oxaion kann DMS

Insbesondere bei mittelständischen Fertigungsbetrieben geht der Trend immer häufiger in Richtung ganzheitliche ERP-Lösung. Zur vollständigen Abwicklung betriebswirtschaftlicher Prozesse gehört jedoch auch die gesetzeskonforme Erfassung und Archivierung unternehmensrelevanter Informationen, Daten und Dokumente. Dazu sind bisher aber nur die wenigsten ERP-Systeme selbständig in der Lage. Auf der diesjährigen CeBIT präsentiert der Ettlinger Software-Anbieter oxaion nun eine Komplettlösung, die bereits über ein integriertes Dokumenten-Management-System (oxaion DMS) verfügt.

Egal ob Abrechnungen, Korrespondenzen, technische Zeichnungen oder Entwicklungspläne – ein Dokumenten-Management-System bietet heute die komfortable Möglichkeit, sämtliche unternehmensrelevanten Vorgänge elektronisch zu erfassen und dauerhaft zu archivieren. „Wir sehen die Datenarchivierung als wichtiges Glied einer betriebswirtschaftlichen Kette; von daher war es für uns ein lang gehegtes Bestreben, in unser ERP-Komplettpaket oxaion eine systemeigene DMS-Lösung zu integrieren“, erklärt Uwe Kutschenreiter, Vorstand Vertrieb und Marketing der oxaion ag. „Dass wir das oxaion DMS bereits in diesem Jahr auf der CeBIT präsentieren können, freut uns natürlich sehr.“

Auf dem CeBIT-Messestand C34 in Halle 5 haben Anwender und Interessierte dann auch erstmals die Gelegenheit, sich vollständig mit dem Funktionsumfang der neuen Software auseinanderzusetzen. „Wir können natürlich schon vorwegnehmen, dass unser oxaion DMS über sämtliche Standards gängiger Dokumenten-Management-Systeme verfügt“, verrät oxaion-Vorstand Uwe Kutschenreiter. Die Archivlösung sei somit selbstständig in der Lage, revisionssichere Dateien und Dokumente nach den vom Gesetzgeber verlangten GDPdU-Richtlinien zu erzeugen.

Das oxaion DMS nimmt darüber hinaus automatisch Versionierungen vor: Wird zum Beispiel ein Archiv-Dokument durch einen Mitarbeiter verändert, erstellt das System eigenständig eine neue Version und speichert diese in dem entsprechenden Archiv. Damit Vorgänge auch zu einem späteren Zeitpunkt genau nachvollzogen werden können, erhält die bearbeitete Datei außerdem einen Zeitstempel und eine entsprechende Autorenkennung.

Als größeren Erfolg wertet oxaion jedoch schon jetzt die gelungene Kommunikation zwischen den Systemen: Die DMS-Lösung mache einen Datenverlust nahezu unmöglich und passe sich nahtlos dem vorhandenen Workflow an. Der Informationstransfer laufe zudem reibungslos – Daten gelangen vom Unternehmensserver in das oxaion ERP und von dort aus ins oxaion DMS; ebenso können die Informationen auch wieder zurücktransferiert werden. „Hier die perfekte Harmonie herzustellen, war sicherlich eine der größten Herausforderungen“, reflektiert Uwe Kutschenreiter den Entwicklungsprozess. „Letztlich ist es der akribischen Arbeit unserer Entwickler zu verdanken, die unsere Ansprüche  exakt umgesetzt haben.“

Wie reibungslos der Datenaustausch zwischen Unternehmensserver, oxaion ERP und integriertem oxaion DMS künftig gelingt, davon können sich Anwender und Interessenten erstmalig auf der diesjährigen CeBIT (10.-14.3.) überzeugen. Am oxaion-Messestand (Halle 5, C34) gibt es ausreichend Gelegenheit, das Programm zu testen oder sich mit den Experten von oxaion zu unterhalten.