Optimierung des Dokumenten-Workflows

Seit über 30 Jahren ist die Technoform Group auf dem Markt des Fenster- und Fassadenbaus tätig. Im Auftrag namhafter Hersteller werden individuelle Lösungen entwickelt und gefertigt, bei denen die thermische Güte und damit die Energieeinsparung im Vordergrund steht. Das Unternehmen ist weltweit präsent und unterhält acht Produktionsstätten auf drei Kontinenten. Hinzu kommen 22 Vertriebsstandorte weltweit. Mit über 300 Millionen Metern produzierten Isolierstegen pro Jahr ist Technoform in diesem Markt weltweit führend.

Technoform Bautec, mit zwei Standorten in Kassel und im benachbarten Fuldabrück vertreten, ist innerhalb der Holding auf die Fertigung der Profile Polyamid spezialisiert. Über 200 Mitarbeiter erwirtschafteten dort zuletzt einen Jahresumsatz von 68 Millionen Euro. Höchste Präzision und kurze Lieferzeiten zählen zu den Stärken des Unternehmens, das darum auch auf optimale Prozesse Wert legt. „Wir wollten zunächst die Verarbeitung eingehender Rechnungen erleichtern und waren auf der Suche nach einer geeigneten Lösung, die vor allem eine leistungsfähige Software beinhalten sollte“, sagt Thomas Hartmann, der für die IT von Technoform Bautec verantwortlich ist.  

Einzelsysteme nicht mehr den Anforderungen gewachsen

Die früher verwendeten Farb-Multifunktionssysteme verfügten lediglich über eine einzeln angeschlossene Desktop-Scanlösung. Eingehende Rechnungen wurden blockweise zu 100 Exemplaren in einer PDF-Datei eingelesen und abgelegt. „Hier war die Recherche für unser Support-Team Finanzen natürlich umständlich und zeitraubend, wenn es Rückfragen gab“, so Hartmann. Wie in vielen Unternehmen üblich, war die vorhandene Systemlandschaft über die Jahre gewachsen, daher existierte keine zentrale Administrationslösung für die Multifunktionssysteme und die vorhandenen Laserdrucker im Verwaltungsbereich.

Zudem konnte die Desktop-Scanlösung nicht zentral administriert werden, was einen hohen Aufwand für die Benutzer an den Systemen zur Folge hatte. „Weiterhin ergaben sich im Laufe der Jahre immer wieder Probleme im Betrieb, da der Druckertreiber der Multifunktionssysteme mit dem bei uns eingesetzten Citrix-Server kollidierte“, erinnert sich Thomas Hartmann.  

Mit NSi AutoStore zu einfacheren Abläufen

Nach dem Auslaufen des Servicevertrages suchten die Verantwortlichen bei Technoform Bautec eine Lösung, die die Weiterleitung der elektronisch erfassten Belege deutlich vereinfachen sollte. Das Office von Konica Minolta in Kassel hat die Realisierung der neuen Infrastruktur auf Basis einer eingehenden OPS-Analyse (Optimized Print Services) vorbereitet. Die Bedarfserfassung und Analyse ergaben eine mögliche Reduktion der Gesamtzahl der Systeme. Für die Optimierung der Rechnungseingangserfassung kam NSi AutoStore in Betracht: „Konica Minolta hat uns als IT Service Provider umfassend beraten. Wir konnten mit NSi AutoStore unsere Dokumentenerfassung weitgehend automatisieren und haben uns nach einer ersten Erprobung für diese Software sowie für die Systeme von Konica Minolta entschieden“, sagt Thomas Hartmann.

Anbindung an das zentrale LDAP-Nutzerverzeichnis

Für die Mitarbeiter bei Technoform Bautec ergibt sich damit eine vereinfachte Auswahl ihrer Scan-Adressen durch die LDAP-Abfrage. Der entscheidende Vorteil: Dank der Anbindung an das zentrale LDAP-Nutzerverzeichnis kann jeder Mitarbeiter seinen Scan direkt am Multifunktionssystem der richtigen Adresse zuordnen. Mit einem einfachen Namenskürzel und der Suchfunktion werden die entsprechenden Konten der Kollegen heute einfach gefunden. Die leistungsfähige Hardware von Konica Minolta sorgt zusätzlich für die Effizienz der neuen Umgebung: Für das Scannen und den Druck der Lieferscheine, den Faxversand und die Büroumgebung kommen sieben Systeme der Typen bizhub C364e und bizhub C224e zum Einsatz.

Ein nicht zu unterschätzender Vorteil der bizhub-Systeme war neben ihrer Wirtschaftlichkeit auch die Tatsache, dass dank des serienmäßigen zusätzlichen Papierfachs der Druck von Sonderpapieren erleichtert wird – wie im Fall von Technoform Bautec der Druck von Zollpapieren. Mit dem Abschluss des Projekts hat Konica Minolta zudem den Service und Support für die komplette Lösung übernommen.

Mehrwert dank vereinfachter Prozesse

Durch den Einsatz von NSi AutoStore erzielt Technoform Bautec einen echten Mehrwert dank vereinfachter Prozesse. „Unsere Eingangsrechnungen erhalten heute einen Barcode, der auf den bizhub-Systemen erkannt wird. Das erzeugte PDF wird daraufhin mit dieser Barcodenummer in den richtigen Ordner auf dem Fileserver abgelegt und ist dort auffindbar“, erläutert Thomas Hartmann.

Alle Drucksysteme werden heute automatisch mit Konica Minoltas CS Remote Care verwaltet. Der Service und die Beschaffung von Tonern wurden damit vereinfacht und vereinheitlicht – ebenfalls ein Beitrag zur globalen Kostenersparnis. Dank der genauen Konzeption und der Bedarfsermittlung durch Konica Minolta im Vorfeld sind auch die reinen Druckkosten gesunken. Bei einem monatlichen Volumen von rund 29.000 Schwarzweiß- und 10.500 Farbseiten schätzt Technoform Bautec die Ersparnis auf rund 30 Prozent im Vergleich zur Vorgängerlösung. Der vollzogene Schritt hin zur Optimierung der Eingangsrechnungserfassung ist zugleich ein Startschuss für künftige Verbesserungen.

„Heute erschließen sich uns aus den Abläufen neue Ideen für Verbesserungen, die wir mit NSi AutoStore abbilden können. Das ist besser, als wenn wir aus der IT heraus den Mitarbeitern neue Prozesse vorschreiben würden“, verdeutlicht Thomas Hartmann. So arbeitet das Unternehmen derzeit an einem kompletten Workflow für alle Eingangsrechnungen und das Bestellwesen. Dank der Schnittstellen von NSi AutoStore sollen so künftig Dateien in anderen IT-Systemen und nicht mehr auf dem Fileserver abgelegt werden. Auch Lieferscheine werden künftig eingescannt und direkt im IT-System einem Vorgang zugeordnet. ak

Ansprechpartner: Jochen Plehnert ist Marketing Expert Business Development bei Konica Minolta Business Solutions.