New Work: Warum Usability und User Experience so wichtig sind

Open-Space-Büros, der Sechs-Stunden-Tag oder die Vier-Tage-Woche – Begrifflichkeiten, die häufig in Bezug auf neue Arbeitsformen fallen. Sie gewinnen in schnelllebigen digitalen Zeiten immer mehr an Bedeutung. Laut einer aktuellen Studie der Unternehmensberatung EY wünschen sich mehr als sechzig Prozent der rund 16.000 weltweit Befragten einen Ausbau der Technologien in ihrem Unternehmen sowie eine Ausweitung von Homeoffice-Möglichkeiten. New Work bietet hier einen Ansatz, individuelle Gestaltungsmöglichkeiten des Tagesablaufes vorzunehmen sowie ortsungebundenes Arbeiten zu ermöglichen. Im Zuge der  Digitalisierung entwickelt sich die Geschäftswelt immer weiter in diese Richtung, befindet sich allerdings erst am Anfang eines agilen und individualisierten Arbeitswelt.

Um die Erwerbstätigen auf dem Weg dieser Entwicklung nicht alleinzulassen, darf Technik – die die Ausübung eines Berufes unterstützend begleiten soll – keine zusätzliche Belastung darstellen. Sie soll die Menschen in erster Linie entlasten, nicht durch eine unverständliche Bedienbarkeit Verwirrung stiften. Allerdings müssen Unternehmen zunächst die technischen Voraussetzungen erfüllen, um sich veränderten Bedingungen anzupassen und New Work in Zukunft vollends in das Tagesgeschäft aufnehmen zu können.

New Work: Ideale Arbeitsatmosphäre schaffen

Flexibles Arbeiten ist immer auch an die Umgebung gebunden. Vom Smartphone in Echtzeit hinüber auf den Computer, im Büro, Homeoffice oder von unterwegs – das funktioniert nur, wenn die technischen Gegebenheiten dafür sorgen, dass sich ohne großen Einrichtungsaufwand direkt mit der Arbeit beginnen lässt. Ziel muss es sein, eine ideale Arbeitsatmosphäre zu etablieren – ungeachtet des Arbeitsorts und der individuellen Zeiteinteilung.

Zum Start in den Arbeitstag sollte es ausreichen, den Laptop aufzuklappen und arbeitsfähig zu sein, ohne auf Probleme bei der Zusammenarbeit im Team zu stoßen. Standardmäßige B2B-Technik erweist sich allerdings häufig als Stolperfalle für die Mitarbeiter. Diese soll durch automatisierte Anwendungen eigentlich entlasten, stößt bei vielen Nutzern jedoch auf Verständnisprobleme. Um derartige Technik anwenden zu können, passiert es nicht selten, dass Mitarbeitende externe Schulungen belegen müssen. Erst dann verstehen und nutzen sie sie vollständig – ein typisches Beispiel dafür, wie es nicht laufen sollte.

Die Technologie muss in erster Linie dafür sorgen, dass sich fließende Übergänge in jeglichen Prozessen einstellen. Wenn sie im täglichen Gebrauch unbemerkt im Hintergrund ihren Beitrag leistet, halten sich agile Teams nicht mit derartigen Technikproblemen auf. Sie können sich vielmehr voll auf ihr eigentliches Aufgabenfeld konzentrieren. Positiv kann sich dieser Umstand ebenfalls auf die Zufriedenheit der agierenden Belegschaft auswirken. Mitarbeiter können durch die gewonnene Zeit – die die optimierte Prozessgestaltung mit sich bringt – konzentrierter arbeiten.

Konzentration auf die Umsetzung passender Konzepte

Um für unterschiedliche Berufsfelder ein auf die Bedürfnisse ihrer Nutzer angepasstes und damit effizienzsteigerndes New-Work-Konzept zu etablieren, müssen Potenziale besonders unter den Gesichtspunkten einer gebrauchstauglichen User Experience und Usability erkannt sowie umgesetzt werden. Analysieren lässt sich dies am besten anhand der handelnden Personen selbst. Interviews mit Fachangestellten aus jeglichen Abteilungen, die den Fokus auf die individuelle Wahrnehmung legen, helfen dabei, aktuelle Bedürfnisse zu identifizieren.

In einem zweiten Schritt lassen sich die aus der User Research gewonnenen Erkenntnisse nutzen, um die technischen Gegebenheiten nach den Vorstellungen der Belegschaft anzupassen. Wie gebrauchstauglich sich Technik – die für ein agiles Arbeitskonzept von großer Wichtigkeit ist – erweist, lässt sich zudem mit Usability Testings ermitteln. Letztlich benötigt New Work Technologie, die es Berufstätigen durch alltagsgerechte Usability ermöglicht, sich auf das Ziel einer Tätigkeit zu konzentrieren, ohne sich dabei Nebenschauplätzen widmen zu müssen. Nur so gelingt es, die Potenziale von New Work vollends auszuschöpfen.

Über den Autor Dr. Benjamin Franz

Dr. Benjamin Franz studierte Maschinenbau an der Technischen Universität Darmstadt. Im Rahmen seines Studiums spezialisierte sich Franz immer mehr in die Richtung Mensch-Maschine-Interaktion. Noch während seiner Promotion gründete Franz 2012 zusammen mit seiner Ehefrau die Custom Interactions GmbH. Das Unternehmen hat sich auf Data Driven UX Design spezialisiert hat. Von Beginn an unterstützt er mit seinem Team Anwender durch umfassendes User Research und preisgekröntes User-Interface-Design. So gewann das Unternehmen in den Jahren 2019, 2020 und 2021 den Red Dot für User-Interface-Design.

Unter anderem beteiligte sich Franz an der Entwicklung von komplexen Lösungen. Hierzu gehörte auch ein Piloteninformationssystem, das in jedem Lufthansa-Cockpit weltweit eingesetzt wird. Franz ist außerdem als Keynote-Speaker tätig und hält zusammen mit seiner Frau Vorlesungen im Fach Maschinenbau an der TU Darmstadt. Darüber hinaus beteiligt er sich in DIN-Gremien, die sich mit der Normung und Weiterentwicklung von nutzerzentrierten Entwicklungsprozessen beschäftigen. Er engagiert sich ehrenamtlich bei der IHK Darmstadt im Ausschuss für Industrie, Forschung und Innovation. (sg)

Lesen Sie auch: Qualifikationen: IT-Abteilungen sehen sich Wissenslücken ihrer Mitarbeiter gegenüber