Process Mining: Lohnt sich der Ansatz für Unternehmen?

Process Mining ist eine Methode, die auf Daten basiert. Sie wird von Unternehmen verwendet, um Geschäftsprozesse zu analysieren und zu optimieren. Dabei werden Informationen aus den internen IT-Systemen eines Unternehmens genutzt, um die tatsächlichen Abläufe von Prozessen in Echtzeit darzustellen und besser zu verstehen. Im Wesentlichen beantwortet Process Mining drei grundlegende Fragen:

Was passiert beim Process Mining? Die Technologie hilft dabei, die realen Abläufe von Geschäftsprozessen aufzudecken. Dabei werden Daten aus den Bereichen Transaktionen, Zeitstempel und Interaktionen benötigt. Diese Daten werden aus verschiedenen IT-Systemen erfasst und in übersichtlichen Prozessmodellen dargestellt.

Wie verlaufen die Prozesse? Mithilfe der gesammelten Daten visualisiert Process Mining den Fluss der Aktivitäten und Entscheidungen in einem Prozess. Dadurch werden Abweichungen von den geplanten oder idealen Prozessen sichtbar und Unternehmen können Maßnahmen ergreifen, um zurück zu einem gut laufenden Prozess zu gelangen.

Wo gibt es Verbesserungspotenzial? Basierend auf den visualisierten Prozessen identifiziert die Technologie Engpässe, Ineffizienzen und mögliche Ursachen für Probleme. Dies ermöglicht es Unternehmen, gezielte Maßnahmen zur Prozessoptimierung einzuleiten.

Mögliche Vorteile von Process Mining

Process Mining ist weit mehr als nur eine Technologie zur Analyse von Geschäftsprozessen – es ist ein mächtiges Werkzeug, das Unternehmen in vielerlei Hinsicht unterstützt. Durch den Einsatz dieser Methode können Unternehmen nicht nur Transparenz schaffen und Ineffizienzen aufdecken, sondern auch die Effizienz steigern und wertvolle Einsichten gewinnen. Lassen Sie uns einen genaueren Blick auf die entscheidenden Vorteile werfen.

Transparenz schaffen bei den Prozessen

Einer der wichtigsten Vorteile von Process Mining ist die bereits erwähnte Transparenz in den Unternehmensprozessen. Die Echtzeit-Analyse von Prozessen ermöglicht es Unternehmen, Verzögerungen, Nacharbeiten und Engpässe zu erkennen. Daraus resultiert eine höhere Effizienz und Produktivität, da Unternehmen in der Lage sind, Probleme schnell anzugehen und zu lösen. Mit Process Mining lassen sich zum Beispiel vor- und nachgelagerte Auftragsfehler wie falsche Preise beheben. Dies führt zu dem positiven Nebeneffekt von verkürzten Durchlaufzeiten.

Ineffizienzen aufdecken

Process Mining identifiziert kritische Engpässe und Hindernisse, die den reibungslosen Ablauf behindern. Es bietet die Grundlage für zielgerichtete Optimierungsmaßnahmen, da Unternehmen genau wissen, wo sie ansetzen müssen, um ihre Prozesse effizienter zu gestalten. Dies kann dazu beitragen, unnötige Kosten und Zeitverschwendung zu reduzieren. So lassen sich beispielsweise inkonsistente Zahlungsbedingungen aufdecken und korrigieren, um das eigene Betriebskapital zu optimieren.

Effizienzsteigerungen ermöglichen

Die proaktive Identifikation und Behebung von Ineffizienzen unterstützt Unternehmen dabei, ihre Prozesse kontinuierlich zu optimieren. Dies bedeutet nicht nur Kosteneinsparungen, sondern auch eine bessere Nutzung von Ressourcen und eine höhere Kundenzufriedenheit. Unternehmen können schneller auf sich ändernde Marktanforderungen reagieren und flexibler agieren. Mit Process Mining verstehen Unternehmen, wie der Prozess, der beispielsweise durch Kundenanfragen in Gang gesetzt wird, am besten ausgeführt wird. In der Folge können Kundenwünsche und -anforderungen schnell und zufriedenstellend bedient werden.

Wertvolle Einsichten liefern

Process Mining liefert wertvolle datenbasierte Erkenntnisse, die Unternehmen bei der fundierten Entscheidungsfindung unterstützen. Die Analyse von Prozessen auf Grundlage von Fakten und Daten ermöglicht es Führungskräften, bessere strategische Entscheidungen zu treffen und ihre Geschäftsabläufe kontinuierlich zu verbessern. Rechnungen lassen sich zum Beispiel auf Basis datengeschützter Erkenntnisse priorisieren. Sie können Daten darüber sammeln, wie lange es dauert, eine Rechnung zu bearbeiten, welche Schritte im Prozess durchgeführt werden und welche Ressourcen beteiligt sind. Rechnungen werden schneller bearbeitet und bezahlt. Als Ergebnis können Unternehmen ihr Betriebskapital optimieren, indem sie Verzögerungen bei der Rechnungsbearbeitung reduzieren, Skonti besser nutzen und möglicherweise sogar die Beziehung zu Lieferanten verbessern.

Process Mining: Lohnt es sich für jedes Unternehmen?

Process Mining ist eine hilfreiche Technologie für Unternehmen, die ihre Prozesse optimieren und wertvolle Einblicke gewinnen möchten. Aber für welche Unternehmen eignet es sich eigentlich? Process Mining setzt voraus, dass ein Unternehmen eine gewisse Komplexität besitzt. Nur wo Intransparenz und Ineffizienzen herrschen, ergibt es Sinn, Prozesse zu durchleuchten. Dafür brauchen Unternehmen eine gewisse Größe. Erst dort treten Probleme wie beispielsweise eine fehlerhafte Kommunikation zwischen Mitarbeitenden und Abteilungen auf.

Darüber hinaus ist Process Mining mit einem finanziellen Aufwand verbunden. Deswegen lohnt sich die Methode erst dann, wenn Prozesse so komplex werden, dass sie von den geplanten Idealprozessen abweichen. Process Mining schafft Transparenz, deckt Ineffizienzen auf und identifiziert proaktiv Engpässe. So ermöglicht es Unternehmen, ihre Effizienz zu steigern und datenbasierte Entscheidungen zu treffen. In einer zunehmend komplexen Geschäftswelt ist der Ansatz ein entscheidendes Werkzeug, um wettbewerbsfähig zu bleiben und langfristigen Erfolg zu sichern.

Über die Autorin: Vivien Reinke ist Sales Managerin IT bei der Lmis AG. Das Unternehmen hat sich darauf spezialisiert, Kundinnen und Kunden bei der Digitalisierung zu unterstützen und den heutigen Herausforderungen wie Fachkräftemangel und stockenden Prozessen mit digitalen Lösungen zu begegnen. Mit den Lösungen von Celonis und umfassender Beratung verhilft Vivien Reinke ihren Kundinnen und Kunden zu reibungslosen Prozessabläufen und höherer Transparenz. (sg)

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