Print- und Dokumentenmanagement: Gebremste Optimierung

Sicherheit wird wieder großgeschrieben, auch im Print- und Dokumentenmanagement, geschuldet offensichtlich der NSA-Affäre, die auch hier ihre Spuren hinterlässt. Vor zwei Jahren hatte das Thema in einer ähnlichen Befragung noch Platz zwei belegt, nun steht es für 69 Prozent der IT-Entscheider mit Abstand an oberster Stelle; auch die Geschäftsbereiche messen ihm mit 47 Prozent noch hohe Bedeutung bei. Platz zwei belegt nun für IT-Entscheider die Möglichkeit, mittels Print- und Dokumentenmanagement die IT-Kosten zu senken (47 Prozent). Die Fachbereiche hingegen wünschen eine bessere Unterstützung der Geschäftsprozesse (45 Prozent) und möchten Lösungen für neue Anforderungen schneller realisiert wissen (40 Prozent).

Mehrstufiger Prozess

Nach IDC lässt sich den Anforderungen mittels Dokumentenmanagement in einem mehrstufigen Prozess gerecht werden. Am Anfang steht die Möglichkeit, Kosten zu senken, ein Schritt, den viele Unternehmen bereits gegangen sind. Auf der nächsten Stufe werden Teilbereiche dokumentenbasierter Abläufe verbessert, bis schließlich im letzten Schritt die Geschäftsprozesse einer umfassenden Optimierung und Automation unterworfen werden. Hier liege, so IDC, enormes Potenzial brach: sind die Geschäftsprozesse von der Bestellung bis hin zur Rechnung doch überwiegend dokumentenbasiert.

Etabliertes Print Management

Die meisten deutschen Unternehmen befänden sich noch auf Stufe zwei und auf dem Weg zu Stufe drei des dargestellten Prozesses, so IDC. Immerhin betreiben 37 Prozent der befragten Unternehmen bereits Print Management, ein Drittel plant die Einführung binnen der nächsten zwei Jahre, während ein Viertel sich mit dem Thema intensiver befasst, das nun auch im Mittelstand angekommen zu sein scheint.

Gegenüber der Studie aus dem Jahr 2012 haben sich die Anforderungen an Managed Print Services nach oben verschoben: 41 Prozent der IT-Verantwortlichen und 42 Prozent der Fachabteilungen verlangen eine Optimierung der dokumentenintensiven Prozesse. (Platz eins nimmt nach wie vor der Aspekt der Kostensenkung ein – 57 Prozent bei den unmittelbaren Druckkosten, 54 Prozent bei den Betriebskosten). Print- und Dokumentenmanagement würden sich, kaum überraschend, so immer enger verzahnen, befindet IDC. Eine umfassende Analyse von Druckverhalten und Anforderungen schaffe die Grundlage dafür, Verbesserungspotenzial zu lokalisieren und Nachteile zu beseitigen.

Optimierungspotenziale mit Dokumentenmanagement

Dokumentenmanagement soll dokumentenintensive Geschäftsprozesse verbessern helfen. Hier sind schnellere Abläufe (41 Prozent) und ein zügigeres Auffinden von Dokumenten (39 Prozent), aber auch eine verbesserte Zuverlässigkeit und weitere Kostenreduzierung, vor allem durch das Einsparen von Ausdrucken auf Papier, die Zielvorgaben.

Besonderes Augenmerk liegt auf dem Sicherheitsaspekt, geschäftskritische Inhalte gilt es bestmöglich zu schützen. Hier herrscht große Verunsicherung infolge der NSA-Affäre. Dazu kommen neue Risikofaktoren, die sich etwa durch mobiles Drucken ergeben.

Teilbereiche optimiert

Zahlreiche Unternehmen haben bereits angefangen, dokumentenintensive Geschäftsprozesse in Teilen zu optimieren. Hier spielen Funktionen zum Scannen und zur manuellen Weiterleitung von Dokumenten (78 Prozent), elektronische Formulare (54 Prozent), elektronische Archivierung (44 Prozent) und Lösungen für sicheres Drucken eine Rolle. Darüber hinaus stehen aber in den nächsten 12 bis 14 Monaten weitere Optimierungen an: den manuellen Aufwand etwa bei Eingang, Verarbeitung und Ausgabe von Dokumenten gilt es zu verringern. Dabei sind Lösungen zur Automatisierung von Dokumentenprozessen (49 Prozent) ebenso gefragt, wie Lösungen zum Scannen, Indexieren und automatischen Weiterleiten von Papierdokumenten (45 Prozent) oder der elektronische Eingang von Dokumenten und deren automatische Weiterverarbeitung per EDI (45 Prozent).

 Hürden unterschätzt

Gute Aussichten, sollte man meinen. Doch in den letzten zwei Jahren sind die Unternehmen in ihren Bestrebungen nicht wesentlich vorangekommen, wie ein Vergleich mit der IDC-Studie von 2012 zeigt. Auch hier war der höhere Automatisierungsgrad von Geschäftsprozessen als Ziel für die nächsten beiden Jahre angegeben worden, ohne dass sich viel getan hätte. Doch dokumentenbasierte Geschäftsprozesse zu automatisieren, ist kein einfaches Unterfangen, wie auch Matthias Kraus, Analyst und Projektleiter bei IDC in Frankfurt, weiß. „Hierbei müssen zahlreiche nicht-technische Hürden überwunden werden, deren Komplexität wurde offenbar in der Vergangenheit von vielen Stakeholdern unterschätzt. Die IT-Abteilung ist daher gezwungen umzudenken und sich weiterzuentwickeln.“

Zu den technischen Hürden bei der Umsetzung der Automatisierung von Geschäftsprozessen zählen die Implementierung von Document Solutions Software (23 Prozent) oder die Verzahnung dieser Tools mit den Unternehmensapplikationen oder Datenbanken (20 Prozent). Hinzu treten jedoch auch Momente wie die fehlende Transparenz der Abläufe (25 Prozent), die es durch professionelle Analyse zu überwinden gilt. Erst danach können die passenden Optimierungsmaßnahmen eingeleitet werden. Nach der Einschätzung von IDC ist die Anpassung und Konsolidierung der eigentlichen Prozesse auf organisatorischer Ebene ein entscheidender Punkt, um die Optimierung voranzutreiben. Dies wird jedoch nur von 19 Prozent der Befragten so gesehen. Hier stecke, so IDC, noch viel Potenzial.

Entscheidend sei jedoch die Zusammenarbeit von IT-Abteilung und den Geschäftsbereichen (31 Prozent), die zugleich die größte Hürde darstelle. Die Fachbereiche trauten der IT-Abteilung die Prozessoptimierung nicht immer zu, während die IT-Abteilung eine mangelnde Unterstützung durch das Management beklage und außerdem mit der Vielzahl der Ansprechpartner aus den verschiedenen Unternehmensbereichen nicht klarkomme. Das Dilemma wäre jedoch nur zu lösen, wenn die IT-Entscheider ihre Rolle überdenken würden und mit den Abteilungen ins Gespräch kämen. Auch die Unterstützung externer Experten wäre in Betracht zu ziehen. Lösungsanbieter hingegen sollten sich stärker als Partner und Moderator zwischen der IT und den Fachabteilungen verstehen.