Output-Systeme: Kosten senken und Zeit sparen

Nicht nur die Global Player, auch der Mittelstand hat die Potenziale eines modernen Dokumentenmanagements erkannt. Die Unternehmen können mit den passenden Ausgabesystemen Arbeitsabläufe deutlich vereinfachen und damit Kosten und Zeit sparen. Hierauf zielen die Solution-Packs der Utax GmbH ab. Die vier Lösungen für optimierte Dokumenten-Workflows widmen sich dabei den Themenschwerpunkten  „Mehr Produktivität“, „Sicherheit“, „Scannen“ sowie „Archivieren und Verwalten“. Das heißt konkret: Schlange stehen am Kopierer ist passé, nie wieder etwas abtippen müssen, Lieferscheine mit einem Knopfdruck scannen und im richtigen Archivordner ablegen, Dokumente mit vertraulichem Inhalt liegen nicht mehr offen für alle im Drucker auf dem Büroflur. So liefert Utax mit seinen Softwarepaketen Productivity-Pack, Security-Pack, Scan-Pack und Eco-Pack Antworten auf die sich verändernden Anforderungen der Arbeitswelt.

Bearbeiten leicht gemacht mit dem UTAX Scan-Pack

Robert Mächtig, Geschäftsführer der info Büro-Organisation GmbH aus Bentwisch bei Rostock, ist Utax-Vertriebspartner und hat viele mittelständische Kunden. Vor allem das Scan-Pack kommt dort gut an. „Ein Unternehmen aus der Luft- und Raumfahrttechnik zum Beispiel hat die Dokumentenverteilung im Einkauf mit 20 Mitarbeitern deutlich vereinfacht durch die Scan-Lösung“, erläutert er. Seien vormals die per Post eingehenden Dokumente mehrfach kopiert und in diverse Fächer der Zuständigen sortiert worden, so übernähme dies heute das Multifunktionssystem. „Die Anwendung bietet dem Nutzer schon beim Scanvorgang die Möglichkeit, mit zwei Knopfdrucken eine Projektnummer und eine Dokumentenkategorie auszuwählen. Im Anschluss legt das System die Dokumente richtig verschlagwortet nach Projektnummer und Kategorie sofort im richtigen Ordner ab und schickt an alle für den Vorgang Verantwortlichen eine E-Mail, dass sie jetzt dort einsehbar sind. Dieser Dokumenteneingangs-Workflow spart nicht nur viel Papier, sondern den Mitarbeitern auch viel Zeit.“ Ähnliche Vorteile realisierte auch eine Personalagentur, die mit dem Scan-Pack die Stundenzettel der Angestellten in einem Arbeitsschritt digitalisiert und in die passenden Projektordner automatisch ablegt. „Das neue Lösungskonzept von UTAX ist ein guter Einstieg in ein professionelleres Output-Management. Kosten und Komplexität bleiben überschaubar, und die konkreten Verbesserungen im Arbeitsalltag erschließen sich schnell“, so die Erfahrung von Robert Mächtig.

Die Scan-Lösung funktioniert dabei gleichermaßen für Word-, Excel- oder PDF-Dateien: Durch OCR (Optical Character Recognition) ist eine Texterkennung zur automatischen Umwandlung von gescannten Dokumenten möglich. Häufig gebrauchte Arbeitsschritte, zum Beispiel etwas als pdf scannen und in einem vordefinierten Ordner ablegen, kann der Nutzer am Ausgabesystem als „One-Touch“-Bedienung speichern.

„Die Solution-Packs sind der richtige Weg“ weiß auch Johannes B. Fleischmann, Bereichsleitung Document Solutions bei Utax-Vertriebspartner Saueracker GmbH & Co. KG aus Nürnberg. „Immer mehr Entscheider aus dem Mittelstand wissen heute, dass sie ohne Software ihr Outputmanagement nicht auf eine effizientere Basis stellen können. Dabei machen wir die Erfahrung, dass sich der Benefit erst erschließt, wenn der Kunde ganz praktisch die Vorteile einer Lösung live am Ausgabesystem erlebt hat.“ Bei Fachhändler Saueracker wurde deshalb Ende letzten Jahres ein MPS-Themenpark eröffnet, in dem der Nutzen von einzelnen Softwarelösungen präsentiert wird. „Wenn der Geschäftsführer zusammen mit seinem IT-Experten dann erlebt, wie sich der Scan einer beliebigen Tabelle eins zu eins am PC in Excel öffnen und bearbeiten lässt, ohne dass ein Mitarbeiter die Daten möglicherweise extra abtippen musste, dann werden die Vorteile schnell nachvollziehbar.“ So entschied sich ein großer Dienstleister aus dem Pflegebereich nach einem Besuch im MPS-Themenpark für eine Security-Lösung. Seither werden Druckjobs im Unternehmen erst am Ausgabesystem aktiviert, wenn der Absender sich dort mit seinem Responder angemeldet hat. Und auch eine Kostenkontrolle ist mit dieser Lösung möglich.   

Sicheres Drucken mit dem UTAX Security-Pack

Sicherheit im Datenverkehr ist zurzeit ein viel diskutiertes Thema. Vor allem für Unternehmen mit Publikumsverkehr, die sensible Daten verarbeiten, ist der Aspekt sicheres Drucken von Bedeutung. Hierzu gehören zum Beispiel Behörden, Banken oder auch Anwaltskanzleien. Aber auch Unternehmen mit einer Forschungs- und Entwicklungsabteilung haben ein vitales Interesse an Maßnahmen zum Datenschutz. Hier hilft das Security-Pack, denn es erhöht die Sicherheit im Outputmanagement. Zum einen verschlüsselt es die Daten direkt nach dem Versenden des Auftrags bis zu dem Zeitpunkt, an dem der Ausdruck aktiviert wird. Nicht mehr benötigte Daten bleiben nicht bis zum Überschreiben durch neue Druckaufträge auf der Festplatte, sondern werden sofort mit einem Drei-Wege-Sicherheitsstandard überschrieben. Sie wiederherzustellen und damit die zuletzt erstellte Kopie erneut auszudrucken, ist nahezu unmöglich. Zum anderen kann der Druckauftrag am Ausgabesystem nur dann gestartet werden, wenn der Absender sich am System seiner Wahl authentifiziert hat. Ob per Benutzeranmeldung oder per ID-Chip: Der Druckjob erfolgt an dem Ort und zu dem Zeitpunkt, den der User wählt. Dass Dokumente mit vertraulichen Inhalten für jeden einsehbar am Multifunktionssystem liegen, kann so nicht mehr passieren. Und das Security-Pack bietet ein weiteres Plus: Es bringt mehr Effizienz in die Abrechnung, da mit der Lösung Aufträge direkt bestimmten Kundenkonten zugeordnet werden können. Darüber hinaus lassen sich mit der flexiblen Berechtigungsvergabe ausgewählte Nutzer für bestimmte Funktionen, unter anderem Farbdruck oder Scannen, autorisieren.

Digitale Datenbanken mit dem UTAX Eco-Pack erstellen

Das UTAX Eco-Pack ist ein Instrument, um digitale Datenbanken anzulegen. Es dient dazu, Ablagesysteme, die auf Papier basieren, in eine digitale Form zu überführen. Der Vorteil: Alles – egal ob Lieferschein, E-Mail, Rechnung oder Vertrag – ist in Sekunden per automatischer Suchfunktion wiederauffindbar. Passende Schlagworte können direkt am MFP oder am Computer eingegeben werden. Wer auf die Datenbanken Zugriff hat und sie verwalten darf, ist individuell festlegbar. Das Eco-Pack scannt Papiervorlagen von A6 bis A3, Schwarzweiß oder Farbe in die Formate PDF, TIFF und JPEG. Die Archivierung erfolgt automatisch bei jedem Scan-Vorgang einschließlich einer Volltext-Indexierung der abgelegten Dokumente.

Schneller zum Ziel mit dem UTAX Productivity-Pack

Das vierte UTAX Solution-Pack setzt auf „Mehr Produktivität“. Es verfügt über vielfältige Funktionen, die sicheres Drucken, komfortables Arbeiten sowie Verwalten und Kostenkontrolle ermöglichen. Es bietet ein Follow-Me-Printing und erhöht damit nicht nur die Sicherheit, sondern hilft auch, Arbeitszeit zu sparen. Denn ist das üblich verwendete Drucksystem bereits besetzt, kann der Nutzer seinen Ausdruck auch an jedem anderem Druck- und Kopiersystem aktivieren, das sich im Netzwerk befindet und das mit einer Authentifizierungsmöglichkeit ausgestattet ist. Weitere Zeitersparnis und bequeme Arbeitsabläufe erreichen die Mitarbeiter durch Scan-Menüs, die sich individuell einrichten und abrufen lassen. Ein Document-Reader neuester Generation ermöglicht es, Papiervorlagen in bearbeitbare Office-Dokumente für Word, Excel oder PowerPoint zu verwandeln. Per Tastendruck ist eine Mehrfachweiterleitung oder automatische Verteilung von Rechnungen, Bestellungen und Lieferscheinen möglich. Die Send-to-E-Mail-Funktion gibt dem Multifunktionssystem den Auftrag, in einem Arbeitsgang ein Dokument zu scannen, in ein Wunschformat zu speichern und per E-Mail zu versenden. Dabei ist auch eine Mehrfachweiterleitung auf Tastendruck möglich. Das Verwalten und eine Kostenkontrolle über Dokumenten-Workflows gelingt beim Productivity-Pack unter anderem dadurch, dass Druckaufträge den entsprechenden Kunden- oder Projektkonten zugeordnet sowie für bestimmte Arbeiten Berechtigungen vergeben werden können.

Das UTAX-Productivity-Pack bietet diverse Funktionen wie unter anderem sicheres Drucken sowie Scannen und Ablegen mit einem Knopfdruck für ein komfortables Arbeiten.

Wer sich beraten lassen möchte, wie sich mit den Solution-Packs im Arbeitsalltag Kosten und Zeit sparen lassen, kann sich an seinen Utax-Fachhändler vor Ort wenden. Wo der nächstgelegene Experte sitzt, ist auf der Website www.utax.de zu finden.

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