Policy Manager von Utax sorgt für sicheres Drucken

Überall dort, wo Publikumsverkehr herrscht, wird vertrauliches Drucken angesichts steigender Datenschutz- und Sicherheitsrichtlinien immer wichtiger. Wenn ein Mitarbeiter einen Druckauftrag abgeschickt hat, soll das Dokument erst dann ausgegeben werden, wenn sich dieser am System authentifiziert hat. Genau das ermöglicht der neue Policy Manager von Utax.

Die auf den Vertrieb von hochwertigen Druck- und Kopiersystemen spezialisierte Utax GmbH baut mit der neuen Security and Accounting Solution ihr Angebot an Softwarelösungen aus. Die Lösungen von Utax werden über den Fachhandel vertrieben und eignen sich insbesondere für regionale kleine und mittlere Büros und Betriebe. Stephan Vogel, Geschäftsführer der Vogel Büroorganisations- & Vertriebs GmbH in Bad Langensalza, installierte beispielsweise für die Stadtverwaltung Bad Langensalza den Policy Manager auf sechs Systemen, darunter die DIN-A3-Multifunktionssysteme CDC 1945, CDC 1930, CDC 5525 sowie das Schwarzweiss-System MFP CD 5025. In Absprache mit dem behördlichen Datenschutzbeauftragten und unter dem Aspekt, dass die Drucksystem teilweise in öffentlich zugänglichen Bereichen der Behörde installiert worden sind, musste der vertrauliche Druck garantiert werden.

„Jeder Mitarbeiter sollte zudem seine Aufträge auf allen sechs Systemen drucken und kopieren können. Außerdem musste eine Kostenstellenfunktion möglich sein. Beides kann der Policy Manager“, beschreibt Stephan Vogel die weitere Aufgabenstellung und ergänzt: „Die Installation war sehr einfach. Die Software hat sich sofort mit dem Active Directory synchronisiert. Dass die Mitarbeiter sich komfortabel über einen Chip und nicht über einen Code authentifizieren können, war ein zusätzliches Plus.“

Der in der neuen Security and Accounting Solution enthaltende Policy Manager soll Drucken für den Nutzer so sicher machen wie Online-Banking. Durch die verschlüsselte Übergabe der Daten vom Client-PC bis zur Ausgabe und die Follow-Me-Printing-Funktion werden die Druckaufträge erst nach Anmeldung am jeweiligen System aktiviert. Der Policy Manager synchronisiert sich dabei mit dem vorhandenen Verzeichnisdienst, der auf jedem Server hinterlegt ist (Active Directory). Der Policy Manager eignet sich für sämtliche Utax-Multifunktionsdrucker, für die ein Card Authentication Kit erhältlich ist. Unterstützt werden auch Nicht-HyPAS-fähige Systeme.

Wenn ein Nutzer das Drucksystem nutzen möchte, meldet er sich über seine ID-Karte an – wahlweise mit und ohne Passwort oder über seinen Namen und ein Passwort. Nicht autorisierte Personen haben keinen Zugriff auf das System. Ist ein System gerade besetzt, kann sich der Mitarbeiter auch an einem anderen angeschlossenen System anmelden. Über Gastkonten können externe Nutzer einen eingeschränkten Zugriff erhalten. Zudem ist es möglich, für einzelne Mitarbeiter unterschiedliche Berechtigungen für das Drucken, Scannen, Kopieren und Faxen zu vergeben und damit auch eine Kostenkontrolle durchzuführen. Vorhandene Kostenstellen können hierfür mit dem System gekoppelt werden. (sg)