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Papierloses Büro: Analoge Unternehmen und Behörden digitalisieren

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Wenn langjährige, papierbasierte Prozesse auf dem Prüfstand stehen, können sie leicht zur Hemmschwelle für die Digitalisierung werden. Umso wichtiger ist es, die digitale Transformation mit Technologien zu starten, die sich problemlos von der analogen in die IP-Welt migrieren lassen. So klappt der Übergang. Von Stephan Leschke
Papierloses Büro

Quelle: Kues/shutterstock

Wesentlich für zukunftsfähige Unternehmen und Verwaltungen ist, dass sie ihre Digitalisierung und das Prinzip „papierloses Büro“ konsequent vorantreiben.

Papierloses Büro – eine Mammutaufgabe für viele Unternehmen

Behörden und alteingesessene Unternehmen zu digitalisieren gleicht einem Mammutwerk. Im Laufe der Jahre entstandene und etablierte Prozesse werden in der Regel nur ungern aufgegeben und dennoch gilt es, sie zu hinterfragen und gegebenenfalls anzupassen.

Dass der Digitalisierungsgrad eines Unternehmens im Zweifel über dessen Fortbestehen entscheidet, hätte vor wenigen Monaten noch niemand für möglich gehalten; staatliche Einrichtungen gerieten mangels digitaler Prozesse an ihre Leistungsgrenze. Überlebenswichtig mag ein starkes Wort sein, aber dennoch beschreibt es die Relevanz digitaler Lösungen sehr treffend. Wesentlich für zukunftsfähige Unternehmen und Verwaltungen ist, dass sie ihre Digitalisierung und das Prinzip des papierlosen Büros konsequent vorantreiben.

Sanfte Migration in die IP-Welt

Es gibt Prozesse in Unternehmen und Behörden, die höchst etabliert sind. Dazu gehört der sichere und einfach zu bedienende Dokumentenversand per Faxserver. Durch ein Software-Update lässt sich dieser Prozess unkompliziert in die digitale Welt überführen und kann dort sein volles Potential entfalten. Werden Veränderungsprozesse angestoßen, hat dies allerdings nicht nur Einfluss auf die IT-Infrastruktur. Die Mitarbeiter müssen die neuen Prozesse mittragen und umsetzen. Umso wichtiger ist es, auch ihre Befindlichkeiten zu berücksichtigen und einen sanften Übergang zu ermöglichen. Die Grundlage dafür schaffen innovative Unified-Messaging-Lösungen, mit denen sich bewährte Technologien in die digitale Welt transferieren lassen.

Mehrwert in IP-Umgebungen

Werden Faxserver in die IP-Welt migriert, gehen die Dokumente statt in der bisherigen, geringen Schwarz-Weiß-Auflösung im Original und verlustfrei als pdf direkt im E-Mail-Postfach des Empfängers ein. Auch die Transfergeschwindigkeit ist um ein Vielfaches höher als beim analogen Fax. Ist die Übertragung abgeschlossen, wird sie mit einem qualifizierten Sendebericht quittiert. Rechtskonforme und fristgerechte Bearbeitungen von Vorgängen können so vollständig belegt und deren Inhalt verifiziert werden.

Papierloses Büro bedeutet vom Papier zur digitalen Freigabe

Um Manipulationen zu vermeiden, laufen viele Unternehmens- und Behördenprozesse bislang papiergebunden ab. Dies lähmt sowohl die Mitarbeiter als auch die damit einhergehenden Freigabeprozesse. Moderne Unified-Communications-Lösungen sind in der Lage, hybride – also von Mensch und Maschine lesbare – Dokumente zu übertragen und verbinden somit papiergebundene mit digitalen Prozessen. Werden sie mit einem BPM-System gekoppelt, lassen sich Dokumente automatisch erfassen, Inhalte extrahieren und weitere Prozessschritte – wie das Hinterlegen von Informationen in Datenbanken oder ERP-Systemen – anstoßen. Das Ergebnis ist eine automatisierte Dokumentenverarbeitung und ein einheitlicher digitaler Bearbeitungsprozess.

Selbst strengste Datenschutzrichtlinien finden Berücksichtigung, indem die Dokumente End-to-end, rechtssicher und verschlüsselt versendet und empfangen werden. Durch den optionalen Einsatz der Blockchain-Technologie besteht darüber hinaus die Möglichkeit eines revisionssicheren Dokumentenaustausches.

Die OfficeMaster Suite 7DX der Berliner Ferrari electronic AG ermöglicht eine sanfte Migration in die digitale Zukunft. Sie verbindet die Kommunikationswege Next Generation Document Exchange (NGDX), Fax, SMS und Voicemail zu einer innovativen Unified-Communications-Lösung und macht den Weg frei für einen manipulationssicheren digitalen Dokumentenaustausch.

Papierloses BüroQuelle: Ferrari electronic AG
Stephan Leschke ist Vorstandsvorsitzender der Ferrari electronic AG.

Lesen Sie auch: Automatisierte Bestellprozesse können Kosten sparen

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