per Action-Konnektoren und für weitere Visualisierungsvarianten ist eine der drei lizenzpflichtigen Versionen PAFnow Pro, Premium und Enterprise erforderlich.

Mit den in Power BI beziehungsweise Power Automate enthaltenen Action-Konnektoren lassen sich typische Optimierungsfälle in Process-Mining-Projekten abbilden. Hierzu gehört beispielsweise die teamübergreifende Zusammenarbeit durch die Anbindung an Microsoft Teams, SharePoint oder Yammer. Zudem besteht auch die Möglichkeit, die Methode mit Projektmanagement-Tools wie Asana, Jira oder GitHub zu kombinieren.

Workflow-Automatisierung umsetzen

Ein zentrale Aufgabe ist außerdem die Workflow-Automatisierung von Aufgaben, die sich beispielsweise in Microsoft Flow oder K2 umsetzen lässt. Workflows können beispielsweise über Datenalarme im Hintergrund automatisch starten, sobald KPIs vom Zielwert abweichen. Für die Automatisierung repetitiver Aufgaben können auch Bots direkt angesteuert werden, so etwa die Bots der Anbieter Automation Anywhere, Blue Prism, UIPath oder Servicetrace. Für den Einsatz von Robotic Process Automation (RPA) kommt beispielsweise Microsofts neues RPA-Tool UI Flows in Microsoft Power Automate in Frage.

Sind die Prozesse und KPI-Abhängigkeiten eindeutig, können auch konkrete Maßnahmen in Applikationen angestoßen werden. Dies ist beispielsweise in Workday, ServiceNow, Salesforce und Microsoft Dynamics möglich. Auch für den SAP-Bereich existieren spezifische Action-Konnektoren. Aktuell wurden hierfür Power-BI-Konnektoren für SAP ECC und SAP S4/HANA angekündigt.

Voraussetzungen für ein hocheffizientes Process Mining

Viele Unternehmen wissen gar nicht, dass sie beste Voraussetzungen für ein hocheffizientes Process Mining bereits im Unternehmen haben, sofern sie Power BI nutzen. Das ist für die Desktop-Version sogar kostenlos möglich. So preisen Marktbegleiter die Vision von Process-Mining-Actions als Neuerung an. Bei den Unternehmen herrscht dann großes Erstaunen, Wenn man die 300 Action-Konnektoren von Microsoft Power Platform erwähnt, ist das Erstaunen bei den Kunden sehr groß.

Microsoft Power BI ist weiter auf dem Vormarsch. So setzen viele Regierungen die Plattform rund um die Kommunikation aktueller Zahlen im Hinblick auf die Verbreitung des Coronavirus ein. Microsoft hat bei Enterprise-Anwendern in den vergangenen zwölf Monaten 500 Prozent Wachstum verzeichnet, was die Zunahme der aktiven Power-BI-User um über 40 Prozent bestätigt.

Über den Autor: Tobias Rother ist Gründer und CEO der Process Analytics Factory (PAF). Er ist einer der Pioniere auf dem Markt für Process Mining und zugleich Vordenker der Demokratisierung von Artificial Process Intelligence. Die 2014 von Tobias Rother gegründete Process Analytics Factory (PAF) ist ein weltweit tätiger Lösungsanbieter, der das Process Mining revolutionieren will. Mit intensiver Innovationsforschung und -entwicklung auf Feldern wie KI, Blockchain, Predictive Analytics, Industrie 4.0 und Robotic Process Automation sorgt PAF dafür, dass Arbeit in datenintensiven Bereichen humaner, effizienter und zeitgemäßer wird. (sg)

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