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Private Nutzung von E-Mail: Herausforderung für die IT-Compliance

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Private Nutzung von E-Mail: Herausforderung für die IT-Compliance

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Gestattet ein Unternehmen seinen Mitarbeitern grundsätzlich die private Nutzung der dienstlichen E-Mail-Systeme, dann wird es vor dem Gesetz zum Telekommunikationsanbieter. In diesem Fall kommen das Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) sowie das Telekommunikationsgesetz (TKG) zum Tragen und das Unternehmen muss das Fernmeldegeheimnis wahren. Es darf daher nicht mehr alle E-Mails seiner Mitarbeiter aufbewahren, da die Erhebung von personenbezogenen Daten auf ein Minimum beschränkt werden muss. Eine vollständige Speicherung von Inhalten und Verbindungsdaten stellt dann einen Verstoß; gegen das Fernmeldegeheimnis dar – und dieses ist durch das Grundgesetz von allerhöchster Instanz geschützt.

Andererseits ist das Unternehmen natürlich weiterhin verpflichtet, geschäftlich relevanten E-Mail-Verkehr gemäß; der in verschiedenen Verordnungen festgelegten Regeln zu kontrollieren, aufzubewahren und zu archivieren. Die Einführung eines entsprechenden Kontrollsystems, etwa zum systematischen Erfassen von Vermittlungsdaten ausgehender und eingehender E-Mails, bedarf aber der Zustimmung des Personalrates, zum Beispiel in Form einer Dienstvereinbarung. Darin sollten eindeutige Regelungen für die E-Mail- und Internetnutzung durch die Mitarbeiter festgelegt werden. Zudem muss klargestellt sein, unter welchen Umständen persönliche Mails durch Dritte eingesehen werden dürfen oder welche Nutzungsdaten zu welchem Zweck protokolliert werden.

Bei der Frage, ob das Unternehmen E-Mails der Mitarbeiter lesen darf, ist zwischen dienstlichen und privaten E-Mails zu unterscheiden. Wird eine E-Mail im Namen des Arbeitgebers verschickt oder empfangen, gilt das Unternehmen als „Benutzer“ und darf diese grundsätzlich lesen. Jedoch muss selbst bei einer systematischen Überwachung des E-Mail-Verkehrs dem allgemeinen Persönlichkeitsrecht des Arbeitnehmers Rechnung getragen werden. Hierbei ist immer sorgfältig zwischen dem Persönlichkeitsrecht und dem Weisungsrecht des Unternehmens abzuwägen. Entsprechend sind die Maß;nahmen mit der geringsten Eingriffsintensität zu wählen, zum Beispiel stichprobenartige Überwachungen sowie die Kontrolle des Sende- beziehungsweise Empfangszeitpunkts oder der Empfängeradresse, aber nicht des Inhalts der E-Mail selbst.

Erkennbar private E-Mails dürfen, auch wenn der Arbeitgeber das Versenden und Empfangen privater E-Mails verboten hat, im Normalfall nicht gelesen werden. Gleiches gilt natürlich, wenn die Privatnutzung erlaubt ist. In diesem Fall darf der Arbeitgeber normalerweise nicht einmal die Verbindungsdaten aufzeichnen. Daher sollten die Arbeitnehmer bei ihren Kommunikationspartnern darum bitten, dass an sie gerichtete private E-Mails im Betreff deutlich mit „privat“ gekennzeichnet werden. Ausgehende private E-Mails sollten natürlich in gleicher Weise gekennzeichnet werden. Damit sind sie ausdrücklich vor unerwünschter Einsichtnahme durch den Arbeitgeber geschützt.

Für die meisten Unternehmen gilt auf jeden Fall: Durch eine klare Regelung für die Nutzung der betrieblichen E-Mail-Konten erspart man sich eine Reihe von Problemen. Aus Compliance-Gesichtspunkten sind solche Regeln unvermeidlich. Damit schafft ein Unternehmen die Basis, um relevante E-Mails aufbewahren und später im Fall der Fälle einsehen zu können. Im nächsten Schritt kann man bedenkenlos technische Lösungen einsetzen, um automatisch alle relevanten E-Mails zu speichern – ob per Archivierungssystem oder in einer Art Blackbox.

Unter www.was-ist-compliance.de und www.comidd.org stellt COMIDD eine Online-Ressource bereit, auf der IT-Compliance in der Datenverarbeitung von allen Seiten beleuchtet wird. Fachbeiträge, Rechtsgrundlagen, Lösungsansätze, Best Practices, Diskussionen und offener Dialog stehen im Zentrum der Webseite.

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